PDF에 대한 디지털 서명 생성은 일회성 설정 프로세스입니다. 매번 다시 생성하지 않고 수십 또는 수백 개의 후속 PDF에서 동일한 서명을 사용하면 디지털 서명이 비즈니스 작업 흐름에 실용적이게 됩니다. 인증서 기반 디지털 서명이든 저장된 수기 서명 이미지이든 상관없이 서명은 각 문서에 대해 처음부터 다시 작성하는 대신 목록에서 선택하는 재사용 가능한 ID로 저장됩니다.
서명을 재사용하는 방법은 암호화 무결성을 보장하는 인증서 기반 디지털 서명을 사용하는지 아니면 암호화 바인딩 없이 시각적 표시를 제공하는 전자 서명 이미지를 사용하는지에 따라 달라집니다. 둘 다 저장하고 재사용할 수 있지만 저장 메커니즘과 이식성은 두 유형 간에 다릅니다.
WukongPDF의 Sign PDF 도구는 단일 세션에서 여러 문서에 적용할 수 있는 저장된 서명을 지원합니다. 서명을 한 번 업로드한 후 클릭 한 번으로 각 후속 문서에 서명을 적용할 수 있습니다.
Adobe Acrobat Pro에서 서명 저장 및 재사용
Acrobat Pro는 시스템 수준 인증서 저장소나 암호화된 파일에 디지털 ID를 저장합니다. 재사용 가능한 디지털 ID를 만들려면 Acrobat Pro를 열고 편집, 기본 설정으로 이동하여 서명을 선택합니다. ID 및 신뢰할 수 있는 인증서에서 자세히를 클릭합니다. 디지털 ID 설정 대화 상자에서 ID 추가를 클릭하고 지금 만들고 싶은 새 디지털 ID를 선택합니다. 안내에 따라 이름과 연락처 정보를 입력하세요. 다른 Windows 응용 프로그램에서 액세스할 수 있도록 하려면 Windows 인증서 저장소에 ID를 저장하도록 선택하고, 다른 컴퓨터에서 사용하기 위해 ID를 내보내려면 PKCS#12 파일을 선택하세요.
디지털 ID를 만든 후에는 PDF에 서명할 때마다 서명 대화 상자에 나타납니다. 다음으로 로그인 드롭다운에서 ID를 선택하고 비밀번호를 입력한 후 서명을 클릭하세요. 서명은 저장된 인증서를 사용하여 적용됩니다. 디지털 ID를 처음 만드는 데는 약 2분 정도 걸립니다. 이후의 각 서명에는 30초 미만이 소요됩니다. 확장명이 .pfx 또는 .p12인 내보낸 PKCS#12 파일을 다른 컴퓨터의 Acrobat Pro나 호환되는 타사 PDF 서명 도구로 가져올 수 있습니다.
인증서가 없는 전자 서명의 경우 Acrobat Pro는 채우기 및 서명 도구의 일부로 자필 서명 이미지 또는 입력된 서명 스타일을 저장합니다. 서명 이미지를 한 번 그리거나 업로드하면 Acrobat은 이를 기억하고 채우기 및 서명 도구를 열 때마다 재사용 가능한 옵션으로 제공합니다. 이렇게 저장된 서명은 인증서 기반 디지털 서명의 암호화 보장 없이 전자 표시를 생성하지만 대부분의 비즈니스 서명 요구 사항에 충분합니다.
기기 간 재사용을 위해 클라우드 서명 서비스 사용
클라우드 기반 PDF 작업 흐름 서명 서비스는 귀하의 서명 프로필을 서버에 저장하므로 귀하가 로그인하는 모든 장치에서 액세스할 수 있습니다. DocuSign, Adobe Acrobat Sign 및 Dropbox Sign과 같은 서비스는 귀하가 입력한 이름, 자필 서명 이미지 및 디지털 인증서(업로드한 경우)가 포함된 서명 프로필을 유지합니다. 서비스를 통해 문서에 서명하면 저장된 서명이 자동으로 적용됩니다.
실제로 클라우드 스토리지 접근 방식은 이식성 문제를 해결합니다. 귀하의 서명은 귀하가 사무실 데스크톱, 집에 있는 노트북 또는 휴대폰 어디에 있든 사용할 수 있습니다. 단점은 디지털 인증서 개인 키를 포함한 서명 프로필이 서비스 서버에 저장된다는 것입니다. 평판이 좋은 서비스는 귀하만 아는 비밀번호로 개인 키를 암호화합니다. 즉, 귀하의 비밀번호 없이는 해당 서비스가 귀하처럼 문서에 서명할 수 없습니다. 여러 서명자가 매일 수백 개의 문서에 서명하는 조직의 경우 클라우드 서명 프로필은 ID 관리를 중앙 집중화하고 컴퓨터별 서명 설정을 제거하므로 표준 접근 방식입니다.
디지털 인증서 내보내기 및 가져오기
여러 컴퓨터에서 동일한 인증서 기반 Sign PDF ID를 사용하거나 이를 대신하여 서명하는 동료와 공유해야 하는 경우 디지털 ID를 PKCS#12 파일로 내보냅니다. Acrobat Pro에서 편집, 기본 설정, 서명으로 이동하여 ID에 대해 자세히를 클릭하고 디지털 ID를 선택한 다음 내보내기를 선택합니다. 강력한 비밀번호를 사용하여 파일을 저장하세요. 파일을 대상 컴퓨터로 전송하고 Acrobat Pro를 열고 동일한 대화 상자로 이동하여 ID 추가를 선택한 다음 내 디지털 ID가 포함된 파일을 선택합니다. .pfx 파일을 가져오고 비밀번호를 입력합니다.
사무실과 집에서 모두 일하는 변호사나 데스크톱과 노트북을 모두 사용하여 서명하는 임원 등 여러 워크스테이션에서 서명하는 전문가에게는 인증서 이동성이 필수적입니다. 내보낸 인증서 파일은 중요한 자격 증명으로 처리되어야 합니다. 암호화되지 않은 이메일 첨부 파일이나 클라우드 폴더가 아닌 비밀번호 관리자나 암호화된 USB 드라이브에 저장하세요. .pfx 파일 및 해당 비밀번호에 액세스할 수 있는 사람은 누구나 모든 PDF에 디지털 서명을 적용할 수 있습니다.
| 저장 방법 | 이식성 | 서명 속도 |
|---|---|---|
| Acrobat Pro에 저장된 ID | 한 대의 컴퓨터에 묶여 있음 | 설정 후 두 번의 클릭으로 서명 |
| 클라우드 서명 서비스 프로필 | 로그인이 가능한 모든 기기 | 업로드 후 한 번의 클릭으로 서명 |
| 디지털 인증서 파일(.pfx) | 휴대용 파일, 모든 호환 소프트웨어 | 인증서를 가져온 후 서명 |
다양한 역할에 대한 다중 서명 관리
개인 계약의 경우 개인적으로, 회사를 대신하여 비즈니스 계약의 경우 등 다양한 자격으로 문서에 서명하는 전문가에게는 두 개의 별도 서명 ID가 필요합니다. 개인용으로 하나의 디지털 ID를 만들고 회사 역할용으로 두 번째 디지털 ID를 만듭니다. 각 ID에 다음으로 로그인 드롭다운에서 올바른 ID를 쉽게 선택할 수 있도록 설명이 포함된 이름을 지정하세요. 회사 서명으로 개인 문서에 실수로 서명하거나 그 반대의 경우 혼란을 야기하고 규정된 상황에서 법적 문제가 발생할 수 있습니다.
클라우드 서명 서비스는 계정 전환 또는 작업 공간 프로필을 통해 여러 역할을 처리합니다. DocuSign 사용자는 각각 고유한 서명 프로필과 회사 브랜딩을 가진 여러 계정에 속할 수 있습니다. 계정 간 전환은 계정 메뉴에서 한 번의 클릭으로 이루어집니다. 분리는 명확하며 여러 디지털 ID가 명확한 레이블 없이 동일한 로컬 인증서 저장소에 저장될 때 발생할 수 있는 역할 간 서명 실수를 방지합니다.
여러 PDF에서 디지털 서명을 재사용하려면 서명 ID를 한 번 저장하고 이후 서명할 때마다 목록에서 선택하면 됩니다. 저장된 디지털 ID 또는 클라우드 서명 프로필을 설정하는 데 5분만 투자하면 정규 서명 후 첫 주 이내에 수익을 얻을 수 있습니다. 매일 문서에 서명하는 전문가의 경우 서명 재사용을 통해 서명을 반복되는 설정 작업에서 원클릭 확인 단계로 전환할 수 있습니다.
무단 사용으로부터 저장된 서명 ID 보호
대부분의 경우 로컬 인증서 저장소나 클라우드 프로필에 저장된 디지털 서명은 보호해야 하는 자격 증명입니다. 컴퓨터 로그인 비밀번호, 이메일 비밀번호와는 다른 강력한 비밀번호를 디지털 ID에 설정하세요. 누군가가 잠금 해제된 컴퓨터에 액세스하는 경우 디지털 ID 비밀번호를 별도로 입력하지 않으면 귀하처럼 문서에 서명할 수 없어야 합니다. Acrobat Pro에서는 초기 생성 시뿐 아니라 서명 세션마다 암호를 요구하도록 디지털 ID를 구성합니다.
문서 작업 과정의 경우 클라우드 기반 서명 프로필의 경우 서비스 계정에서 다단계 인증을 활성화하세요. 서비스 서버에 저장된 서명 프로필은 계정 자격 증명으로 암호화되며 MFA는 비밀번호가 손상된 경우에도 서명 오용을 방지하는 두 번째 확인 단계를 추가합니다. 클라우드 서명 계정에 로그인된 장치 목록을 주기적으로 검토하고 더 이상 사용하지 않는 장치에 대한 액세스를 취소하세요. 이러한 보안 관행은 다른 법적 서명 기관을 보호하는 것처럼 저장된 서명 ID를 심각하게 보호합니다.
문서 일괄 처리에 대한 서명 적용 자동화
서명을 위해 동일한 문서 유형을 반복적으로 보내는 조직의 경우 Acrobat Pro는 Action Wizard를 통해 일괄 디지털 서명을 지원합니다. PDF 폴더를 열고, 각 폴더에 지정된 디지털 ID를 적용하고, 서명된 사본을 출력 폴더에 저장하는 작업을 만듭니다. 이 작업은 무인으로 실행되어 문서 하나에 수동으로 서명하는 데 필요한 시간 내에 수백 개의 문서를 처리합니다.
클라우드 서명 서비스는 자동 서명을 위한 API 엔드포인트를 제공합니다. 스크립트는 PDF를 업로드하고, 서명자 신원을 지정하고, 서명된 PDF를 다시 받습니다. API는 시스템이 PDF를 생성하고 서명을 위해 전송하며 사람의 개입 없이 서명된 사본을 보관하는 문서 생성 파이프라인에 통합됩니다. 자동화된 송장 생성 또는 인증서 발급과 같은 대용량 시나리오의 경우 API 기반 서명이 유일한 실용적인 접근 방식입니다. 서명 적용을 자동화하면 문서별 수동 단계에서 디지털 서명을 백그라운드 프로세스로 전환하여 수동으로 처리할 수 없는 볼륨에 서명할 수 있습니다.
재사용 가능한 디지털 서명은 일주일에 몇 권 이상의 PDF에 서명하는 사람에게 생산성을 높여줍니다. 설정에는 5분이 소요되고, 이후의 각 서명에는 몇 초가 소요되며, 1년 이상 누적 시간 절약 효과는 상당합니다. 설정에는 5분이 소요됩니다. 이후의 각 서명에는 몇 초가 걸립니다. 1년 넘게 정기적으로 서명을 하면 각 문서에 대해 새 서명을 만드는 것보다 절약된 시간이 합쳐져 복구된 생산 시간이 몇 시간이 됩니다. 저장된 서명 방식은 매일 문서에 서명하는 전문가들의 표준 관행입니다.
저장된 디지털 서명 접근 방식은 매주 몇 가지 클라이언트 계약에 서명하는 개인 실무자 및 자동화된 서명 파이프라인을 통해 수백 개의 문서를 처리하는 기업 팀에 동일하게 적용됩니다. 5분의 초기 설정 투자로 서명 ID의 전체 수명 동안 지속적으로 투자금을 회수할 수 있습니다.