업무용 컴퓨터에는 소프트웨어 설치 정책이 제한된 경우가 많습니다. IT 승인 없이는 Adobe Acrobat Pro를 다운로드할 수 없고, 설치 프로그램을 실행할 수 없으며, 브라우저 확장을 추가할 수 없습니다. 비밀번호로 보호된 PDF를 외부 클라이언트나 파트너에게 보내야 합니다. 문제는 소프트웨어를 설치하거나 IT 부서에 예외를 요청할 필요가 없는 PDF 보안 경로가 존재하는지 여부입니다.
대답은 '예'입니다. 로컬 설치 없이 웹에서 완전히 실행되는 브라우저 기반 온라인 PDF 보호 도구와 PDF로 인쇄 대화 상자를 통해 비밀번호로 보호된 PDF를 생성할 수 있는 내장 운영 체제 기능이라는 두 가지 주요 채널을 통해 가능합니다. 두 접근 방식 모두 관리자 권한이나 소프트웨어 설치가 필요하지 않으며, 둘 다 최신 PDF 리더가 존중하는 표준 AES 암호화로 보호되는 PDF를 생성합니다.
WukongPDF의 PDF 보호 도구는 브라우저에서 직접 PDF에 비밀번호 보호 기능을 추가합니다. 업무용 컴퓨터에 아무것도 설치하지 않고 파일을 업로드하고, 비밀번호를 설정하고, 보호된 버전을 다운로드하세요.
PDF 암호 보호가 로컬 소프트웨어 없이 작동하는 방식
PDF 비밀번호 보호는 PDF 사양 자체에 내장된 암호화 알고리즘을 사용합니다. PDF에 공개 비밀번호를 설정하면 AES를 사용하여 내용이 암호화되고 비밀번호가 복호화 키가 됩니다. 파일을 여는 PDF 리더는 사용자가 올바른 비밀번호를 입력한 후 복호화를 투명하게 처리합니다. 암호화 및 비밀번호 설정 단계는 어디서나 발생할 수 있습니다. Acrobat Pro가 설치된 로컬 컴퓨터, 온라인 도구를 통한 웹 서버 또는 내장된 OS 기능을 통해. 결과적으로 보호된 PDF는 암호화가 수행된 위치에 관계없이 동일합니다.
실제로 브라우저 기반 도구의 주요 보안 고려 사항은 처리를 위해 암호화되지 않은 PDF를 원격 서버에 업로드해야 한다는 것입니다. 민감한 정보가 포함된 문서의 경우 이 업로드 단계에서는 로컬에 설치된 소프트웨어에는 존재하지 않는 데이터 노출 위험이 발생합니다. 평판이 좋은 온라인 PDF 서비스는 개인 정보 보호 정책에 데이터 처리 관행을 명시하고 처리 후 업로드된 파일을 삭제합니다. 중요한 업무 문서를 온라인 서비스에 업로드하기 전에 해당 서비스의 데이터 보존 및 삭제 정책이 조직의 정보 보안 요구 사항에 부합하는지 확인하세요.
방법 1: 브라우저 기반 온라인 PDF 보호 도구
웹 브라우저를 열고 온라인 PDF 보호 서비스로 이동합니다. PDF를 브라우저 창으로 드래그하거나 파일 선택기를 사용하여 업로드하세요. 제공된 필드에 비밀번호를 입력하세요. 또한 대부분의 서비스는 공개 비밀번호와 별도로 편집, 인쇄 또는 복사를 제한하는 별도의 권한 비밀번호를 제공합니다. 간단한 보호를 위해 오픈 비밀번호만 설정하세요. 보호 또는 암호화를 클릭하면 서비스가 파일을 처리합니다. 보호된 PDF를 즉시 다운로드하세요.
보호된 PDF를 PDF 리더에서 열어 테스트해 보세요. 리더는 콘텐츠를 표시하기 전에 비밀번호를 묻는 메시지를 표시해야 합니다. 설정한 비밀번호를 입력하고 문서가 올바르게 열리는지 확인하세요. 비밀번호가 없으면 리더에 따라 빈 페이지나 비밀번호 프롬프트가 표시됩니다. 많은 온라인 도구에서는 무료 처리를 위한 파일 크기를 일반적으로 25~100MB로 제한합니다. 더 큰 파일의 경우 먼저 분할 도구를 사용하여 PDF를 분할하거나, 각 부분을 별도로 보호하거나, 아래 설명된 PDF로 인쇄 방법을 사용하세요.
방법 2: 내장 OS 기능을 사용하여 PDF로 인쇄
Windows와 macOS 모두 응용 프로그램의 인쇄 대화 상자에 Microsoft PDF로 인쇄 또는 PDF로 저장 옵션이 포함되어 있습니다. 결과 PDF는 기본적으로 비밀번호로 보호되지 않지만 인쇄 경로를 다른 내장 도구와 결합하여 보호할 수 있습니다. Windows에서 Microsoft Print to PDF 프린터는 기본적으로 암호 보호를 지원하지 않습니다. 해결 방법은 Microsoft Word가 이미 설치되어 있는 경우 이를 사용하는 것입니다. Microsoft Word는 주로 업무용 컴퓨터에 있습니다. 편집 가능한 문서로 변환되는 Word에서 PDF를 연 다음 파일, 다른 이름으로 저장으로 이동하여 PDF를 선택하고 옵션을 클릭한 다음 암호로 문서 암호화를 선택합니다.
macOS에서는 내장된 미리보기 애플리케이션을 통해 암호화된 PDF를 내보낼 수 있습니다. 미리보기에서 PDF를 열고 파일, 내보내기로 이동합니다. 내보내기 대화 상자에서 암호화 확인란을 선택하고 비밀번호를 입력한 후 저장합니다. 미리보기는 128비트 AES 암호화를 적용합니다. 이 기능은 추가 소프트웨어를 설치하지 않고도 모든 Mac에서 사용할 수 있습니다. Word가 없는 Windows 사용자의 경우 브라우저 기반 방법이 가장 안정적인 무설치 옵션입니다.
방법 3: 직장 전화의 모바일 PDF 스캐너 앱
업무용 컴퓨터에 소프트웨어 설치가 제한되어 있지만 회사 전화에 앱 설치가 허용되는 경우 모바일 PDF 스캐너 또는 편집기 앱이 PDF에 비밀번호 보호를 추가할 수 있습니다. 이메일이나 클라우드 스토리지 앱을 통해 PDF를 휴대폰으로 전송하세요. 모바일용 Adobe Acrobat Reader 또는 Microsoft 365와 같이 비밀번호 보호를 지원하는 PDF 앱에서 엽니다. 비밀번호를 적용하고 보호된 사본을 저장하세요. 이메일이나 클라우드 저장소를 통해 보호된 PDF를 업무 컴퓨터로 다시 전송하세요.
모바일 기반 보호는 단일 문서에 가끔 사용하는 경우에 적합합니다. 많은 파일의 일괄 처리로 확장되지 않습니다. 또한 모바일 앱 접근 방식은 처리가 원격 서버가 아닌 전화에서 이루어지기 때문에 중요한 문서를 온라인 서비스에 업로드할 때 발생하는 데이터 노출 문제를 방지합니다. 잠긴 업무 컴퓨터에 있는 기밀 문서의 경우 휴대폰 해결 방법이 실용적인 보호 경로를 제공합니다.
| 방법 | 설치가 필요합니까? | 암호화 강도 |
|---|---|---|
| 온라인 PDF 보호 도구 | 아니요, 브라우저에서 실행됩니다. | 서비스에 따라 128비트 또는 256비트 AES |
| 내장 OS PDF 프린터 | 아니요, 이미 설치되어 있습니다. | 다양하며 대개 128비트 AES입니다. |
| 모바일 PDF 스캐너 앱 | 앱 설치, 관리자 권한 필요 없음 | 128비트 AES 일반 |
보호된 PDF에 대한 비밀번호 모범 사례
암호화는 비밀번호만큼 강력합니다. 비밀번호가 1234인 256비트 AES 암호화 PDF는 기본적으로 보호 기능을 제공하지 않습니다. 비밀번호는 대문자, 소문자, 숫자, 기호를 혼합하여 12자 이상으로 설정하세요. PDF 자체가 아닌 다른 채널을 통해 수신자에게 비밀번호를 전달합니다. 보호된 PDF를 이메일로 보내는 경우 문자 메시지, 전화 통화 또는 다른 제목을 사용하여 별도의 이메일로 비밀번호를 보내십시오. 이렇게 분리하면 이메일을 가로채는 공격자가 파일과 키를 모두 갖지 못하게 됩니다.
PDF 파일 이름이나 동일한 이메일 본문에 비밀번호를 저장하지 마십시오. 이러한 관행은 비밀번호 보호의 목적을 무효화합니다. 나중에 수신자와 공유하고 필요한 경우 복구할 수 있도록 비밀번호 관리자에 비밀번호를 기록해 두세요. 잠겨 있는 업무용 컴퓨터에서 PDF를 암호로 보호하는 작업은 브라우저 기반 도구나 내장된 OS 기능을 통해 몇 분 정도 걸립니다. 이것이 제공하는 보호는 실제적이며 워크플로는 IT 정책 위반을 유발하지 않고 작동합니다.
온라인 도구가 PDF를 차단하는 경우 수행할 작업
일부 온라인 PDF 보호 도구는 크기 제한을 초과하거나 감지 가능한 민감한 콘텐츠 패턴을 포함하거나 특정 IP 범위에서 생성된 파일을 거부합니다. PDF가 거부되면 다른 서비스를 사용해 보세요. 기본 암호화 기술은 표준화되어 있으므로 평판이 좋은 모든 서비스의 출력은 기능적으로 동일합니다. 여러 서비스에서 파일을 거부하는 경우 문제는 파일 크기일 가능성이 높습니다. 무료 온라인 분할 도구를 사용하여 PDF를 더 작은 부분으로 분할하고, 각 부분을 개별적으로 보호하고, 잠금 해제 후 병합 지침과 함께 보호된 파일 세트를 수신자에게 보냅니다. 이렇게 하면 수신자에게 단계가 추가되지만 소프트웨어를 설치하지 않고도 대용량 문서를 비밀번호로 보호할 수 있는 기능이 유지됩니다.
잠긴 컴퓨터에서 반복적인 보호가 필요한 경우 브라우저에서 신뢰할 수 있는 온라인 PDF 보호 서비스를 북마크에 추가하세요. 수년 동안 운영되어 왔으며 명시적인 데이터 삭제 기간과 함께 명확한 개인 정보 보호 정책을 표시하는 서비스는 최소한의 문서를 갖춘 새로운 서비스보다 더 안전한 선택입니다. 업로드된 파일이 처리 후 1시간 이내에 삭제된다는 서비스는 대부분의 비즈니스 문서에 대해 합리적인 데이터 노출 기간을 제공합니다.
크롬북 또는 공용 컴퓨터에서 PDF 암호화
대부분의 도구에서 잠금 시나리오는 소프트웨어 설치가 더욱 제한되는 Chromebook 및 공용 액세스 컴퓨터로 확장됩니다. Chromebook에서는 브라우저 기반 온라인 보호 도구가 기본 옵션입니다. ChromeOS는 Chrome을 통해 모든 OS와 동일한 웹 도구를 지원합니다. PDF를 온라인 서비스에 업로드하고, 비밀번호를 설정하고, 보호된 버전을 로컬 저장소 또는 Google 드라이브에 다운로드하세요.
공공 도서관 컴퓨터는 로그아웃 시 데스크탑 파일이 지워지는 세션 기반 계정의 복잡성을 추가합니다. PDF를 온라인으로 보호한 후 출력을 USB 드라이브에 저장하거나 자신에게 이메일로 보내십시오. 키로거가 있을 수 있는 공용 컴퓨터에 민감한 비밀번호를 입력하지 마십시오. 환경에는 온라인 도구가 완전히 완화할 수 없는 위험이 있으므로 공용 컴퓨터 PDF 보호를 매우 민감한 콘텐츠가 없는 파일로 제한하십시오. 브라우저 기반 PDF 보호 작업 흐름은 잠긴 장치에서 문서 보안이 필요한 사용자의 특정 공백을 메우며, 이 사용 사례에서는 문서를 보호되지 않은 상태로 보내는 실용적인 솔루션을 제공합니다.
브라우저 기반 PDF 보호의 편리함은 투명한 데이터 관행을 갖춘 서비스를 선택하는 책임과 함께 제공됩니다. 업무 문서를 업로드하기 전에(민감하지 않은 문서라도) 업로드된 파일의 보관 기간, 처리 이외의 목적으로 파일 콘텐츠에 액세스하는지 여부, 연결에서 HTTPS 암호화를 사용하는지 여부 등 세 가지 특정 사항에 대한 서비스 개인정보 보호정책을 검토하세요. 1시간 이내에 파일을 삭제하고, 처리 외의 콘텐츠에 접근하지 않으며, 모든 전송에 HTTPS를 사용하는 서비스는 잠겨 있는 컴퓨터에서 비즈니스 문서 보호를 위한 최소 기준을 충족합니다.