전직 직원이 5년 전에 PDF를 작성하여 비밀번호로 보호했습니다. 직원이 이사했습니다. 비밀번호는 문서화되지 않았습니다. 파일은 감사, 법적 문제 또는 참조 프로젝트에 필요하며 조직 내 누구도 열 수 없습니다. 네트워크 비밀번호와 달리 PDF 비밀번호는 IT에서 관리하거나 비밀번호 관리자에 저장하는 일이 거의 없기 때문에 이 시나리오는 모든 규모의 조직에서 발생합니다.
비밀번호가 분실된 Unlock PDF 상황에 대한 액세스를 복구하려면 조직의 탐지 작업과 기술 도구의 조합이 필요합니다. 접근 방식은 PDF가 보호된 방식, 이전 직원에 대해 사용할 수 있는 정보, 직원이 사용한 시스템에 대한 관리 액세스 권한이 조직에 있는지 여부에 따라 달라집니다.
첫 번째 단계: 기술 복구 전 조직 복구
비밀번호를 해독하거나 우회하기 전에 조직의 복구 옵션을 모두 활용하세요. PDF 파일 이름이나 비밀번호가 언급된 메시지가 있는 경우 이전 직원 이메일 아카이브를 검색하세요. 동일한 파일의 보호되지 않은 복사본이 있는지 공유 드라이브 및 문서 관리 시스템을 확인하세요. 이전 직원과 함께 일했으며 비밀번호를 받았을 수도 있는 동료에게 연락하세요.
단서를 찾기 위해 문서 속성을 확인하세요. 암호로 보호된 PDF라도 일반적으로 작성자 이름, 생성 날짜, 생성 응용 프로그램 등 메타데이터가 표시됩니다. 작성자 이름은 조직에서 파일을 만든 사람을 식별할 수 있습니다. 생성 날짜는 비밀번호가 설정된 기간을 좁힙니다. 이러한 단서는 암호나 보호되지 않은 복사본을 찾는 데 도움이 될 수 있습니다.
기술 솔루션으로 확대하기 전에 가장 간단한 복구 경로부터 시작하세요.
조직에서 이전 직원이 액세스할 수 있었던 비밀번호 관리자를 사용하는 경우 PDF 비밀번호가 거기에 저장되어 있는지 확인하세요. 기업 비밀번호 관리자는 구성 가능한 보존 기간 동안 퇴사한 직원의 볼트 데이터를 보관하는 경우가 많습니다. IT 또는 보안 팀은 Vault에서 PDF 파일 이름과 관련된 항목을 검색할 수 있습니다.
비밀번호로 보호된 PDF에 대한 기술 복구 옵션
PDF 비밀번호는 두 가지 유형으로 제공되며 복구 접근 방식은 각각 다릅니다. 열기 비밀번호는 파일이 전혀 열리지 않도록 방지합니다. 이것이 없으면 PDF 리더는 문서 내용을 해독할 수 없습니다. 권한 암호를 사용하면 파일을 열 수 있지만 인쇄, 복사 및 편집은 제한됩니다. 두 가지 유형 모두에 복구 옵션이 있지만 공개 비밀번호의 경우에는 더 제한적입니다.
권한 암호의 경우 브라우저 기반 PDF 보안 도구를 사용하면 암호를 모르더라도 제한 사항을 제거할 수 있는 경우가 많습니다. 이러한 도구는 암호화된 PDF를 읽고, 권한 플래그를 제거하고, 제한 없이 새 PDF를 저장합니다. 문서 콘텐츠에 액세스할 수 있으며 유일한 장벽은 도구가 이미 해독된 콘텐츠 스트림을 사용하여 우회하는 권한 비밀번호였습니다.
공개된 비밀번호의 경우 복구가 더 어렵습니다. 파일 내용은 비밀번호를 키로 사용하여 암호화되며, 키가 없으면 내용을 복호화할 수 없습니다. 비밀번호 복구 도구는 일반적인 비밀번호, 사전 단어 및 변형을 시도하여 비밀번호를 추측하려고 시도합니다. 성공률은 비밀번호 강도에 따라 다릅니다. 비밀번호를 애완동물 이름이나 흔한 단어로 설정한 전직 직원은 복구가 가능할 수도 있습니다. 무작위로 생성된 16자 비밀번호는 그렇지 않습니다.
WukongPDF는 문서 내용에 액세스할 수 있지만 제한된 파일에서 권한 암호를 제거할 수 있는 브라우저를 통해 PDF 잠금 해제 도구를 제공합니다. 공개 비밀번호가 있는 파일의 경우 복구 옵션은 비밀번호 복잡성에 따라 달라집니다.
기술적인 복구가 실패하는 경우
오픈 비밀번호를 복구하거나 크랙할 수 없는 경우 원본 소스 문서를 검색해 보세요. PDF는 Word 문서, Excel 스프레드시트 또는 디자인 파일에서 생성되었을 가능성이 높습니다. 소스 파일이 비밀번호 보호 없이 존재하는 경우 소스에서 PDF를 다시 생성하십시오. 원본 파일이 최종 PDF와 동일하지 않더라도 필요한 정보가 포함될 수 있습니다.
PDF가 실제 문서를 스캔하여 생성된 경우 원본 종이 문서를 찾아서 다시 스캔하십시오. 스캔된 버전은 비밀번호로 보호된 버전과 동일하지 않지만 동일한 정보를 포함합니다. 법적 및 감사 목적을 위해 원본 문서를 다시 스캔하는 것이 액세스할 수 없는 PDF를 대체할 수 있습니다.
향후 예방을 위해 PDF 비밀번호를 안전하고 검색 가능한 위치에 문서화하도록 요구하는 조직 정책을 구현하십시오. 비밀번호 관리자 항목, 문서 관리 시스템 메타데이터의 메모 또는 프로젝트 파일의 기록은 모두 한 사람의 기억에 의존하는 것보다 낫습니다. 비밀번호를 문서화하는 데 몇 초만 걸리면 비밀번호 분실을 복구하는 데 몇 시간 또는 며칠이 걸리는 것을 방지할 수 있습니다.
PDF 비밀번호의 암호화 강도는 복구 전망에 중요합니다. 256비트 AES로 암호화되고 강력한 비밀번호로 보호되는 PDF는 비밀번호 없이는 효과적으로 복구할 수 없습니다. 2003년 이전에 생성된 PDF에서 일반적으로 사용되는 이전 RC4-40 알고리즘으로 암호화된 PDF는 합리적인 시간 내에 최신 도구를 사용하여 해독할 수 있습니다.
법적 보존 또는 규정 보존 요구 사항이 적용될 수 있는 파일에 대해 암호 복구를 시도하기 전에 복구 시도가 승인되었는지 확인하십시오. 법적 문제의 증거이거나 데이터 보호 규정의 적용을 받는 문서의 비밀번호 복구는 진행하기 전에 검토해야 하는 법적 의미를 가질 수 있습니다.
향후 비밀번호 분실 시나리오를 방지하려면 간단한 조직 관행이 필요합니다. 즉, 비밀번호로 보호된 PDF를 생성할 때 비밀번호를 조직 비밀번호 관리자 또는 문서 관리 시스템 메타데이터에 저장하세요. 저장하는 데 몇 초밖에 걸리지 않으며 여기에 설명된 몇 시간이 걸리는 복구 프로세스가 필요하지 않습니다.
데이터베이스에서 생성된 보고서나 계약 관리 플랫폼에 저장된 계약서 등 다른 시스템에도 저장된 정보가 PDF에 포함되어 있는 경우 비밀번호를 복구하려고 시도하기보다는 해당 시스템에서 정보를 검색하세요. PDF는 여러 사본 중 하나인 경우가 많으며, 다른 사본은 비밀번호 없이 액세스할 수 있습니다.
기업 암호 관리 솔루션은 문서 작성 작업 흐름과 통합되어 PDF 암호가 설정되면 자동으로 캡처할 수 있습니다. 통합하려면 기업 비밀번호 저장소에 비밀번호를 기록하도록 PDF 생성 소프트웨어를 구성해야 합니다. 일단 구성되면 캡처는 자동으로 사용자에게 투명하게 이루어집니다.
이전 직원이 비밀번호를 설정한 경우 비밀번호가 개인 패턴을 따를 수 있는지 고려하십시오. 많은 사람들이 비밀번호를 재사용하거나 여러 시스템에서 동일한 비밀번호의 변형을 사용합니다. 조직에 이전 직원이 사용한 것으로 알려진 다른 비밀번호가 있는 경우 이를 비밀번호 추측 전략에 알릴 수 있습니다.
모든 복구 시도를 거부하는 중요한 가치가 있는 문서의 경우 전문 데이터 복구 서비스는 암호화된 파일 액세스를 전문으로 합니다. 이러한 서비스는 특수 하드웨어 및 소프트웨어를 사용하여 소비자 도구를 훨씬 능가하는 속도로 비밀번호 복구를 시도합니다. 문서 가치가 복구 비용을 초과하는 경우 비용이 정당화됩니다.
조직 오프보딩 프로세스에는 퇴사하는 직원이 생성한 비밀번호로 보호된 파일에 대한 액세스를 문서화하고 전송하는 단계가 포함되어야 합니다. 하차 체크리스트에 이 단계를 추가하면 향후 출발 시 비밀번호 분실 상황을 방지할 수 있습니다.
보호된 PDF가 대규모 프로젝트 또는 사안의 일부인 경우 프로젝트 파일에서 비밀번호를 참조할 수 있는 문서가 있는지 검토하세요. 회의 메모, 이메일 스레드 및 프로젝트 위키에는 때때로 비밀번호 힌트나 비밀번호 자체가 포함되어 있는데, 나중에 필요할 것이라는 사실을 모르는 사람이 기록한 것입니다.
재무 보고나 법적 서류 제출 등 규제된 프로세스의 일부로 암호로 보호된 PDF를 생성하는 조직의 경우 암호 관리 프로세스를 표준 운영 절차에 문서화해야 합니다. 절차에는 비밀번호가 저장되는 위치, 액세스 권한이 있는 사람, 직원 변경 시 액세스 권한이 전송되는 방법을 지정해야 합니다.
복구 시도가 실패하고 PDF 콘텐츠가 필수적인 경우 콘텐츠를 다른 소스에서 재구성할 수 있는지 고려하십시오. PDF는 다른 문서, 스프레드시트, 데이터베이스 또는 시스템에서 생성되었을 가능성이 높습니다. 해당 소스에서 콘텐츠를 재구성하는 것이 비밀번호 복구를 계속 시도하는 것보다 더 빠를 수 있습니다.
특정 클라이언트나 프로젝트를 위해 PDF가 생성된 경우 암호는 해당 클라이언트나 프로젝트와 관련된 패턴을 따를 수 있습니다. 고객 이름, 프로젝트 코드 및 문제 번호는 전문적인 설정에서 일반적인 비밀번호 선택입니다.
PDF 파일을 전문으로 하는 비밀번호 복구 서비스는 강력한 하드웨어와 광범위한 비밀번호 사전을 사용하여 복구를 시도할 수 있습니다. 간단한 비밀번호의 경우 비용이 적당하고 성공률이 높습니다.
시도한 방법, 각 시도 날짜 및 결과를 포함하여 복구 시도 자체를 문서화해야 합니다. 이 문서는 감사 목적으로 또는 문서에 액세스하기 위해 합당한 노력을 기울였음을 입증하기 위해 필요할 수 있습니다.
파일 내용과 메타데이터를 색인화하는 기업 검색 도구는 때때로 비밀번호 힌트나 관련 문서를 찾을 수 있습니다. 조직 문서 관리 시스템에서 PDF 파일 이름, 관련 프로젝트 또는 비밀번호 관련 용어와 결합된 전직 직원 이름이 언급된 부분을 검색하세요.
합병 또는 인수 중에 비밀번호로 보호된 PDF가 발견되면 더 이상 연락할 수 없는 인수된 회사의 누군가가 비밀번호를 설정했을 수 있습니다. 인수 회사 IT 팀은 인수 전환 체크리스트의 일부로 비밀번호 문서를 요청해야 합니다.
PDF 비밀번호 분실에 대한 가장 효과적인 예방은 간단한 조직 정책입니다. PDF 비밀번호는 생성 시 조직에서 승인한 비밀번호 관리자에 저장해야 합니다. 예외는 없습니다. 이 정책을 시행하면 모든 비밀번호 분실 시나리오를 방지할 수 있습니다.
향후 비밀번호 분실 시나리오 예방
| 복구 방법 | 에 가장 적합 | 성공률 | 소요 시간 |
|---|---|---|---|
| 이메일 아카이브 검색 | 최근 문서; 알려진 발신자 | 중간 | 30분 |
| 비밀번호 관리자 확인 | 비밀번호 보관소가 있는 조직 | 높은 | 15분 |
| 일반적인 비밀번호를 사용해 보세요 | 개인이 설정하는 간편 비밀번호 | 낮음-중간 | 1~2시간 |
| 비밀번호 크래킹 도구 | RC4로 암호화된 PDF; 취약한 비밀번호 | 중간 | 몇 시간에서 며칠까지 |
| 원본 문서 찾기 | Word/Excel 파일에서 생성된 PDF | 높은 | 다양함 |