두 그룹의 사람들과 PDF를 공유하려고 합니다. 그룹 A는 텍스트를 보고, 인쇄하고, 복사할 수 있어야 합니다. 그룹 B는 볼 수만 있어야 합니다. 두 개의 서로 다른 비밀번호를 설정하고 두 그룹 모두에 파일을 보냅니다. 이때 PDF는 입력된 비밀번호에 따라 서로 다른 권한을 적용할 것으로 예상합니다. 그런 다음 PDF 사양이 파일당 하나의 권한 암호만 지원한다는 것을 발견했습니다. 권한 암호를 사용하여 문서를 여는 사람은 누구인지에 관계없이 동일한 권한 집합을 얻습니다.
PDF Password 아키텍처는 문서가 단일 대상과 공유되는 더 단순한 시대를 위해 설계되었습니다. 보기용 공개 비밀번호와 편집용 권한 비밀번호로 구성된 2개의 비밀번호 모델은 사용자마다 권한 수준이 다른 역할 기반 액세스 제어를 지원하지 않습니다. 이러한 제한 사항을 이해하면 차별화된 액세스가 필요한 문서에 대한 올바른 보안 접근 방식을 선택하는 데 도움이 됩니다.
단일 권한 비밀번호 제한
PDF 파일에는 인쇄 허용 여부, 텍스트 복사 허용 여부, 편집 허용 여부 등 정확히 한 가지 권한 플래그 세트가 포함되어 있습니다. 이러한 플래그는 단일 권한 비밀번호로 잠금 해제됩니다. PDF 사양에는 다중 권한 집합 또는 다중 권한 암호를 저장하기 위한 메커니즘이 없습니다. 아키텍처는 하나의 암호, 하나의 권한 집합으로, 해당 암호를 입력하는 모든 사람에게 균일하게 적용됩니다.
이 제한 사항은 버전 1.1부터 PDF 사양의 일부였으며 PDF 2.0에서는 변경되지 않았습니다. 표준 위원회는 역할 기반 권한 추가를 고려했지만 사용자의 충분한 요구가 없으면 PDF 리더에 상당한 복잡성이 추가될 것이라는 결론을 내렸습니다. 파일 보안 수준이 아닌 파일 배포 수준에서 차별화된 접근권한을 관리해야 한다는 가정이다.
PDF 보안 모델은 전송 및 저장 중에 무단 액세스 및 수정으로부터 문서를 보호하도록 설계되었습니다. 문서 관리 시스템을 사용자 수준 액세스 제어로 대체하도록 설계되지 않았습니다. 이러한 차이를 인식하면 PDF 암호로 할 수 있는 것과 할 수 없는 것에 대한 현실적인 기대치를 설정하는 데 도움이 됩니다.
차별화된 액세스에 대한 해결 방법
가장 실용적인 해결 방법은 서로 다른 권한 설정을 사용하여 두 가지 버전의 PDF를 만들고 각 버전을 적절한 그룹에 배포하는 것입니다. 그룹 A 버전에는 인쇄 및 복사를 허용하는 넉넉한 권한이 있습니다. 그룹 B 버전에는 보기만 허용하는 제한적인 권한이 있습니다. 서로 다른 권한 암호를 설정하고 별도의 파일로 저장하면 동일한 소스 PDF에서 몇 초 만에 두 버전을 모두 만들 수 있습니다.
WukongPDF를 사용하면 브라우저를 통해 PDF 암호화 및 비밀번호 설정을 적용할 수 있습니다. 차별화된 액세스를 위해 각 대상에 적합한 권한을 가진 하나의 버전을 생성하세요. Report_FullAccess.pdf 및 Report_ViewOnly.pdf와 같이 어떤 버전이 어떤 대상을 위한 것인지 나타내기 위해 파일 이름을 명확하게 지정합니다.
보다 정교한 접근 방식은 파일 계층이 아닌 액세스 계층에서 사용자 수준 권한을 적용하는 문서 관리 시스템이나 보안 파일 공유 플랫폼을 사용합니다. PDF 자체에는 권한 비밀번호가 없습니다. 플랫폼은 인증된 신원을 기반으로 파일을 보고, 다운로드하고, 인쇄하고, 편집할 수 있는 사람을 제어합니다. 이 접근 방식은 PDF 사양에 없는 차별화된 액세스를 제공합니다.
여러 버전이 올바른 접근 방식인 경우
다양한 권한을 가진 여러 버전을 만드는 것은 반복적인 배포 시나리오에 적합합니다. 전체 액세스 권한이 있는 임원과 보기 전용 액세스 권한이 있는 부서장에게 배포되는 월별 재무 보고서는 매달 동일한 패턴을 따릅니다. 두 버전을 한 번 생성하고, 권한 설정을 프리셋으로 저장해 매달 적용해 보세요. 지속적인 노력은 최소화됩니다.
여러 버전은 또한 명확한 감사 구분을 제공합니다. 문서의 보기 전용 버전이 나타나서는 안 되는 곳에 나타나면 해당 버전을 받은 메일 그룹을 추적할 수 있습니다. 여러 그룹과 공유되는 단일 권한 비밀번호로 보호되는 단일 파일을 사용하면 이러한 추적성을 달성하기가 더 어렵습니다.
여러 버전을 만드는 것이 과도하다고 느껴지는 일회성 배포의 경우 권한 구분이 실제로 중요한지 여부를 고려하세요. 두 그룹 모두 구두로 정보를 공유할 수 있는 내부 동료라면 공식적인 권한 차이는 단일 파일의 편의성보다 덜 중요할 수 있습니다.
수신자에게 기대되는 권한 전달
권한이 서로 다른 여러 버전의 PDF를 배포하는 경우 수신자에게 수신하는 버전과 그 이유를 명확하게 전달하십시오. 문서에는 전체 액세스 권한이 있는 버전과 보기 전용 액세스 권한이 있는 버전의 두 가지 버전이 있으며, 자신의 역할에 적합한 버전을 받고 있다는 점을 간략히 설명하면 혼란과 다른 버전에 대한 요청을 방지할 수 있습니다.
보기 전용 그룹의 수신자가 전체 액세스 버전을 요청하는 경우 해당 요청을 평가하고 승인하는 프로세스를 갖습니다. 권한 구분은 임의적인 분류가 아니라 진정한 비즈니스 요구를 반영해야 합니다. 전체 액세스에 대한 정당한 필요성을 입증할 수 있는 수신자는 확립된 승인 프로세스를 통해 이를 받아야 합니다.
일부 보안 문서 플랫폼은 사용자 수준 액세스 제어를 제공하는 레이어에 PDF를 래핑하여 차별화된 액세스 문제를 해결합니다. PDF 자체에는 비밀번호가 없습니다. 플랫폼은 각 사용자를 인증하고 해당 사용자 역할에 적합한 권한이 포함된 PDF 버전을 제공합니다. 이 접근 방식은 PDF에 내장된 비밀번호 모델보다 더 유연합니다.
Microsoft 및 기타 공급업체의 IRM(정보 권한 관리) 시스템은 또 다른 보호 계층을 제공합니다. IRM으로 보호된 문서는 공유 암호가 아닌 사용자 인증 ID를 기반으로 사용 권한을 적용합니다. 권한에는 보기, 인쇄, 복사 및 전달 제한이 포함될 수 있으며 문서가 배포된 후 취소될 수 있습니다.
여러 PDF 버전과 플랫폼 기반 접근 방식 중에서 선택할 때는 수신자의 기술 환경을 고려하십시오. PDF 리더를 사용하는 모든 수신자에게 여러 PDF 버전이 작동합니다. 플랫폼 기반 접근 방식에서는 수신자가 플랫폼에 액세스할 수 있어야 합니다. 필요한 플랫폼 액세스 권한이 없는 외부 수신자의 경우 여러 PDF 버전이 보다 보편적으로 호환됩니다.
문서 배포 기록의 일부로 권한 전략을 문서화합니다. 어떤 버전이 어떤 수신자에게 전송되었는지, 각 버전에 어떤 권한이 있는지, 배포 날짜를 기록해 두십시오. 이 문서는 감사 요구 사항을 지원하며 누가 어떤 버전에 액세스했는지에 대한 질문이 있는 경우 참조를 제공합니다.
PDF의 권한 비밀번호는 암호화 측면에서 비밀이 아닙니다. 무료로 제공되는 다양한 도구를 사용하여 제거할 수 있습니다. 권한 비밀번호는 보안 장벽이 아니라 과속 방지턱입니다. 이는 우연한 수정을 방지하지만 결정된 수신자가 제한 사항을 제거하는 것을 막지는 않습니다. 권한 설정은 이러한 제한 사항을 명확히 이해한 상태에서 수행되어야 합니다.
수신자가 문서를 수정하거나 복사할 수 없다는 강력한 확신이 필요한 외부 공유의 경우 권한 암호와 결합된 디지털 서명이 더 강력한 솔루션을 제공합니다. 디지털 서명은 모든 수정 사항을 감지하고 권한 암호는 일상적인 수정을 불편하게 만듭니다. 두 방법 중 하나만 사용하는 것보다 조합하는 것이 더 효과적입니다.
권한이 서로 다른 여러 버전을 생성하는 경우 각 버전에 워터마크를 표시하여 권한 수준을 표시하세요. 보기 전용으로 워터마크가 표시된 버전은 수신자에게 어떤 버전을 받았는지 분명하게 보여주고 전체 액세스 버전에 대한 요청을 줄입니다.
문서 배포 로그에는 어떤 버전이 어떤 수신자에게 전송되었는지 기록되어야 합니다. 보기 전용 버전이 유출되면 배포 로그를 통해 해당 버전에 액세스할 수 있는 수신자가 누구인지 식별됩니다. 이러한 추적성은 사고 대응을 지원하고 실사를 입증합니다.
매우 민감한 문서의 경우 PDF 권한이 충분한 보호를 제공하는지 고려하세요. 결정된 수신자는 무료로 제공되는 도구를 사용하여 PDF에서 권한 암호를 제거할 수 있습니다. 문서 내용이 매우 중요한 경우 계약상 또는 법적으로 해당 문서를 보호할 의무가 있는 수신자에게만 배포하도록 제한하십시오.
PDF 권한 모델은 문서가 제한되거나 제한되지 않는 간단한 시나리오에 가장 적합합니다. 복잡한 액세스 제어 요구 사항의 경우 사용자 수준 권한이 있는 문서 관리 시스템은 PDF 사양에 부족한 세분성을 제공합니다.
권한 비밀번호를 사용하여 PDF를 배포하는 경우 보내기 전에 사본에 대한 권한을 테스트하십시오. 사본을 열고, 인쇄하고, 텍스트를 복사하고, 편집해 보십시오. 문서가 수신자에게 도달하기 전에 제한 사항이 예상대로 작동하는지 확인하십시오.
둘 다 사용하는 경우 권한 비밀번호는 열기 비밀번호와 달라야 합니다. 두 암호에 동일한 암호를 사용하면 두 개의 별도 암호를 사용하는 목적이 훼손됩니다. 공개 비밀번호는 액세스를 제어하고 권한 비밀번호는 사용을 제어합니다.
권한 비밀번호 접근 방식은 대상 그룹이 명확하게 정의되고 시간이 지남에 따라 안정적일 때 가장 잘 작동합니다. 그룹 구성원이 자주 변경되면 여러 버전을 유지하는 것이 부담스럽습니다. 사용자 수준 권한을 갖춘 문서 관리 플랫폼은 그룹 멤버십 변경에 보다 쉽게 적응합니다.
이메일을 통해 배포된 문서의 경우 이메일 전달을 통해 원래 수신자 이외의 수신자에게 문서를 보낼 수 있다는 점을 고려하세요. 권한 비밀번호는 전달을 방해하지 않습니다. 수신자가 문서를 받은 후 해당 문서로 수행할 수 있는 작업만 제한합니다.
문서 보안을 담당하는 사람은 PDF 권한의 제한 사항을 명확하게 이해해야 합니다. PDF 권한은 유일한 방어선이 아니라 첫 번째 방어선입니다. 이는 액세스 제어, 배포 추적 및 수신자 계약을 포함하는 광범위한 문서 보안 전략의 일부여야 합니다.
PDF 사양의 단일 권한 암호 제한은 형식이 보안 모델의 풍부한 기능보다 단순성과 광범위한 호환성을 우선시하기 때문에 변경될 가능성이 없습니다.
대부분의 조직에서 차별화된 PDF 액세스에 대한 실질적인 접근 방식은 단일 PDF 파일 내에서 사용자 수준 권한을 얻으려고 시도하는 대신 각 권한 수준에 대해 별도의 버전을 만들고 배포를 신중하게 관리하는 것입니다.
| 접근 | 작동 방식 | 찬성 | 단점 |
|---|---|---|---|
| 여러 PDF 버전 | 권한 수준당 하나의 PDF 만들기 | 모든 PDF 리더에서 작동 | 관리 및 배포할 여러 파일 |
| 문서관리 시스템 | 플랫폼은 사용자별 권한을 적용합니다. | 세분화된 제어 감사 추적 | 수신자 플랫폼 액세스가 필요합니다. |
| 정보권 관리 | IRM은 OS 수준에서 파일을 보호합니다. | 취소 가능; 강력한 보호 | IRM 클라이언트가 필요합니다. 복잡한 설정 |
| 단일 권한 비밀번호 | 모든 제한된 사용자를 위한 하나의 비밀번호 | 가장 간단한 접근 방식 | 사용자 수준 차별화 없음 |