PDF를 법원, 정부 기관 또는 법적 상대방에게 제출하는 것은 문서를 동료에게 이메일로 보내는 것과 다릅니다. 파일 형식이 잘못되었거나, 서명이 누락되었거나, 개인 정보가 수정되지 않은 경우 제출이 거부될 수 있으며, 더 나쁜 경우에는 되돌릴 수 없는 문제가 발생할 수 있습니다. 처음에 올바른 작업을 수행하려면 대부분의 사람들이 건너뛰는 짧은 체크리스트가 필요합니다.
제출 요건을 먼저 확인하세요
법원과 기관마다 규칙이 다르며 항상 명확한 것은 아닙니다. 일부 법원에서는 보관을 위해 PDF/A 형식을 요구합니다. 다른 사람들은 최대 파일 크기를 지정하고, 특정 페이지 수를 초과하는 문서에 대한 책갈피를 요구하거나 PDF를 스캔한 이미지가 아닌 텍스트 검색이 가능하도록 요구합니다. 미국 연방법원은 자체 기술 사양을 갖춘 CM/ECF 시스템을 사용합니다.
무엇이든 준비하기 전에 제출하려는 법원이나 기관에 대한 구체적인 제출 요건을 확인하세요. 변호사와 함께 일하고 있다면 그들은 이미 이러한 사항을 알고 있을 것입니다. 서면을 제출하는 경우 일반적으로 법원 웹사이트에 전자 제출 요건에 대한 섹션이 있습니다.
텍스트를 선택할 수 있는지 확인하세요
이제 대부분의 법률 시스템에서는 스캔한 이미지가 아닌 실제 선택 가능한 텍스트를 포함하기 위해 전자적으로 제출된 PDF를 요구합니다. 스캔한 문서는 단지 페이지의 사진일 뿐입니다. 판사, 서기, 상대 변호인은 본문을 검색하고, 복사하고, 특정 구절을 참조할 수 있어야 합니다. 단순한 이미지인 PDF는 그 어떤 것도 허용하지 않습니다.
문서가 원래 디지털 방식으로 생성된 경우(Word에 입력하고 시스템에서 내보낸 경우) 이미 선택 가능한 텍스트가 있어야 합니다. 스캔한 실제 문서인 경우 제출하기 전에 OCR을 실행해야 합니다. OCR은 텍스트 이미지를 검색하고 선택할 수 있는 실제 텍스트 문자로 변환합니다.
확인하려면: PDF를 열고 클릭하고 드래그하여 문장을 선택해 보세요. 텍스트를 강조표시할 수 있다면 괜찮습니다. 커서가 십자선으로 바뀌고 이미지의 직사각형 영역만 선택할 수 있는 경우 문서를 제출하려면 OCR이 필요합니다.
민감한 정보를 올바르게 수정하세요
교정은 법적 PDF 준비에서 가장 잘못 처리되는 단계 중 하나입니다. PDF 편집기에서 텍스트 위에 검은색 상자를 그리거나 검은색 형광펜을 사용하면 기본 텍스트가 제거되지 않고 시각적으로 가려질 뿐입니다. "수정된" 섹션을 텍스트 편집기에 추가하면 그 아래에 있는 내용을 읽을 수 있습니다. 이로 인해 세간의 이목을 끄는 법적 사건에서 실제 문제가 발생했습니다.
적절한 PDF 수정은 시각적 계층뿐만 아니라 파일에서 콘텐츠를 영구적으로 제거합니다. 그 결과 텍스트가 있던 자리에 공백이나 검은색 막대가 생기고 아래에는 아무것도 없습니다. 교정한 후에는 항상 교정된 영역을 선택하고 복사하여 확인하십시오. 아무것도 붙여넣지 않으면 교정이 실제입니다.
법적 서류에서 수정이 필요한 일반적인 항목: 사회 보장 번호, 금융 계좌 번호, 미성년자의 생년월일, 미성년 자녀의 이름. 많은 법원 시스템에는 어떤 정보를 수정하거나 잘라야 하는지에 대한 구체적인 규칙이 있습니다.
올바른 서명을 사용하세요
법적 제출물에는 서명이 필요한 경우가 많지만 모든 유형의 서명이 동일한 법적 효력을 갖는 것은 아닙니다. 입력된 이름(때때로 전자 서류 제출 시 "/s/ 귀하의 이름"으로 표시됨)은 많은 법원 시스템에서 유효한 전자 서명으로 인정됩니다. 손으로 쓴 서명 이미지가 다른 곳에서도 작동합니다. 검증 가능한 인증서가 포함된 암호화 디지털 서명은 가장 안전한 옵션이며 일부 관할권에서는 요구됩니다.
서명하기 전에 귀하의 특정 법원이나 기관이 무엇을 인정하는지 알아두십시오. 일부는 특정 문서 카테고리에 대해 특정 서명 유형을 명시적으로 금지합니다. 의심스러운 경우 가장 안전한 방법은 인쇄하고, 손으로 서명하고, 스캔하고, OCR을 실행하여 텍스트 검색 가능성을 복원하는 것입니다. 하지만 이렇게 하면 단계가 추가됩니다.
문서 손상 없이 파일 크기 제어
많은 파일링 시스템은 일반적으로 문서당 10MB 또는 25MB의 파일 크기 제한을 적용합니다. PDF이 한도를 초과하는 경우 몇 가지 옵션이 있습니다. 즉, 압축하거나, 여러 파일로 분할하거나, 두 가지 모두를 수행할 수 있습니다. 여기서 중요한 규칙은 텍스트 품질을 저하시키지 않고 압축하는 것입니다. 법률 문서는 높은 확대/축소에서도 읽기 쉽게 유지되어야 하며, 텍스트를 흐리게 하거나 이미지 해상도를 읽기 가능한 임계값 아래로 떨어뜨리는 압축은 문제를 야기합니다.
WukongPDF의 압축 도구는 텍스트 및 벡터 요소에 무손실 압축을 적용하므로 전체 파일 크기가 줄어드는 동안 텍스트는 선명하게 유지됩니다. 사진이 포함되어 있거나 스캔한 페이지가 포함된 문서의 경우 이미지 압축을 통해 크기가 가장 많이 절약되며 품질 설정을 80% 이상으로 설정하면 모든 내용을 읽을 수 있습니다.
제출 전 최종 체크리스트
제출하기 전에 다음 사항을 살펴보세요.
- 텍스트를 선택할 수 있습니다. PDF를 열고 문장을 강조표시해 보세요.
- 민감한 정보는 시각적으로만 가려지는 것이 아니라 적절히 수정됩니다.
- 서명이 법원이나 기관에서 인정하는 형식과 일치합니다.
- 파일 크기가 제출 제한 내에 있습니다.
- 형식이 요구 사항과 일치합니다(표준 PDF, PDF/A 등).
- 필요한 경우 페이지 번호 매기기 및 책갈피가 마련되어 있습니다.
법적 PDF 오류는 거의 항상 피할 수 있습니다. 거부되거나 문제를 일으키는 제출물은 일반적으로 누군가가 서두르기 때문에 한 단계(종종 수정 또는 텍스트 검색 가능성)를 건너뛴 제출물입니다. 접수 전 5분 동안 확인하는 것이 접수 후 결과를 처리하는 것보다 훨씬 더 가치가 있습니다.