Excel에서 선택한 행만 PDF 스프레드시트로 내보내는 것은 대규모 데이터 세트로 작업하지만 필터링된 하위 세트만 공유하려는 사람들의 일반적인 요구 사항입니다. 5,000개 항목의 마스터 재고 목록이 있지만 수신자는 47~89행만 확인하면 됩니다. 또는 예산 스프레드시트에 파일을 외부에 공유하기 전에 제외해야 하는 민감한 급여 행이 포함되어 있을 수도 있습니다. Excel에서는 간단한 인쇄 영역 설정 명령부터 페이지 나누기 미리 보기 및 VBA 매크로를 사용하는 보다 유연한 옵션에 이르기까지 특정 행 범위를 PDF로 내보내는 여러 가지 방법을 제공합니다.
선택하는 방법은 이 작업을 얼마나 자주 수행하는지에 따라 달라집니다. 일회성 내보내기의 경우 내장된 인쇄 영역 도구가 가장 빠른 경로입니다. 행 범위가 매번 변경되는 일별 또는 주별 보고서의 경우 명명된 범위 또는 매크로를 사용하는 약간 더 고급 접근 방식을 사용하면 반복되는 수동 설정을 줄일 수 있습니다. 여기에 설명된 모든 방법은 Windows 및 Mac의 Microsoft 365용 Excel, Excel 2021 및 Excel 2019에서 작동하지만 약간의 메뉴 차이가 있습니다.
필터링된 데이터를 정기적으로 PDF로 내보내는 경우 WukongPDF의 PDF 내보내기 도구는 CSV 및 Excel 업로드를 허용하는 브라우저 기반 대안을 제공합니다. 파일을 업로드한 후 PDF 출력을 생성하기 전에 시각적으로 특정 행과 열을 선택할 수 있습니다. 이는 매번 데스크탑 스프레드시트 애플리케이션에서 인쇄 설정을 조정하는 것보다 빠릅니다.
방법 1: 선택한 행의 인쇄 영역 설정
대부분의 인쇄 영역 설정 명령은 시트의 다른 모든 내용을 무시하고 강조 표시된 셀만 인쇄하거나 내보내도록 Excel에 지시합니다. Excel 창 왼쪽에 있는 행 번호를 클릭하고 끌어 내보낼 행을 선택합니다. 필요한 행이 연속되지 않은 경우 Ctrl 키를 눌러 인접하지 않은 행을 선택하세요. 행을 선택한 상태에서 페이지 레이아웃 탭으로 이동하여 인쇄 영역을 클릭하고 인쇄 영역 설정을 선택합니다. Excel에서는 출력에 포함될 영역 주위에 미묘한 점선 테두리를 그립니다.
인쇄 영역을 설정한 후 파일, 내보내기로 이동하여 PDF/XPS 문서 만들기를 선택합니다. 내보내기 대화 상자에서 옵션을 클릭하여 활성 시트만 선택되고 인쇄 영역이 적용되는지 확인합니다. 확인을 클릭한 다음 게시를 클릭하세요. 결과 PDF에는 정의된 인쇄 영역 내의 행만 시트에 나타나는 순서대로 포함됩니다.
하나의 PDF에서 인접하지 않은 여러 행 범위를 내보내려면 각 범위의 인쇄 영역을 개별적으로 설정하고 PDF로 내보낸 다음 결과 파일을 병합합니다. 또는 Excel의 카메라 도구를 사용하여 별도의 시트에 각 범위의 연결된 이미지를 만들고 해당 시트를 내보냅니다. Print Area는 일회성 내보내기를 위한 무뚝뚝하지만 신뢰할 수 있는 도구입니다.
방법 2: 내보내기 전에 원하지 않는 행 숨기기
빠른 임시 내보내기의 경우 인쇄 영역 설정을 조정하는 것보다 행을 숨기는 것이 더 빠릅니다. 포함하지 않으려는 행을 선택하고 행 머리글을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 다음 숨기기를 선택합니다. 숨겨진 행은 보기에서 사라지고 Excel에서 시트를 인쇄하거나 PDF로 내보낼 때 제외됩니다. 내보낸 후 주변 행을 선택하고 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 다음 숨기기 해제를 선택하여 전체 스프레드시트를 복원합니다.
이 방법은 완전한 시트에서 소수의 행을 제외해야 할 때 가장 효과적입니다. 행의 80%를 숨기고 일부만 표시하는 경우 인쇄 영역 접근 방식은 스프레드시트를 변경된 상태로 두지 않기 때문에 더 깔끔합니다. 숨겨진 행은 시트 구조를 모르는 동료가 실수로 숨김을 해제할 수도 있으므로 공유 통합 문서에 대한 인쇄 영역 방법을 더 쉽게 예측할 수 있습니다.
방법 3: 필터를 사용하여 보이는 행만 내보내기
데이터가 Excel 표 형식으로 지정되었거나 자동 필터가 활성화된 경우 특정 기준과 일치하는 행만 표시하도록 필터링하고 필터링된 보기를 PDF로 직접 내보낼 수 있습니다. 헤더 행에서 드롭다운 화살표를 클릭하고 원하는 값이나 조건을 선택하여 필터를 적용합니다. Excel에서는 일치하지 않는 행을 숨기고 필터링된 하위 집합만 표시합니다. 파일, 내보내기, PDF 만들기로 이동합니다. 옵션에서 활성 시트가 선택되어 있는지 확인하세요. Excel에서는 보이는 행만 내보냅니다.
필터 기반 내보내기는 동적 보고 시나리오에 유용합니다. 예를 들어 판매 데이터 테이블에 지역 열이 있는 경우 동부로 필터링하고 동부 팀용 PDF를 내보낸 다음 필터를 서부로 전환하고 다시 내보낼 수 있습니다. 내보내기에서는 매번 인쇄 영역을 다시 정의할 필요 없이 현재 필터 상태를 따릅니다. 각 내보내기 후에 Excel에 표시되는 행 수와 페이지 수를 비교하여 PDF에 예상 행 수가 포함되어 있는지 확인하세요.
방법 4: 선택한 행을 새 시트에 복사
내보내기 전에 열을 다시 정렬하거나 제목 행을 추가해야 하는 경우 선택한 행을 새 시트에 복사하면 최종 PDF 레이아웃을 최대한 효과적으로 제어할 수 있습니다.
실제로는 복사본이 정적이라는 단점이 있습니다. 소스 데이터가 변경되면 복사하여 붙여넣는 과정을 반복해야 합니다. 행 범위가 변경되는 반복 보고서의 경우 이 방법은 지루해집니다. 그러나 형식이 데이터 정확성만큼 중요한 세련된 프리젠테이션용 PDF 내보내기의 경우 전용 내보내기 시트가 가장 전문적인 출력을 생성합니다. 선택하여 붙여넣기, 값을 사용하여 수식을 제거하고 내보낸 파일에서 참조가 끊어지는 것을 방지합니다.
워크플로에 적합한 방법 선택
| 방법 | 단계 | 에 가장 적합 |
|---|---|---|
| 인쇄 영역 | 인쇄 영역을 설정한 후 파일, 내보내기, PDF | 간단한 범위, 단일 시트 내보내기 |
| 페이지 나누기 미리보기 | 페이지 나누기를 시각적으로 조정한 후 내보내기 | 제어된 레이아웃으로 다중 페이지 내보내기 |
| VBA 매크로 | 행을 반복하는 매크로 작성, 선택 항목 내보내기 | 동적 행 개수를 사용한 반복 내보내기 |
일상적인 PDF 작업에서 대부분의 사용자는 인쇄 영역 방법을 사용하여 최소한의 설정으로 선택 행 내보내기 요구 사항의 90%를 처리합니다. 인쇄 영역과 필터를 결합하면 하나의 작업 흐름에서 행 선택과 동적 필터링이 모두 제공됩니다. 매주 동일한 내보내기를 수행하는 경우 대상 행을 선택하고, 인쇄 영역을 설정하고, 키보드 단축키 하나로 PDF 내보내기를 트리거하는 간단한 매크로를 기록하는 데 20분을 투자하세요. 1년 넘게 절약된 시간은 초기 노력을 정당화하는 것보다 더 많습니다.
여러 시트 통합 문서에서 선택한 행 내보내기
통합 문서에 여러 시트가 포함되어 있고 다른 시트의 데이터를 포함하면서 한 시트에서 선택한 행만 내보내려는 경우 약간 다른 접근 방식이 필요합니다. 각 시트에는 고유한 독립적인 인쇄 영역 설정이 있습니다. 대상 행만 포함하도록 Sheet1의 인쇄 영역을 설정합니다. Sheet2에서 다른 인쇄 영역을 설정하거나 모든 데이터를 덮도록 둡니다. 그런 다음 PDF 내보내기 대화 상자에서 활성 시트 대신 전체 통합 문서 옵션을 선택합니다. Excel에서는 결합된 PDF를 생성할 때 각 시트의 개별 인쇄 영역을 존중합니다.
실제 예: 요약, 수익, 비용 및 메모라는 이름의 4개 시트가 있는 월별 재무 보고서 통합 문서입니다. 수익에서 5~15행만, 비용에서 3~20행, 요약 및 메모를 모두 내보내려고 합니다. 각 시트의 인쇄 영역을 원하는 행 범위로 설정합니다. 요약 및 메모를 전체 데이터 범위로 둡니다. 내보낸 PDF에는 시트 4개가 모두 포함되어 있으며 각 시트는 지정된 행으로 잘립니다. 이 기술은 각 부서장이 데이터 시트를 제공하지만 최종 패키지에서는 개별 급여 항목이나 내부 논평과 같은 민감한 행을 생략해야 하는 이사회 보고서에 유용합니다.
수십 개의 시트로 구성된 통합 문서의 경우 각 시트에 인쇄 영역을 수동으로 설정하는 것은 시간이 많이 걸립니다. Ctrl 키를 누른 채 여러 시트 탭을 클릭하여 그룹화하세요. 인쇄 영역을 한 번 설정하면 Excel에서 그룹화된 모든 시트에 동시에 적용됩니다. 탭을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 시트 그룹 해제를 선택하여 인쇄 영역을 설정한 후 시트 그룹을 해제합니다. 그런 다음 그룹 기본값과 다른 인쇄 영역이 필요한 시트를 개별적으로 조정합니다.
소스 스프레드시트를 변경하지 않고 특정 행을 PDF로 내보내는 기능을 통해 데이터를 안전하게 보호하고 작업 흐름을 빠르게 유지할 수 있습니다. 일회성 내보내기를 위해 인쇄 영역을 사용하든, 동적 행 선택을 위한 필터를 사용하든, 주간 보고서를 위한 매크로를 사용하든, 올바른 기술을 사용하면 각 내보내기 전에 행을 수동으로 삭제하고 나중에 변경 사항을 실행 취소해야 하는 수고를 덜 수 있습니다.
반복 행 내보내기에 명명된 범위 사용
매주 동일한 행 범위를 내보내는 경우 매번 인쇄 영역을 재설정하는 대신 명명된 범위를 정의하세요. 대상 행을 선택하고 수식 입력줄 왼쪽의 이름 상자를 클릭한 다음 WeeklyReportRows와 같은 설명이 포함된 이름을 입력하고 Enter 키를 누릅니다. 그런 다음 각 내보내기 전에 행을 수동으로 선택하는 대신 이름 상자 드롭다운으로 이동하여 WeeklyReportRows를 선택하면 범위가 즉시 강조 표시됩니다. 페이지 레이아웃, 인쇄 영역, 인쇄 영역 설정을 통해 인쇄 영역을 명명된 범위로 설정합니다. 명명된 범위는 세션 전반에 걸쳐 유지되므로 다음 주에는 선택 단계를 반복하지 않고 드롭다운에서 선택하고 내보낼 수 있습니다.
명명된 범위는 동적일 수도 있습니다. 새 거래가 추가됨에 따라 데이터 행이 매주 늘어나는 경우 OFFSET 수식을 사용하여 자동으로 확장되는 명명된 범위를 정의하세요. 예를 들어 =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),5) 수식을 사용하여 명명된 범위를 정의하여 A부터 E까지의 열에 비어 있지 않은 모든 행을 포함합니다. 매주 내보내기에서는 범위를 수동으로 조정하지 않고도 자동으로 최신 데이터를 캡처합니다. 이 접근 방식은 반복적인 수동 내보내기 작업을 오류 가능성이 적은 원클릭 작업으로 전환합니다.