채울 수 있는 PDF 양식을 사용하면 수신자가 인쇄, 손글씨, 스캔할 필요 없이 지정된 필드(텍스트 상자, 확인란, 드롭다운, 서명 영역)에 직접 입력할 수 있습니다. 처음부터 새로 만드는 것은 생각만큼 복잡하지는 않지만 양식 레이아웃을 디자인하고 완료하는 것과는 약간 다른 작업 흐름이 필요합니다. 전체 과정은 다음과 같습니다.
채울 수 있는 PDF을 만드는 두 가지 방법
근본적으로 다른 두 가지 출발점이 있으며, 올바른 출발점은 사용 가능한 항목에 따라 다릅니다.
- 디자인된 레이아웃에서 시작: 먼저 시각적으로 양식을 디자인하고(Word, InDesign 또는 모든 레이아웃 도구에서) PDF로 내보낸 다음 PDF 도구를 사용하여 정적 디자인 위에 대화형 필드를 추가합니다.
- PDF 양식 도구에서 직접 작성: 별도의 디자인 단계 없이 동일한 환경에서 레이아웃을 디자인하고 필드를 추가할 수 있는 Adobe Acrobat Pro 또는 유사한 도구를 사용합니다.
대부분의 사람들에게는 첫 번째 접근 방식이 더 실용적입니다. 친숙한 도구로 시각적 레이아웃을 디자인한 다음 그 위에 대화형 필드를 배치합니다. 두 번째 접근 방식은 더 많은 제어 기능을 제공하지만 더 전문적인 소프트웨어가 필요합니다.
1단계: 양식 레이아웃 디자인
Word에서는 레이블, 답변을 넣을 빈 줄이나 상자, 지침 또는 섹션 제목 등 양식의 시각적 구조를 만듭니다. 이 단계에서는 대화형 기능이 아닌 시각적 디자인만 구축하는 것입니다.
채울 수 있는 양식을 더 쉽게 사용할 수 있도록 하는 몇 가지 디자인 원칙은 다음과 같습니다.
- 각 필드에 충분한 공간을 남겨두십시오. 일반적인 답변에 비해 텍스트 상자가 너무 작으면 양식이 비좁고 읽기 어려워집니다.
- 채울 위치에 대한 명확한 시각적 신호를 사용합니다. 밑줄, 상자 또는 음영 처리된 영역은 필드를 채울 수 있음을 나타냅니다.
- 관련 필드를 논리적으로 그룹화합니다(개인정보는 함께, 전문적인 세부정보는 함께)
- 필드에 설명이 필요한 경우 상단이나 섹션 헤더에 지침을 포함하세요.
레이아웃이 완료되면 Word의 파일 > 다른 이름으로 저장 > PDF. 이는 채울 수 있는 양식의 시각적 기반이 됩니다.
2단계: 대화형 양식 필드 추가
이는 정적 PDF를 대화형 PDF Editor 지원 양식으로 바꾸는 단계입니다. 여기서 선택한 도구는 가장 포괄적인 양식 필드 생성 도구를 갖춘 Adobe Acrobat Pro입니다. 내보낸 PDF를 Acrobat Pro에서 열고 도구 > 양식을 준비합니다.
Acrobat은 양식 필드를 자동으로 감지하려고 시도할 수 있습니다. 즉, 레이아웃에서 빈 줄과 상자를 검색하고 그에 따라 필드를 배치합니다. 자동 감지는 불완전하지만 명확한 시각적 구조를 갖춘 양식에 대한 시간을 절약합니다. 자동 통과 후 필요에 따라 필드를 수동으로 추가, 조정 또는 삭제합니다.
사용 가능한 필드 유형
- 텍스트 필드: 개방형 텍스트 입력용 — 이름, 주소, 설명. 한 줄 또는 여러 줄일 수 있습니다.
- 체크박스: 예/아니요 질문 또는 두 개 이상의 답변이 유효한 다중 선택 옵션의 경우.
- 라디오 버튼: 하나의 답변만 유효한 단일 선택 옵션의 경우 — 응답자는 그룹에서 하나만 선택할 수 있습니다.
- 드롭다운 목록: 미리 정의된 옵션 목록에서 선택합니다. 국가, 부서 또는 카테고리와 같은 필드에 유용합니다.
- 서명 필드: 수신자가 디지털 또는 전자 서명을 적용할 수 있는 지정된 영역입니다.
3단계: 필드 속성 설정
Acrobat에서 필드를 두 번 클릭하면 해당 속성 패널이 열립니다. 구성할 가치가 있는 주요 설정:
- 필드 이름: 각 필드에 기본 "Text1" 대신 설명이 포함된 이름("first_name", "date_of_birth")을 지정합니다. 양식 데이터를 내보내거나 처리할 경우 이는 중요합니다.
- 필수: 양식을 제출하기 전에 완료해야 하는 필드를 표시합니다.
- 도구 설명: 사용자가 필드 위로 마우스를 가져갈 때 나타나는 텍스트 — 양식 레이아웃을 복잡하게 하지 않고 지침을 제공하는 데 유용합니다.
- 형식: 텍스트 필드의 경우 입력이 숫자, 날짜, 전화번호 또는 특정 형식이어야 함을 지정할 수 있습니다. Acrobat은 형식 요구 사항에 따라 항목의 유효성을 검사합니다.
4단계: 양식을 보내기 전에 테스트
양식을 배포하기 전에 철저하게 테스트하십시오. Acrobat에서는 미리보기 모드(손 도구)를 사용하여 수신자 경험을 시뮬레이션합니다. 모든 필드를 순서대로 탭하세요. 탭 순서는 논리적 읽기 순서를 따라야 하며 페이지 주위를 무작위로 건너뛰어서는 안 됩니다. 모든 필드 유형을 입력하고 입력이 올바르게 수락되었는지 확인합니다. 양식에 서명이 필요한 경우 서명 필드를 테스트하십시오.
또한 Adobe Reader(무료 버전)에서 테스트하세요. 대부분의 수신자가 이를 사용하게 됩니다. Acrobat Pro에서 작동하는 일부 기능은 Reader에서는 다르게 작동하거나 전혀 작동하지 않을 수 있습니다. 완성된 테스트 양식을 저장하고 파일을 다시 열 때 데이터가 유지되는지 확인하십시오.
단일 양식, 제로 인쇄
잘 작성된 작성 가능한 PDF 양식은 이를 받는 모든 사람의 인쇄-채우기-스캔 루프를 제거합니다. 깔끔한 레이아웃, 올바르게 구성된 필드, 철저한 테스트 등 적절한 설정에 대한 투자는 누군가가 종이를 처리하는 대신 디지털 방식으로 완료할 때마다 보상을 받습니다. 정기적으로 보내는 모든 양식은 한 번만 작성하고 올바르게 수행하는 것이 좋습니다.