매주, 전 세계 어딘가에서 누군가가 PDF 양식을 인쇄하여 손으로 작성하고 다시 스캔하여 이메일로 보냅니다. 전체 시퀀스에는 15분이 걸리며 양식에 입력하는 것보다 품질이 낮은 결과가 생성됩니다. 이런 일이 계속 발생하는 이유는 PDF 양식이 인쇄되도록 되어 있다는 가정이 널리 퍼져 있기 때문입니다. 그들 중 다수는 그렇지 않으며, 그럴 필요도 없는 것도 있습니다.
두 가지 유형의 PDF 양식 — 그리고 그것이 중요한 이유
모든 PDF 양식이 동일하게 생성되는 것은 아닙니다. 어떤 유형을 다루고 있는지 이해하면 해당 유형으로 무엇을 할 수 있는지가 결정됩니다.
대화형 PDF 양식 에는 텍스트 상자, 확인란, 드롭다운 메뉴, 라디오 버튼과 같은 양식 필드가 내장되어 있습니다. 필드를 클릭하면 커서가 나타납니다. 답을 입력하세요. 다음 필드를 클릭하세요. 이러한 양식은 디지털 방식으로 작성되도록 설계되었습니다. 입력 내용을 저장하고 항목을 검증하며 전자적으로 제출할 수 있습니다. 괜찮은 PDF 뷰어라면 누구나 처리할 수 있습니다.
플랫 PDF 양식 양식처럼 보이지만 대화형 필드가 없습니다. 선과 상자는 단지 시각적 요소일 뿐이므로 클릭할 부분이 없습니다. 이는 일반적으로 실제 양식 필드를 추가하지 않고 종이 양식을 스캔하거나 Word 또는 InDesign에서 양식 레이아웃을 디자인하여 생성됩니다. 디지털 방식으로 작성하려면 페이지의 어느 곳에나 텍스트를 배치할 수 있는 PDF 편집기가 필요합니다.
인쇄-스캔 루프가 지속되는 이유
인쇄-스캔-이메일 습관이 유지되는 데는 몇 가지 이유가 있습니다. 어떤 사람들은 디지털 양식 작성이 가능하다는 사실을 모릅니다. 다른 사람들은 플랫 PDF 양식을 클릭해 보았지만 작동하지 않는다는 것을 발견하고 양식을 디지털 방식으로 채울 수 없다고 결론을 내렸습니다. 실제 문제는 양식에 대화형 필드가 부족했기 때문이지 디지털 채우기가 불가능하다는 것이 아니었습니다.
신뢰 요인도 있습니다. 일부 사람들에게는 인쇄된 문서에 서명하고 스캔하는 것이 디지털 필드에 이름을 입력하는 것보다 더 공식적인 느낌을 줍니다. 이러한 인식은 대체로 시대에 뒤떨어진 것입니다. PDF 서명 필드에 입력한 이름은 대부분의 관할권에서 대부분의 표준 비즈니스 문서에 대한 자필 서명과 동일한 법적 중요성을 지닙니다. 그러나 이는 지속됩니다.
단순 양식 전송의 실제 비용
조직이 대화형 양식 대신 단순 PDF 양식을 보내면 모든 수신자에게 부담이 전가됩니다. 일반 양식을 받는 사람에게는 인쇄-채우기-스캔, PDF 편집기을 사용하여 양식 필드를 수동으로 입력하거나 양식이 불완전하게 다시 전달되는 세 가지 옵션이 있습니다. 이들 중 어느 것도 마찰이 없습니다.
대규모로 보면 이것이 중요합니다. 모든 신규 고객에게 균일한 접수 양식을 보내는 회사는 모든 온보딩에 몇 분의 마찰을 추가하고 있습니다. 평면적인 신청서를 발행하는 관공서는 프린터가 없는 사람에게는 장벽을 만듭니다. 내부적으로 평면 양식을 배포하는 HR 부서는 존재할 필요가 없는 스캔 오버헤드를 생성하고 있습니다.
플랫 양식을 대화형 양식으로 변환하는 수정 작업은 반복되는 마찰을 제거하는 일회성 투자입니다. 대화형 PDF 양식은 Adobe Acrobat Pro 또는 기타 여러 도구를 통해 생성할 수 있습니다. 일단 생성되면 수신자가 열기, 클릭, 입력, 저장, 보내기 등의 추가 작업을 수행할 필요가 없습니다.
인쇄하지 않고 기본 양식을 작성하는 방법
기본 양식을 수신하고 인쇄하고 싶지 않은 경우 PDF 편집기가 실용적인 솔루션입니다. 페이지의 어느 위치에나 텍스트를 추가할 수 있는 도구에서 양식을 엽니다. 답변이 들어갈 위치를 클릭하고 입력한 다음 빈 줄이나 상자 위에 배치합니다. WukongPDF의 PDF 편집자(www.wukongpdf.com)가 이를 처리합니다. 기본 양식을 업로드하고, 텍스트 도구를 사용하여 각 필드를 채우고, 완성된 버전을 다운로드합니다.
결과는 손으로 쓴 스캔보다 더 깨끗해 보입니다. 입력한 텍스트는 읽기 쉽고, 파일 크기는 작게 유지되며, 스캔 단계가 없습니다. 서명이 필요한 양식의 경우 동일한 방식으로 디지털 방식으로 추가하십시오. 완성된 PDF는 전문적으로 보이며 스캔한 이미지보다 수신자가 처리하기가 더 쉽습니다.
해볼 만한 변화
정기적으로 다른 사람에게 양식을 보내는 경우 대화형 PDF로 변환하세요. 기본 양식을 정기적으로 받는 경우 PDF 편집기를 북마크에 추가하고 프린터를 건너뛰세요. 어느 쪽이든 인쇄-스캔-이메일 루프는 해결된 문제입니다. 단지 해결책이 존재한다는 것을 알아야 합니다.