40페이지짜리 보고서를 열었는데 목차가 없습니다. 필요한 섹션을 찾으려면 모든 페이지를 스크롤해야 합니다. 문서에는 제목이 있지만 페이지의 텍스트일 뿐입니다. 클릭할 수도, 탐색할 수도 없으며, 누군가가 무엇이든 빨리 찾는 데 도움이 되지 않습니다. 이제 모든 장과 섹션을 클릭 가능한 링크로 나열하는 사이드바 패널이 있는 동일한 보고서를 상상해 보십시오. 한 번의 클릭으로 관련 페이지로 바로 이동합니다. 이것이 바로 PDF 북마크의 역할입니다.
북마크는 현재 어떤 페이지에 있든 계속 표시되는 목차와 동등한 PDF입니다. 문서 옆 패널(일반적으로 뷰어 창 왼쪽)에 표시되며 독자가 스크롤할 때 계속 액세스할 수 있습니다. 북마크를 클릭하면 해당 페이지와 섹션으로 즉시 이동합니다. 몇 페이지보다 긴 문서의 경우 북마크는 읽기 경험을 선형 페이지 넘기기에서 타겟 탐색으로 전환합니다.
북마크와 인쇄된 목차의 차이점
인쇄된 목차는 페이지의 텍스트입니다. 이는 독자에게 문서 내용과 각 섹션이 시작되는 페이지를 알려주지만, 독자는 페이지 번호를 스크롤하거나 입력하여 해당 페이지를 수동으로 탐색해야 합니다. PDF 책갈피는 대화형 탐색 요소입니다. 이는 뷰어의 북마크 패널에 나타나며 클릭이 가능하고 독자를 대상으로 즉시 이동시킵니다. 책갈피는 계층적으로 중첩될 수도 있습니다. 장 책갈피를 확장하여 해당 장 내의 각 섹션에 대한 하위 책갈피를 표시할 수 있습니다. 이 계층 구조는 평면적으로 인쇄된 목차와는 달리 문서의 논리적 구성을 반영합니다.
북마크는 세션 전반에도 유지됩니다. 독자가 PDF를 다시 열면 북마크 패널은 그대로 유지되며 뷰어에 따라 이전에 확장되거나 축소된 북마크 상태가 유지됩니다. 인쇄된 TOC는 문서를 열 때마다 다시 찾아서 다시 읽어야 합니다. 사람들이 반복적으로 참조하는 참고 문서의 경우 정책 매뉴얼, 기술 사양, 직원 핸드북, 사용할 때마다 북마크와 페이지 넘기기 복합 간의 탐색 속도 차이가 발생합니다.
Word의 제목 스타일에서 자동으로 책갈피 만들기
북마크된 PDF를 만드는 가장 효율적인 방법은 소스 문서에서 제목 스타일을 사용하고 PDF 내보내기 프로세스에서 북마크를 자동으로 생성하도록 하는 것입니다. Microsoft Word에서는 장 제목과 섹션 제목에 제목 1, 제목 2, 제목 3 스타일을 적용합니다. PDF로 내보낼 때 "제목을 사용하여 북마크 만들기" 옵션을 선택하세요. 옵션 아래 PDF로 저장 대화 상자에서 Word에서는 각 제목을 해당 책갈피로 변환하고 제목 계층 구조는 책갈피 계층 구조로 유지됩니다. 제목 1은 최상위 책갈피가 되고, 그 아래에 중첩된 제목 2는 하위 책갈피가 되는 식입니다.
Google 문서에도 동일한 원칙이 적용됩니다. Google 문서를 PDF로 다운로드하면 기본 제공 제목 스타일로 서식이 지정된 제목이 자동으로 북마크로 변환됩니다. 체크박스가 없습니다. 이는 기본적으로 발생합니다. Adobe InDesign은 또한 "북마크 만들기"를 사용하여 PDF로 내보낼 때 목차 기능에서 북마크를 생성합니다. 내보내기 설정에서 옵션이 활성화되었습니다. 패턴은 보편적입니다. 소스 응용 프로그램의 구조화된 제목은 PDF에 구조화된 책갈피를 생성합니다.
기존 PDF에 수동으로 북마크 추가
원본 문서를 사용할 수 없거나 책갈피 없이 PDF를 만든 경우 PDF 편집기를 사용하여 수동으로 추가할 수 있습니다. Adobe Acrobat Pro에서 창 왼쪽에 있는 책갈피 패널을 엽니다. 북마크하려는 페이지와 섹션으로 이동합니다. 북마크 패널 도구 모음에서 새 북마크 아이콘을 클릭합니다. 새 책갈피가 나타나면 이름을 입력합니다. 북마크는 자동으로 현재 페이지와 확대/축소 수준을 가리킵니다. 각 섹션에 대해 이 과정을 반복합니다. 북마크를 드래그하여 순서를 바꾸거나 상위-하위 계층 구조에 중첩할 수 있습니다.
WukongPDF의 PDF 책갈피 도구는 브라우저에서 이 프로세스를 간소화합니다. PDF를 열고 북마크하려는 페이지로 이동한 후 북마크 추가를 클릭합니다. 북마크 이름을 입력하고 확인하세요. 책갈피가 문서의 책갈피 트리에 추가됩니다. 페이지별로 북마크를 추가하고, 북마크 이름을 편집하고, 원하지 않는 북마크를 삭제하고, 계층 구조를 재구성할 수 있습니다. 이 프로세스는 수동이지만 최대 50~60페이지의 문서에 대해서는 간단합니다. 매우 긴 문서의 경우 프로그래밍 방식으로 제목 텍스트를 추출하고 책갈피를 생성하는 것이 더 효율적이지만 일반적인 보고서 및 제안서의 경우 수동 책갈피 지정에는 10~15분이 걸리며 영구적으로 더 유용한 문서가 생성됩니다.
북마크를 논리적 계층 구조로 구성
40개의 북마크로 구성된 단순 목록은 북마크가 전혀 없는 것보다 약간 더 나을 뿐입니다. 독자는 올바른 섹션을 찾기 위해 여전히 긴 목록을 스캔해야 합니다. 3~4개의 최상위 책갈피가 있는 계층 구조(각각 확장되어 6~8개의 하위 책갈피 표시)는 동일한 정보를 검색 가능하고 체계적인 방식으로 제공합니다. 독자는 최상위 구조를 즉시 보고, 필요한 섹션을 확장하고, 특정 주제로 이동합니다.
계층 구조를 만들려면 문서를 부분, 장, 섹션의 세 가지 수준으로 생각하세요. 파트는 "소개"와 같이 가장 광범위한 부문입니다. "재무 데이터" "부록." 장은 각 부분의 다음 레벨입니다. 섹션은 각 장 내의 개별 주제입니다. 북마크 패널에서 부분 수준 북마크를 생성한 다음 장 북마크를 그 아래로 드래그하여 하위 북마크로 만듭니다. 섹션 북마크를 상위 챕터 아래로 드래그하세요. 북마크 패널의 들여쓰기는 계층 구조를 시각적으로 나타냅니다. 독자는 구조를 한눈에 볼 수 있으며 한 번의 클릭으로 어떤 레벨로든 이동할 수 있습니다.
북마크 이름을 간결하게 유지하세요. "제3장: 2020-2025년 미국 남동부의 지역 시장 동향 및 경쟁 역학 분석"이라고 적힌 북마크 북마크 패널에서 세 줄로 요약되며 "제3장: 지역 시장 분석"보다 살펴보기가 더 어렵습니다. 책갈피는 전체 섹션 제목을 다시 지정하는 곳이 아니라 탐색 보조 도구입니다. 페이지 자체의 섹션 제목은 필요한 만큼 길 수 있습니다. 북마크는 한 눈에 읽을 수 있을 만큼 짧아야 합니다.
최고의 사용자 경험을 위한 북마크 대상 설정
북마크는 페이지로 이동하는 것 이상의 역할을 합니다. 독자가 도착했을 때 보는 내용을 정확하게 제어할 수 있습니다. 기본 동작은 페이지로 이동하여 현재 확대/축소 수준 및 스크롤 위치에 표시하는 것입니다. 대부분의 PDF 편집기에서는 이를 사용자 정의할 수 있습니다. 현재 확대/축소 및 위치를 상속하거나, 창에 페이지를 맞추거나, 페이지 너비에 맞추거나, 특정 배율로 확대/축소하도록 책갈피를 설정할 수 있습니다. 최선의 선택은 문서 레이아웃에 따라 다릅니다.
텍스트가 많은 문서의 PDF 탐색의 경우 책갈피를 너비에 맞게 설정하세요. 독자는 읽기 편한 크기의 텍스트가 있는 올바른 페이지에 도달하고 확대/축소를 조정하지 않고도 즉시 읽기를 시작할 수 있습니다. 이미지가 많은 문서나 디자인 포트폴리오의 경우 Fit Page를 사용하면 독자가 전체 구성을 한 번에 볼 수 있습니다. 엔지니어링 도면이나 스프레드시트 페이지와 같이 작고 상세한 콘텐츠가 포함된 문서의 경우 150% 또는 200%의 고정 확대/축소를 통해 독자가 필요한 상세 보기를 직접 볼 수 있습니다. 대상 동작을 설정하는 데 몇 초만 투자하면 모든 독자가 책갈피를 클릭한 후 확대/축소하거나 스크롤할 필요가 없습니다.
모든 북마크를 추가하고 정리한 후 전체 구조를 테스트합니다. 모든 북마크를 클릭하고 올바른 페이지로 이동하는지 확인하세요. 상위 북마크를 확장 및 축소하여 계층 구조가 논리적인지 확인하세요. 다른 뷰어에서 PDF를 열어 책갈피가 응용 프로그램 전체에 올바르게 표시되는지 확인하세요. Acrobat에서는 작동하지만 Mac의 미리 보기나 모바일 PDF 리더에서는 작동하지 않는 책갈피의 대상을 조정해야 합니다. 테스트에 소요되는 몇 분의 시간은 독자가 "재정 요약"이라고 표시된 북마크를 클릭하는 데 따른 좌절감을 방지합니다. 그리고 표지에 착륙합니다.