Excel 통합 문서에는 12개의 워크시트가 포함되어 있습니다. 각 워크시트에는 원시 데이터 테이블과 데이터를 시각적으로 요약하는 하나 또는 두 개의 차트가 있습니다. 스프레드시트에는 속하지만 프레젠테이션에는 속하지 않는 기본 데이터, 다른 워크시트, 눈금선 및 행 번호 없이 차트를 깨끗한 PDF로 관리자에게 보내야 합니다. 차트만 내보내면 관리자가 관련 없는 데이터를 스크롤할 필요가 없으며 가장 명확한 형식으로 정보를 제공할 수 있습니다.
Excel을 차트 전용 출력과 함께 PDF로 내보내는 기능이 Excel에 내장되어 있지만 컨트롤은 놓치기 쉬운 여러 설정에 분산되어 있습니다. 올바르게 구성되면 프로세스는 각 페이지가 차트이고 형식이 명확하며 공유할 수 있는 여러 페이지로 구성된 PDF를 생성합니다.
차트 전용 PDF 내보내기를 위한 차트 선택
첫 번째 단계는 내보내려는 차트를 분리하는 것입니다. Excel에서는 해당 시트의 모든 차트와 모든 데이터 셀을 포함하여 전체 워크시트를 PDF로 내보낼 수 있습니다. 차트만 내보내려면 데이터 셀이 없는 단일 차트가 포함된 특수 워크시트 탭인 전용 차트 시트로 차트를 이동하거나 내보내기 전에 차트 개체만 선택할 수 있습니다.
차트를 차트 시트로 이동하는 것이 반복 내보내기에 대한 더 깔끔한 접근 방식입니다. 차트를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 차트 이동을 선택합니다. 새 시트를 선택하고 시트에 판매 차트 또는 수익 추세와 같은 설명이 포함된 이름을 지정합니다. 각 차트에 대해 반복합니다. 모든 차트가 전용 차트 시트에 있는 경우 해당 시트 탭을 그룹 선택하고 내보냅니다. 결과 PDF에는 차트 시트당 한 페이지가 포함되며 각 차트가 페이지를 채웁니다.
통합 문서를 다시 정렬하지 않으려는 임시 내보내기의 경우 Ctrl을 누른 채 각 차트를 클릭하여 워크시트의 모든 차트를 선택합니다. 차트를 선택한 상태에서 내보내기 또는 다른 이름으로 저장 기능을 사용하고 PDF를 선택하세요. Excel에서는 전체 통합 문서, 활성 시트 또는 선택 항목 내보내기 중에서 선택하라는 메시지를 표시합니다. 선택을 선택합니다. 선택한 차트만 내보냅니다.
클린 차트 출력을 위한 내보내기 설정 구성
내보내기 전에 각 차트 시트 또는 선택한 차트가 포함된 워크시트의 페이지 설정을 확인하세요. 차트 가로 세로 비율과 일치하도록 페이지 방향을 설정합니다. 넓은 차트는 가로 방향에서 이점을 얻습니다. 키가 큰 차트는 세로 방향의 이점을 얻습니다. 페이지 레이아웃 탭에서 여백을 좁음으로 설정하여 페이지의 차트 크기를 최대화합니다.
인쇄된 페이지에 나타나는 불필요한 요소를 제거합니다. 페이지 레이아웃 탭에서 눈금선과 제목을 인쇄하는 옵션을 선택 취소합니다. 이러한 설정은 인쇄 및 PDF 출력에 영향을 줍니다. 빈 셀 주위의 눈금선과 셀 위치를 식별하는 행 번호 및 열 문자는 스프레드시트에서는 유용하지만 차트 PDF에서는 혼란스럽습니다.
다른 문서에 삽입될 PDF 차트의 경우 차트 시트 배경을 흰색으로 설정하고 내보내기 전에 뷰에서 워크시트 탭, 수식 표시줄 또는 상태 표시줄을 제거하세요. 내보낸 PDF 페이지에는 스프레드시트 인터페이스 요소가 표시되지 않고 흰색 배경에 차트만 포함되어야 합니다. 이렇게 하면 PDF를 공유하거나 포함할 때 가장 깔끔한 결과가 생성됩니다.
서로 다른 워크시트에 걸쳐 여러 차트 처리
차트가 여러 워크시트에 분산되어 있는 경우 위에서 설명한 차트 시트 접근 방식은 내보낼 차트를 수집하는 가장 안정적인 방법입니다. 각 차트를 자체 차트 시트로 이동한 다음 각 차트를 Ctrl 키를 누른 채 클릭하여 차트 시트 탭을 그룹화합니다. 차트 시트를 그룹화한 상태에서 PDF로 내보냅니다. 결과 파일에는 통합 문서에 차트 시트가 나타나는 순서대로 차트당 한 페이지가 포함됩니다.
차트를 이동하는 것이 실용적이지 않은 경우 차트 컬렉션 페이지 역할을 하는 새 워크시트를 만듭니다. 각 차트를 복사하여 컬렉션 페이지에 링크된 그림으로 붙여넣으세요. 연결된 그림을 세로로 배열하세요. 컬렉션 페이지를 단일 PDF 페이지로 내보냅니다. 제한 사항은 모든 차트가 한 페이지에 표시된다는 것입니다. 이로 인해 차트가 많으면 차트가 너무 작아질 수 있습니다.
WukongPDF는 생성 후 내보낸 PDF 내보내기 파일을 처리하여 다중 차트 페이지를 개별 페이지로 분할하거나 각 차트를 잘라 과도한 공백을 제거할 수 있습니다. 브라우저 기반 도구를 사용하면 Excel로 돌아가서 다시 내보내지 않고도 출력을 조정할 수 있습니다.
데이터를 포함해야 하는 경우 및 차트만 내보내는 경우
차트 전용 PDF는 프리젠테이션 및 커뮤니케이션에 적합합니다. 분기별 결과를 검토하는 관리자는 5,000개의 데이터 포인트가 아닌 추세선을 보아야 합니다. 제안서를 검토하는 고객은 기본 가정 스프레드시트가 아닌 예상 성장 차트를 확인해야 합니다. 공유 문서에서 데이터를 제거하면 차트의 목적인 시각적 요약에 주의가 집중됩니다.
차트와 데이터가 포함된 PDF는 확인 및 감사에 적합합니다. 숫자를 확인하는 분석가는 차트와 차트를 생성한 데이터를 모두 확인해야 합니다. 제출물을 검토하는 규제 기관은 차트가 원본 데이터를 정확하게 나타내는지 확인해야 합니다. 이러한 경우 데이터 테이블과 차트가 모두 포함된 워크시트를 내보내고 레이블이 명확하게 지정되어 둘 사이의 관계가 명확해집니다.
일반 차트 PDF 내보내기 자동화
반복 일정에 따라 동일한 차트 세트를 내보내는 경우 프로세스를 자동화하세요. Excel은 한 번의 클릭으로 특정 차트 시트를 선택하고, 페이지 설정을 구성하고, PDF로 내보낼 수 있는 VBA 매크로를 지원합니다. 내보내기 단계의 매크로를 한 번 기록한 다음 이후의 각 내보내기에 대해 매크로를 실행하세요. 각 보고 주기마다 시간이 절약됩니다.
차트를 PDF로 내보낼 때 화면에 나타나는 차트 서식은 PDF에 나타나는 것과 정확히 같습니다. 내보내기 전에 각 차트를 100% 확대/축소하여 검토하고 잘린 축 레이블, 겹치는 데이터 레이블 또는 차트 영역을 벗어나 확장되는 범례 항목이 있는지 확인하세요. 이러한 형식 문제는 스프레드시트 보기에서는 놓치기 쉽지만 PDF 출력에서는 분명하게 드러납니다.
Excel 차트 템플릿은 PDF를 내보내기 전에 여러 차트의 모양을 표준화할 수 있습니다. 원하는 색상, 글꼴, 레이아웃으로 차트 템플릿을 만드세요. 내보내기 전에 각 차트에 템플릿을 적용하세요. 결과 PDF는 모든 차트에서 일관된 시각적 스타일을 가지므로 표준화 없이 내보낸 다양한 서식이 있는 차트보다 더 전문적으로 보입니다.
다른 문서에 삽입할 차트의 경우 각 차트를 개별 PDF 파일로 내보낸 다음 PDF를 대상 문서에 삽입하는 것이 좋습니다. Word 또는 PowerPoint에 삽입된 PDF 차트는 벡터 품질을 유지하고 어떤 크기로도 깔끔하게 확장됩니다. 이 접근 방식을 사용하면 Office 응용 프로그램 간에 직접 차트를 복사하여 붙여넣는 것보다 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다.
내보낸 PDF의 페이지 크기는 차트 시트 또는 워크시트 페이지 설정에 따라 결정됩니다. PDF 페이지에서 차트가 너무 작게 나타나면 페이지 여백을 최소값으로 늘리고 차트가 인쇄 가능한 영역을 채우도록 설정하세요. 차트 시트의 경우 페이지를 채우도록 차트 크기가 자동으로 조정됩니다. 일반 워크시트에 포함된 차트의 경우 내보내기 전에 차트 크기를 수동으로 조정해야 할 수도 있습니다.
변화하는 데이터 소스에서 업데이트되는 동적 차트는 현재 상태의 정적 이미지로 내보냅니다. PDF는 내보내기 시 존재하는 데이터의 스냅샷을 캡처합니다. 내일 소스 데이터가 변경되면 PDF 차트는 내보내기 상태로 고정된 상태로 유지됩니다. 정기적으로 업데이트되는 보고서의 경우 내보내기 프로세스는 보고 워크플로의 마지막 단계여야 하며 모든 데이터가 확인되고 완료된 후에만 수행되어야 합니다.
Excel에서 내보낸 액세스 가능한 PDF에는 각 차트에 대한 대체 텍스트가 포함되어야 합니다. Excel에서는 대체 텍스트 섹션 아래의 차트 영역 서식 대화 상자를 통해 차트에 대체 텍스트를 추가할 수 있습니다. 차트의 목적과 차트가 보여주는 주요 추세 또는 비교를 설명하세요. 화면 판독기는 PDF의 차트를 발견하면 이 대체 텍스트를 알려 주므로 차트를 볼 수 없는 사용자가 차트 콘텐츠에 액세스할 수 있습니다.
Microsoft 365용 Excel에는 파일, 내보내기, PDF 만들기 아래에 기본 PDF로 저장 옵션보다 출력을 더 효과적으로 제어할 수 있는 내보내기 기능이 포함되어 있습니다. 내보내기 기능을 사용하면 포함할 통합 문서 부분을 지정하고, 시트당 페이지 방향을 설정하고, 최종 PDF 출력에 문서 속성 및 접근성 태그를 포함할지 여부를 선택할 수 있습니다.
자주 업데이트하고 다시 내보내야 하는 차트의 경우 PDF 내보내기를 매크로 또는 Power Automate 흐름에 연결하는 것이 좋습니다. 내보내기를 자동화하면 보고 주기 전반에 걸쳐 일관성이 보장되고 잘못된 시트 포함, 내보내기 전에 차트 업데이트 잊어버리기, 일관되지 않은 페이지 설정 설정 적용과 같은 수동 내보내기 오류의 위험이 제거됩니다.
조건부 서식이나 셀 값을 기반으로 한 동적 색상 눈금을 사용하는 차트는 Excel에서와 PDF에서 다르게 나타날 수 있습니다. PDF는 현재 조건부 서식 상태를 포함하여 내보내는 순간의 차트 모양을 캡처합니다. 기본 데이터가 변경되고 조건부 서식이 조정되면 PDF 차트를 다시 내보내지 않는 한 해당 조정 내용이 반영되지 않습니다.
잘 구성된 차트 PDF 내보내기 프로세스는 수 시간의 수동 차트 추출을 반복 가능한 워크플로우로 전환하여 사람의 실수 위험 없이 보고 주기마다 일관되고 전문적인 출력을 생성합니다.
| 수출 접근 방식 | 출력 | 에 가장 적합 | 제한 |
|---|---|---|---|
| 차트를 차트 시트로 이동 | PDF 페이지당 차트 1개 | 반복적인 수출; 가장 깨끗한 출력 | 통합 문서 수정 필요 |
| 차트 선택 + 선택 항목 내보내기 | 선택한 차트만 | 일회성 내보내기 | 차트는 같은 시트에 있어야 합니다. |
| 차트 수집 페이지 | 한 페이지에 모든 차트 | 빠른 개요 | 차트가 너무 작을 수 있습니다. |
| VBA 매크로 자동화 | 일관된 다중 페이지 PDF | 예약된 반복 내보내기 | 매크로 설정이 필요합니다 |