PDF は、実行可能ファイルほど頻繁には電子メール クライアントによってブロックされませんが、ブロックされることはあります。ブロックされた場合、通常、エラー メッセージの理由はあまり明確ではありません。原因は 2 つのカテゴリに分類されます。ファイルが本当に疑わしいか、サーバーまたはクライアントが通常のファイルを検出する異常なセキュリティ ポリシーを持っているかです。それぞれに異なる修正があります。
添付ファイルのサイズ制限
PDF 添付ファイル付きの電子メールが配信できない最も一般的な理由は、セキュリティではなく、サイズです。 Gmail では、添付ファイルは 25MB に制限されています。多くの企業電子メール サーバーは、10 MB またはそれ以下の制限を設定しています。メールが返送されたり、添付ファイルが削除されたりすると、エラー メッセージに「添付ファイルがブロックされました」と表示されることがあります。たとえ実際の問題がファイルサイズだったとしても。
セキュリティ上の問題を想定する前に、ファイル サイズを確認してください。 10MB を超える場合は、最初のステップとして圧縮が行われます。 WukongPDF の PDF Compression ツールは、通常、目に見える品質の低下なしにファイル サイズを 50 ～ 80% 削減します。 25MB PDF を 4MB に圧縮すると、ほぼすべての電子メール サーバーのサイズ制限をクリアできます。
PDF には、埋め込み実行可能ファイルまたは JavaScript が含まれています
技術的には、PDF には埋め込み JavaScript、実行可能な添付ファイル、その他のアクティブ コンテンツを含めることができます。これらの機能は、一部の状況 (インタラクティブ フォーム、埋め込みコンテンツ配信) では正当ですが、フィッシング攻撃やマルウェアの配布にも使用されます。企業の電子メール セキュリティ システムとスパム フィルターは、PDF 添付ファイルをスキャンしてこれらの要素を探し、それらを含むファイルをブロックします。
PDF が複雑なデザイン ツールから作成された場合、Web アプリケーションからエクスポートされた場合、またはインタラクティブな機能が含まれている場合は、ファイルが正規であっても、セキュリティ フィルターをトリガーする JavaScript が含まれている可能性があります。圧縮ツールや最適化ツールを使用して PDF を実行すると、これらのアクティブなコンテンツ要素の多くが取り除かれ、多くの場合、セキュリティ スキャンに合格するクリーンなファイルが生成されます。
企業の電子メール セキュリティ ポリシー
一部の企業メール環境では、すべての添付ファイルをスキャンし、マルウェアだけでなく、特定のソースからのファイル、特定のサイズを超えるファイル、特定のメタデータを持つファイル、承認リストにないドメインから送信されたファイルなど、特定のパターンに一致するものをすべて隔離する電子メール セキュリティ プラットフォームを使用しています。これらのポリシーは組織によって大きく異なります。
受信者から、PDF はブロックされたが、他の添付ファイルは通過したと言われた場合は、そのポリシーが何であるかを IT 部門に問い合わせてください。場合によっては、電子メール ドメインをホワイトリストに登録するだけで解決できる場合もあります。また、受信者がセキュリティ プラットフォームの検疫レビュー インターフェイスを通じてファイルにアクセスできる場合もあります。
パスワードで保護されたPDFとセキュリティ スキャナ
皮肉なことに、PDF をパスワードで保護すると、一部の電子メール セキュリティ システムによってブロックされる可能性があります。スキャナーは暗号化されたコンテンツを開いて検査することができないため、ファイルを潜在的に疑わしいものとして扱い、隔離します。一部の企業セキュリティ ポリシーでは、この理由から暗号化された添付ファイルを明示的にブロックしています。
パスワードで保護された PDF がブロックされている場合は、代わりにクラウド ストレージ リンク (Google Drive、Dropbox、または OneDrive) を通じて共有し、そのリンクを電子メールで送信してください。リンク自体は添付ファイルではないため、添付ファイルのスキャンはバイパスされます。別のチャネルを通じてパスワードを共有します。
電子メールがファイルをブロックし続ける場合の回避策
特定の受信者または組織への電子メール添付ファイルの配信が常に失敗する場合、ファイル共有リンクが最も信頼できる代替手段となります。 Google Drive または Dropbox にアップロードし、リンクを共有します。受信者はクラウド サービスから直接ダウンロードします。電子メールはリンクの手段に過ぎず、ファイル自体ではありません。
ブロックされた PDF が同じ組織に大量に送信される場合、IT チームと直接会話して、その特定のポリシーを理解することは時間の価値があります。ドメインのホワイトリスト エントリ、または特定のファイル パターンの例外を使用すると、毎回回避策を必要とするのではなく、問題を永続的に解決できます。