ほとんどの人は、あまり深く考えずに PDF と Word を同じ意味で使用しています。これは、相手のマシン上でまったく異なる書式で開かれる Word 文書を誰かに送信するか、編集する必要がある PDF をクライアントに渡して、実際に変更できる内容を求めて戻ってくるまでは、問題なく機能します。どの形式をいつ使用するかを知ることで、驚くほどやり取りが省けます。ここでは実際的な内訳を説明します。
各形式の実際の目的
Word (.docx) は実用的な形式です。コンテンツの作成と編集のために設計されています。レイアウトは流動的で、入力するとテキストがリフローされ、ファイルは変更されることが予想されます。作成中の文書です。
PDF は出版形式です。完成したコンテンツを共有するために設計されています。レイアウトはロックされており、どのデバイスでも同じように見え、編集することは想定されていません。出来上がった書類です。この違いを理解すると、ほとんどの形式の決定が簡単になります。
文書を編集する必要がある場合は Word を使用する
複数のチーム メンバーからの入力が必要なレポート、交渉中の契約、発行前に修正される提案書など、文書が人々の間で行き来する場合には、Word が適切な形式です。 Word は共同編集用に構築されているため、変更履歴、コメント、バージョン履歴、および共同編集ツールはすべて存在します。
Word は次の場合にも意味を持ちます。
- 受信者はセクションに記入するか、独自のコンテンツを追加する必要があります
- 他の人がカスタマイズするテンプレートを共有しています
- この文書は他の何かの出発点として使用されます
Word の主なリスクは、書式の不一致です。受信者が異なるバージョンの Word、インストールされているフォント、またはデフォルト設定が異なる場合、受信者側では文書の見た目が著しく異なる場合があります。全員が同じシステムを使用している内部文書の場合、これが問題になることはほとんどありません。クライアントや外部の連絡先に送られるものについては、検討する価値があります。
ドキュメントが完成したら PDF を使用する
請求書、署名済みの契約書、レポート、提案書、ポートフォリオ、証明書などの文書が完成し、共有する準備ができたら、送信する前に Word から PDF に変換するのが、ほとんどの場合正しい行動です。 PDF は、受信者がどのようなソフトウェアを使用しているかに関係なく、どのデバイスでも、どの国でも、文書がデザインどおりに表示されることを保証します。
次のような場合にも PDF は適切な選択です。
- 受信者にコンテンツを編集させたくない
- ドキュメントは印刷されるので、レイアウトは正確である必要があります
- PDF 形式を必要とするポータルまたはシステムに送信している
- 文書には署名、承認スタンプが含まれているか、記録としてアーカイブされています
最もよくある間違い: PDF のつもりで Word を送信してしまう
プロフェッショナルな環境で最も頻繁に起こるフォーマット エラーは、完成した作品を共有する目的で Word 文書を送信することです。 Word ファイルは、「これは下書きです。自由に編集してください」という信号を送信します。それがあなたの意味ではない場合でも。提案を .docx ファイルとして受け取ったクライアントは、その提案を開いて、誤って何かを変更し、それに気付かない可能性があります。さらに悪いことに、変更されたバージョンを他の人に転送してしまう可能性があります。
解決策は簡単です。Word で文書を完成させ、送信する前に PDF に変換します。 WukongPDF は、www.wukongpdf.com で Word を数秒で PDF に変換します。ファイルをドラッグして PDF をダウンロードし、代わりに送信します。
別の道を歩む必要があるとき
PDF を受信して編集する必要がある場合があります。ソース ファイルがなくなっていたり、送信者には PDF バージョンしかなかったり、コンテンツを再利用する必要がある場合があります。このような場合、PDF を Word に変換し直すのが現実的な解決策です。特にデザイン重視のドキュメントの場合、変換は常に完璧であるとは限りませんが、レポートや契約書などの標準的なテキストベースのファイルの場合は、通常、十分にクリーンな状態で作業できます。
短いバージョン: Word は編集用、PDF は共有用です。 Word ファイルを作業文書として保持し、完了したら PDF にエクスポートします。この 1 つの習慣により、フォーマット関連の問題のほとんどが発生する前に解決されます。