プレゼンテーションが終わりました。スライドの見栄えは良く、コンテンツは充実しています。次に、それを共有する必要があります。オリジナルの PowerPoint ファイルを送信することも選択肢の 1 つですが、通常は最初にそれを PDF に変換する方が賢明です。ここではその 5 つの理由と、.pptx として保存すべき 1 つの状況を説明します。
1。どのデバイスでも同じように見える
PowerPoint プレゼンテーションは、デバイスやソフトウェアのバージョン間で一貫性がないことで知られています。自分のラップトップでは完璧に見えるスライドでも、他の人のマシンで開くと、特に古いバージョンの PowerPoint、Google Slides、または Keynote を使用している場合、レイアウトが壊れていたり、フォントが欠落していたり、テキスト ボックスがずれていたりすることがあります。
PDF に変換すると、レイアウトが設計どおりにロックされます。すべてのフォント、すべての間隔の選択、すべての画像の配置は、受信者が使用しているデバイスやオペレーティング システムに関係なく、配置した場所に残ります。エクスポート時に表示される内容は、ユーザーがそれを開いたときに表示される内容と同じです。
2.スピーカーノートと非表示のスライドを削除します
PowerPoint ファイルには、スライド自体に表示されている情報よりも多くの情報が含まれています。講演者のメモ (多くの場合、講演要点、リマインダー、または聴衆向けではない文脈が含まれています) がファイルに埋め込まれています。非表示のスライド、下書きコンテンツ、改訂履歴も存在する可能性があります。
PDF に変換し、スライドのみをエクスポートすることを選択した場合、そのようなことは行われません。受信者はスライドの内容のみを含むクリーンな文書を受け取ります。非公開にするはずだったメモが誤って公開されることはありません。このことは、共有ファイルに何か恥ずかしいことが表面化するまで、ほとんどの人が思っている以上に重要です。
3.共有とアーカイブが簡単になります
PDF ファイルは、特定のソフトウェアを必要とせずに普遍的に読み取ることができます。すべてのオペレーティング システムには、PDF ビューアが組み込まれています。携帯電話、タブレット、ラップトップはすべてネイティブに PDF を開きます。対照的に、.pptx ファイルには PowerPoint または互換アプリケーションが必要です。ほとんどの人はそれを開くことができるものを持っていますが、そのエクスペリエンスは必ずしもクリーンなものではありません。
アーカイブの目的では、PDF もより安定した形式です。 2010 年に PDF として保存されたプレゼンテーションは、現在も同じように開きます。同じ時代の PowerPoint ファイルには、現在のソフトウェアとの互換性の問題が生じることがよくあります。プレゼンテーション (理事会資料、会議での講演、クライアントの提案など) を記録する場合、PPT から PDF が長期保存に適した形式です。
4.意図しない編集を防止
.pptx ファイルを送信するということは、受信者がそのファイルを開いて変更を加え、場合によっては変更されたバージョンを転送できることを意味します。内部作業ファイルの場合は問題ありません。それがこのフォーマットの目的です。しかし、クライアントの提案、完成したレポートデッキ、または完成した作品として配布するプレゼンテーションの場合は、おそらく誰にも内容を変更されることを望まないでしょう。
PDF はデフォルトでは読み取り専用です。受信者は、スライドを表示、印刷、共有することができますが、スライドの内容を誤って、または意図的に変更することはできません。あなたの作品は意図したとおりにそのまま残ります。
5.通常、ファイル サイズは小さくなります
PowerPoint ファイルには、アニメーション設定、スライド遷移の詳細、埋め込みフォント、編集履歴など、編集のみに関連する大量のデータが保存されます。プレゼンテーションが終了すると、これらのほとんどは意味がありません。 PDF エクスポートでは、編集のオーバーヘッドが取り除かれ、通常はより小さく、より高速に共有できるファイルが生成されます。
画像を多く含むプレゼンテーションの場合、サイズの違いが大きくなる可能性があります。結果の PDF が電子メールにはまだ大きすぎる場合は、PDF 圧縮ツールを使用して実行すると、スライド コンテンツの品質が目に見えて低下することなく、さらに圧縮されます。
PowerPoint として保存すべき 1 つのケース
他の人 (同じ講演をする同僚、中断したところから再開するチームメイトなど) がスライドをプレゼンテーションする必要がある場合は、.pptx を送信します。発表者モードになり、スライドを進め、場合によっては直前に変更を加える必要があります。 PDF はそのいずれもサポートしていません。
それ以外のすべてのこと (クライアントとの共有、プレゼンテーション後のフォローアップ資料の配布、アーカイブ、またはスライドを読むだけで必要な人への送信) については、まず変換します。 www.wukongpdf.com にある WukongPDF の PPT から PDF ツールは数秒で変換を処理します。PowerPoint のインストールは必要ありません。