法律事務所は文書に基づいて活動しており、それらの文書のほとんどは PDF です。裁判所への提出書類、契約書、証拠開示資料、通信書、顧客との契約書、法的調査 - ほぼすべてが PDF として到着、回覧、ファイルされます。 PDF ワークフローを正しく行うことは、請求効率、コンプライアンス、およびクライアント サービスの品質に直接影響します。
裁判所への提出要件
裁判所への提出には、管轄区域および裁判所制度によって異なる特定の技術要件があります。米国の連邦裁判所は CM/ECF を使用しており、テキスト検索可能な PDF、特定のファイル サイズ制限 (通常は文書あたり 35 MB)、フォントとマージンの要件が義務付けられています。州裁判所は大きく異なります。PDF を受け入れるところもあれば、特定の形式を要求するところもあります。電子的に提出する前に、必ず裁判所の現行命令と現地の規則を確認してください。
最も一般的なファイリングの間違いは、スキャンした PDF を OCR なしで送信することです。裁判所では、書記官や裁判官が特定のテキストを検索して参照できるように、テキスト検索可能な文書の必要性が高まっています。ファイリングする前に、スキャンしたすべてのドキュメントを OCR PDF で実行します。 OCR 後、送信する前にテキストが選択可能であることをテストします。
制作およびファイリング前の編集
適切な編集は、法律実務における PDF タスクの中で最も重要であり、最も誤って処理されているタスクの 1 つです。裁判所は、保護されているはずの情報を相手方弁護士に閲覧させるような不完全な編集が含まれた文書を作成したとして弁護士を制裁した。 PDF エディターでコンテンツ上に配置された黒いハイライトまたはテキスト ボックスは、実際の編集ではなく、表面的なものです。基礎となるテキストはファイル内に残り、コピーできます。
真の編集では、ファイルからコンテンツが永久に削除されます。編集を適用した後、それを確認します。編集された領域を選択してコピーを試みます。何も貼り付けられない場合、編集は本物です。一か八かの制作の場合は、文書を公開する前に、2 人目に各編集をテストしてもらいます。検証にかかる時間コストは、編集が失敗した場合の結果と比較して最小限で済みます。
契約のレビューと値上げ
PDF 注釈ツールを使用すると、契約レビューを効率的に行うことができます。議論のための条項を強調表示し、分析付きの付箋コメントを追加し、取り消し線を使用して削除する条項にマークを付け、テキスト注釈を使用して置換文言を提案します。注釈が充実したPDFにより、監督弁護士は、個別のメモを作成しなくても、提案された各変更の明確なコンテキストが得られます。
実質的に交渉され、書き換えられる契約の場合、PDF マークアップよりも Word で変更履歴を使用する方が適切です。相手方の弁護士は変更を受け入れるか拒否する必要があり、そのプロセスは編集可能な形式でより適切に機能します。文書の最終署名の準備ができた場合にのみ、PDF に変換します。活発な交渉中は、Word に保存してください。
Discovery の通し番号付け
ベイツ番号付け (文書作成物のすべてのページに適用される連続したページ識別子) は、訴訟における標準要件です。各ページには一意の識別子 (ABC00001、ABC00002 など) が付けられ、証言録取、申し立て、裁判中に特定の文書を正確に参照できるようになります。
Adobe Acrobat Pro には、「ツール」→「編集 PDF」→「ヘッダーと」にベイツ番号付けツールが組み込まれています。フッター→通し番号を追加します。 Relativity、Summation、iManage などの専用の法的文書管理ソフトウェアも、制作ワークフローの一部として通し番号付けを処理します。専用の訴訟ソフトウェアを使用せずに処理される小規模な作品の場合は、Acrobat のツールで十分です。
クライアント ドキュメント セキュリティ
法律事務所の顧客の機密情報を含む PDF には、適切なセキュリティ対策が必要です。 PDF セキュリティ 機能 - 外部に送信された文書のパスワードを開く、最終的な契約書に対する編集制限、物理コピーを作成すべきではない機密文書の印刷制限 - により、保護層が追加されます。クライアント文書を電子メールで送信する場合は、機密性の高いものについては暗号化されていない添付ファイルではなく、暗号化された電子メールまたは安全なポータルを使用する必要があります。
クライアントのファイル保持は、管轄区域によって異なる専門的責任規則に従います。通常、問題が解決してから最低 5 ～ 7 年間です。一貫した名前とメタデータを使用して文書管理システムに保存された PDF は、保存要件を満たしながら、クライアント ファイルを必要な期間にわたって検索およびアクセスできる状態に保ちます。