誰が PDF を開いたのか、いつ、どこから、どのくらいの期間開いたかを追跡することは可能ですが、それには特定のアプローチが必要です。誰かのダウンロード フォルダーにある標準の PDF ファイルは追跡されません。追跡機能は PDF ファイル自体ではなく、その配信方法にあります。
標準の PDF が追跡できない理由
PDF はファイルです。誰かがそれをローカルで開いても、どこにも何も送信されません。ファイルはビューアで開き、ビューアはローカル データからファイルをレンダリングし、ネットワーク通信を行わずに受信者のデバイス上でプロセス全体が実行されます。信号は送信されず、アクセスを記録するサーバーも追跡するものもありません。
例外は、ネットワーク リクエストを行う JavaScript が埋め込まれた PDF ですが、最新の PDF ビューア (およびすべてのモバイル ビューア) のほとんどは、PDF セキュリティ の理由から JavaScript の実行を無効にします。 JavaScript が有効になっている場合でも、受信者はネットワーク リクエストをブロックする可能性があり、このアプローチは脆弱でプライバシーを侵害します。
効果的なアプローチ: ファイルではなくリンクを追跡
PDF のオープンを追跡する信頼性の高い方法は、ファイルを直接共有するのではなく、ドキュメントをホストしてリンクを共有することです。受信者がリンクをクリックすると、サーバーを通じて PDF にアクセスすることになり、アクセスが記録されます。誰が、いつ、どの場所からクリックし、その文書をどのくらい閲覧したかがわかります。
これが機能するのは、アクセスが受信者のデバイスに保存されているファイルではなく、ユーザーが制御する URL を経由するためです。リンクがクリックされるたびに、サーバーはログに記録できるリクエストを受信します。受信者がファイルをダウンロードし、その後ローカルで開いた場合、そのアクセスは追跡されませんが、最初のリンクのクリックと表示セッションは追跡されます。
文書追跡プラットフォーム
いくつかのプラットフォームは、追跡されたドキュメント共有のために特別に設計されています。
- DocSend: PDF をアップロードし、DocSend リンクを共有します。受信者は、DocSend のビューアを介してブラウザでドキュメントを表示します。開いた時間、閲覧したページ、ページあたりの時間、デバイスの種類が表示されます。営業提案書や投資家向け資料に広く使用されています。
- Attach.io: DocSend と同様に、ページごとの分析と、受信者がドキュメントにアクセスするための電子メールを提供した場合の閲覧者識別機能を備えています。
- Notion または Google ドライブと分析機能: Google ドライブのリンクを共有すると、(Google にサインインしている場合) 誰がいつファイルを閲覧したかを示す基本的なアクセス ログが提供されます。
- 分析機能を備えた URL 短縮機能: Bitly または同様のサービスで直接 PDF リンクをラップすると、クリック数、タイムスタンプ、地理データが得られます。専用のドキュメント プラットフォームよりもシンプルですが、詳細はそれほど詳しくありません。
PDF添付ファイルのメール追跡
電子メール追跡ツール (HubSpot、Mailtrack、Yesware) は、電子メールがいつ開かれたかを知ることができますが、PDF 添付ファイルがいつ開かれたかは特定できません。電子メール開封追跡は通常、添付ファイルではなく電子メール本文の追跡ピクセルを通じて機能します。電子メールが開封されたことがわかれば、受信者が電子メールを受信したことがわかります。ユーザーが添付ファイルを開いたかどうかはわかりません。
添付ファイル固有の追跡の場合は、上記のいずれかのプラットフォームを使用して、添付ファイルをホストされたドキュメントへのリンクに置き換えます。電子メールには、リンク経由でドキュメントにアクセスできるというメモを含めてください。ほとんどの受信者は、特に営業やビジネスの文脈では、これをすぐに受け入れます。
Adobe Acrobat のドキュメント分析
Adobe Acrobat Sign と Adobe Document Cloud は、プラットフォームを通じて共有されるドキュメントを追跡します。 Acrobat Sign 経由で署名用の文書を送信すると、文書が開かれて署名されたときに通知を受け取ります。 Document Cloud を通じて共有される署名のないドキュメントの場合、アクセス追跡は上位のサブスクリプション層で利用できます。
これは、Adobe エコシステムにすでに参加している組織向けのオプションです。追跡は、別のプラットフォームを必要とするのではなく、共有ワークフローと統合されています。
プライバシーと開示に関する考慮事項
文書追跡では、受信者の行動に関する情報が収集されます。多くの法域、特にヨーロッパの GDPR の下では、行動データの収集には開示が必要であり、場合によっては明示的な同意が必要です。 DocSend などのプラットフォームでは、通常、受信者がドキュメントを表示すると、ドキュメントが追跡されていることを示す通知が表示されます。 B2B のコンテキストでは、これが一般的に受け入れられています。消費者向け文書の場合、開示に関する法的要件はより厳しくなります。追跡は慎重に使用してください。追跡は販売および事業開発の状況では正当なツールですが、個人または消費者の状況で開示せずに適用すると、法的および倫理的な問題が生じます。