30 ページのレポート、5 ページの付録、2 ページのカバーレターの 3 つの PDF があります。各ファイルのすべてのページは必要ありません。レポートの 3 ページから 7 ページ、付録の最後のページを除くすべてのページ、およびカバーレターの 1 ページのみを、その順序どおりに 1 つのきれいな文書に結合する必要があります。これは単純なマージではありません。選択的な組み立て作業です。
さまざまな PDF から特定のページを選択し、そこから新しいドキュメントを作成することは、提案書、法的申請、助成金申請書、またはプロジェクト文書を作成する人にとって一般的なタスクです。このプロセスには 2 つのステップが必要です。各ソース ファイルから目的のページを抽出し、抽出したページを最終ドキュメントに結合します。どちらの手順も、適切なツールを使用すれば簡単です。
ステップ 1: 各ソース ファイルから必要なページを抽出する
ページ抽出ツールで最初のソース PDF を開きます。 WukongPDF の Merge PDF インターフェイスを使用すると、ファイルをアップロードし、結合されたドキュメントに追加する前に保持するページを選択できます。レポートの場合、3 ページから 7 ページを指定します。範囲は「3-7」と入力できます。または、ページのサムネイルをクリックして視覚的に選択します。 PDF の内部ページ番号が印刷されたページ番号と一致しない場合は、視覚的な方法の方が信頼性が高くなります。どのページを選択しているのかが正確にわかります。
付録の場合は、最後のページを除くすべてのページを選択します。これは範囲の除外です。 1 ページから N から 1 を引いたページまでを選択します。N は合計ページ数です。ほとんどの抽出ツールでは、ページ選択パネルの上部に合計ページ数が表示されるため、入力する範囲がわかります。カバーレターの場合は、1 ページ目のみを選択します。
各ソース ファイルからページを選択した後、選択内容を一時 PDF として保存します。 「report_p3-7.pdf」のように明確な名前を付けます。 「appendix_all_but_last.pdf」 「cover_p1.pdf」一時ファイル名をクリアすると、間違ったファイルをマージしたり、間違った順序でマージしたりするミスを防ぐことができます。
ステップ 2: 抽出されたページを最終ドキュメントに結合する
一時ファイルを用意したら、正しい順序でマージします。マージ ツールは複数のファイルを受け入れ、結合する前にファイルを順番に並べることができます。最初に表紙、2 番目にレポート ページ、3 番目に付録ページを配置します。ページを移動する必要がある場合は、差し込みプレビュー内で個々のページをドラッグして順序を微調整することもできます。
時間を節約する別の方法は、中間の抽出ステップを完全にスキップすることです。 WukongPDF などの一部のマージ ツールでは、ソース ファイルをアップロードし、そこから必要なページのみを選択し、次に次のソース ファイルをアップロードしてそこからページを選択し、一時ファイルを作成せずに最終ドキュメントを直接構築できます。この単一ステップのアプローチでは、中間ファイルを保存して再アップロードする必要がないため、処理速度が速くなります。各ソースからページを選択しながら、1 回のセッションで最終ドキュメントを作成します。
組み立てられたドキュメント内のページ番号の処理
複数のソースからページを組み立てた後、元の文書から印刷されたページ番号は一致しなくなります。表紙には番号が記載されていない場合があります。最初のレポート ページには「ページ 3」が表示される場合があります。元々は報告書の3ページ目だったからです。付録のページには、元の番号が表示されます。組み立てられたPDF ページ には、読者を混乱させる混乱した番号付けスキームが含まれています。
修正するには、組み立てられたドキュメントに新しいページ番号を追加します。ページ番号付けツールは、すべてのページに新しい連続番号を追加します。番号を中央下部、または文書スタイルが指定する場所に配置します。新しい番号付けは、組み立てられた文書の最初のページの 1 から始まり、最後のページまでカウントされ、一貫性のない元の番号付けがきれいな論理的なシーケンスに置き換えられます。前の文書から継続する場合など、番号を特定の番号から開始する必要がある場合は、それに応じて開始番号を設定します。
組み立てられたドキュメントの品質チェック
複数のソースからページを組み立てた後、送信する前に結果を検証します。文書全体をスクロールし、ページが正しい順序であることを確認します。除外すべきページを誤って含めていないことを確認してください。ページの遷移を確認します。1 つのソースの終わりが次のソースの始まりに自然に流れていますか、それともぎこちない中断がありますか?ソース ファイルのページ サイズが異なる場合、組み立てられたドキュメントにはさまざまなサイズのページが含まれることになり、スクロール時にそれが目立ち、印刷上の問題が発生する可能性があります。ユースケースで一貫性が重要な場合は、最終保存前にページ サイズを標準化します。
組み立てられた文書を 1 つの PDF として配布する場合は、読者が結合されたコンテンツをナビゲートできるように、目次またはブックマーク構造を追加します。ブックマークには、各セクションのソースを反映できます。「カバー レター」。 「プロジェクト報告書（抜粋）」 「付録」このナビゲーション構造は、文書が編集物であることを認識し、読者が文書の構成を一目で理解できるようにします。
同じ種類のドキュメントを常に同じ順序で組み合わせる月次クライアント レポートなど、繰り返しの組み立てタスクの場合は、組み立てステップをワークフローとして保存します。毎月、どのファイルからどのページを抽出したかに注意してください。チェックリストを作成します。最初はページ範囲を把握するのに 20 分かかります。 2回目は5分かかります。 6 か月目までに、このプロセスは筋肉で記憶され、かつては退屈に思えたPDF Editorのタスクが、電話をかけながら完了できるルーティンになります。
ソース形式が異なる複数の PDF から組み立てられたドキュメントに関する実用的なヒント: 組み立てられた PDF のドキュメント プロパティでフォント リストを確認してください。ソース ファイルで異なるフォントが使用されている場合、組み立てられたドキュメントにはすべてのソースからのすべてのフォントのサブセットが含まれる可能性があり、これによりファイルが肥大化し、テキストのレンダリングに一貫性がなくなる可能性があります。重複したフォント サブセットを結合する PDF 最適化ステップを通じて、組み立てられたドキュメントを実行すると、ファイル サイズが削減され、すべてのページで一貫したフォント レンダリングが保証されます。これは、一方のソースが Arial を使用し、もう一方のソースが Helvetica という、見た目は似ていますが技術的に異なる 2 つのフォントを使用した場合に特に顕著です。組み立てられたドキュメントには最終的に両方が埋め込まれ、不必要なオーバーヘッドが追加されます。
組み立てられた文書をプロフェッショナルに見せるもう 1 つの詳細は、ページ番号が一貫していることを確認することです。ソース ファイルのページに独自のページ番号が印刷されている場合、組み立てられたドキュメントには 3 つの異なる番号付けスキームが順番に表示されます。完成させる前に、組み立てられた文書のすべてのページに統一のページ番号を追加します。同じフォントとサイズを使用して、数字を同じ場所（中央下または右下）に配置します。この 1 つのステップにより、不一致のページの集合がまとまりのあるドキュメントに変換されます。読者は 1 つの連続した番号シーケンスを見て、文書を抜粋のパッチワークではなく、統一された全体として認識します。