90 ページの PDF は、単一のファイルとして電子メールで送信するには大きすぎます。各部分を 30 ページにまとめ、別々の電子メールに添付するのに十分な大きさにし、各受信者がダウンロードして確認しやすいように、3 つの等しい部分に分割する必要があります。固定ページ数で分割するのは簡単ですが、実際に必要なのは均等な部分であり、90 ページが受信者の数で必ずしも均等に分割されるわけではありません。
PDF を均等な部分に分割することは、大きなドキュメントを共有したり、チーム メンバー間で作業を分散したり、大きなファイルを電子メールの添付ファイルの制限内に収まるように分割したりする場合に実用的なソリューションです。 分割 PDF のアプローチは、まったく同じページ数が必要か、それともほぼ同じファイル サイズが必要かによって異なりますが、この 2 つは異なります。
同じページ数による分割
最も単純なケースは、PDF を同じページ数の部分に分割することです。総ページ数を必要なパーツ数で割ります。 90 ページの文書を 3 つの部分に分割した場合、各部分は 30 ページになります。合計が均等に分割されない場合、100 ページを 3 つの部分に分け、33 ページの部分が 2 つと、34 ページの部分が 1 つになります。追加のページを最初の部分または最後の部分（ユースケースに最も適した方）に配布します。
WukongPDF の分割ツールには、固定ページ数で分割するオプションが用意されています。ファイルごとに 30 ページを入力すると、ツールは 3 つの出力ファイルを生成します。各ファイルには順序が明確になるように、連続した接尾辞が付けられています。元の文書はそのまま残ります。分割されたファイルは個別に共有することができます。各部分に連続した接尾辞ではなくわかりやすい名前を付ける必要がある場合は、分割後にファイルの名前を変更します。
同じファイル サイズによる分割
各パートを電子メール添付ファイルの制限内に抑えることが目標の場合、すべてのページが同じサイズではないため、ページ数による分割は機能しない可能性があります。フルカラーの写真を含むページは 2 MB になる場合があります。テキストのみのページは 50 KB になる場合があります。 100 ページのドキュメントを 4 つの 25 ページの部分に分割すると、画像の多いページがどこに含まれるかに応じて、2 MB、8 MB、3 MB、15 MB の部分が生成される可能性があります。
ファイル サイズによる分割はより複雑です。一部の PDF ツールでは、出力ファイルごとの最大ファイル サイズを指定できます。このツールは、別のページを追加するとサイズ制限を超えるまでページを最初の出力ファイルに追加し、その後新しい出力ファイルを開始します。これにより、すべて制限を下回っていますが、ページ数が異なる可能性のあるパーツが生成されます。最初の部分は 22 ページになる可能性があります。 2 番目は 35 ページになる可能性があります。これは、サイズがほとんど増加しないテキストの多いページから始まるためです。ファイル サイズ制限が厳密な制約であり、ページ数が二の次である場合、これは正しいアプローチです。
分割ファイルの名前付けと整理
分割後の出力ファイルには、内容とシーケンスの両方を伝える明確な名前が必要です。 「Report-Part-1-of-3.pdf」のような命名パターン受信者に、複数のパーツがあること、どのパーツを見ているのか、合計パーツ数が予想されることを伝えます。これにより、パート 1 なしでパート 2 を受信し、パート 1 が紛失したのか、単にまだ到着していないのかが分からないという混乱を防ぐことができます。
ドキュメントを複数の人に配布するために分割し、各人が自分の作業に関連するセクションを 1 つずつ取得する場合は、連番ではなくセクションの内容に基づいてファイルに名前を付けます。 「レポート-財務.pdf」 「レポート市場分析.pdf」 「レポート付録.pdf」ファイルを開かなくても、各受信者にファイルの内容が通知されます。 WukongPDF の PDF 共有 ワークフローを使用すると、分割時に各出力ファイルに名前を付け、分割後の名前変更手順を節約できます。
分割結果の検証
分割後、出力ファイルを送信する前に確認してください。最初の部分を開いて、元のページ 1 から始まっていることを確認します。最後の部分を開いて、原稿の最後のページで終了していることを確認します。中間部分を開き、その最初のページが前の部分の最後のページの後にあり、その最後のページが次の部分の最初のページより前にあることを確認します。トランジションを簡単にチェックすることで、ページが重なっている 2 つのパートを送信したり、ページ 45 から 47 がどちらのパートにも表示されないギャップのある 2 つのパートを送信するという恥ずかしい間違いを防ぐことができます。
最も一般的な分割エラーは、ページ数の計算における 1 ずつのずれです。 90 ページの文書を 30 ページずつ 3 つの部分に分割すると、完璧に機能します。 91 ページの文書を 30 ページずつ 3 つの部分に分割し、最後の部分が 31 ページになるのは正しいです。ただし、パーツごとに 30 ページを入力し、30 ページのファイルを 3 つ作成した後にツールが停止した場合、91 ページは何も表示されずに削除されます。すべての出力ファイルの合計ページ数が元のファイルの合計ページ数と等しいことを常に確認してください。この簡単なチェックにより、受信者がページの欠落を報告するまで気づかれないオフバイワン エラーを検出できます。
複数の人が異なるセクションで同時に作業する必要があるチーム分散の場合、分割は 1 つの大きなドキュメントを並列ワークストリームに変える有効なステップです。各人が自分のセクションを取得し、独立して作業し、全員が完了した後にセクションが再結合されます。 PDF ページ の分割、配布、編集、再結合のワークフローは、特別なコラボレーション ソフトウェアなしで機能する軽量のコラボレーション パターンです。必要なのは、信頼できる分割および結合ツールと、誰がどのページの責任者であるかについての明確なコミュニケーションだけです。
チーム配布用に PDF を分割する際のよくある見落とし: 分割ポイントがセクションの途中にある場合、後半を受け取る人は、セクションの見出しや導入コンテキストが欠如した孤立したコンテンツから始まります。分割する前に文書を確認し、章の終わり、セクションの結論、新しいトピックを示す明確な見出しのあるページなど、自然な区切りポイントを特定します。厳密な数学的分割を強制するのではなく、これらの自然な境界に合わせて分割ポイントを調整します。各パートのページ数は若干異なりますが、各パートは一貫した自己完結型のセクションとなり、受信者は前のパートを必要とせずに理解できます。分割プレビューにはページのサムネイルが表示されるため、分割をコミットする前に論理ブレーク ポイントを簡単に識別できます。
分割された部分を電子メールで送信する場合は、電子メール クライアントが添付ファイルを順序付ける方法に注意してください。ほとんどの電子メール クライアントでは、添付ファイルがファイル名のアルファベット順に表示されます。分割ファイルに Part1.pdf、Part2.pdf、Part10.pdf という名前を付けると、受信者には Part1、Part10、Part2 の順に表示されます。このアルファベット順の問題は、Part01.pdf から Part10.pdf まで、番号の先頭にゼロを使用することで解決されます。先頭にゼロを付けると、ファイルはすべての電子メール クライアントとファイル マネージャーで正しく並べ替えられます。これは、受信者が部分を順番どおりに読んで、文書が意味をなさない理由を尋ねる電子メールを送信することを防ぐための小さな詳細です。