200 ページの報告書を 5 人の部門長に配布する必要があります。それぞれに関連するセクションのみが必要です。マーケティングには 12 ～ 45 ページが必要です。財務には 46 ～ 89 ページが必要です。運用には 90 ～ 140 ページが必要です。PDF をセクションに分割し、5 つの個別の電子メールを作成し、それぞれに正しいファイルを添付して送信します。このプロセスは 1 回限りの配布で機能します。これを毎週行う場合、繰り返しの手順に何時間もかかります。分割して電子メールで送信するワークフローを自動化すると、手動介入なしでドキュメントが処理され、セクションが配信されます。
PDF を分割して各セクションを別の受信者に電子メールで送信すると、PDF の分割と電子メールの自動化が組み合わされます。分割ツールはドキュメントを分割します。電子メール ツールまたはスクリプトが部分を配信します。このガイドでは、ワークフローの設定方法について説明します。
分割 PDF および電子メール ワークフローは、反復的な複数ステップのプロセスを単一の自動化された操作に変換します。
分割と電子メールのマッピングの準備
分割と受信者を定義するマッピング文書を作成します。セクションごとに、ページ範囲、出力ファイル名、受信者の電子メール アドレスを指定します。マッピング ドキュメントは、自動化されたワークフローの青写真です。これは、分割ツールにドキュメントを分割する場所と、電子メール ツールに各部分を送信する場所を指示します。
スプリットの実行
カスタム ページ範囲をサポートする PDF 分割ツールを使用します。 Split the document according to the mapping.各セクションは、マッピングに従って名前が付けられた個別の PDF ファイルになります。分割出力は、すぐに配布できる一連のファイルです。
WukongPDF 分割ツールはカスタム ページ範囲をサポートします。 PDF ページ分割出力は配布用に編成されています。
電子メール配信の自動化
電子メール自動化ツールを使用して、各分割ファイルを受信者に送信します。単純なスクリプトまたは電子メール結合ツールを使用して、マッピング ドキュメントを読み取り、各電子メールに正しいファイルを添付して送信できます。自動化により、各受信者に対する手動の作成、添付、送信のサイクルが不要になります。
PDF 共有 の自動ワークフローは、すべての受信者が手動介入なしで割り当てられたセクションを受信すると完了します。
再利用可能な分割して電子メールのテンプレートを作成する
定期的な配布の場合は、分割と受信者を定義するテンプレートを作成します。毎週または毎月、ソース PDF のみを更新します。テンプレートはそのままです。オートメーションは、既存のマッピングを使用して新しいドキュメントを処理します。
分割 PDF 繰り返しテンプレートを使用すると、各配布サイクルのセットアップ時間が不要になります。マッピングは一度構成すると再利用されます。
電子メール配信失敗の処理
特定の受信者への自動電子メール配信が失敗した場合、システムは失敗をログに記録し、残りの受信者への配信を続行する必要があります。配信が 1 回失敗しただけで、ワークフロー全体が停止してはいけません。問題を解決した後、失敗した配信を手動で再試行します。
PDF 共有 の自動配信と失敗処理により、1 つの電子メールが返送された場合でも、ほとんどの受信者がセクションを確実に受信できます。
受信者の受信確認
自動配信後、数人の受信者にスポットチェックを行い、正しいセクションを受信し、開封できることを確認します。自動配信は効率的です。人間による検証でもそれが正確であることが確認されました。
自動配信の PDF ツール検証ステップは、構成エラーがすべての受信者に影響を与える前に検出します。
分割して電子メールを文書管理システムと統合する
エンタープライズ ワークフローの場合、分割して電子メールで送信するプロセスをドキュメント管理システムと統合します。 DMS は、新しいドキュメントが追加されると分割をトリガーします。メール配信は自動配信となります。ワークフロー全体は人間の介入なしで実行されます。
Split PDF DMS 統合は、手動プロセスを自動パイプラインに変換します。
受信者ごとにカスタム電子メール本文を追加する
マッピング ドキュメントには、受信者ごとにカスタムの電子メール本文を含めることができます。各セクションにはパーソナライズされたメッセージが付いています。自動化は効率的で個人的なものです。
PDF 共有 受信者ごとにパーソナライズされた電子メール本文により、自動配信が大量生産されたものではなく、個別のものであるように感じられます。
監査目的で配信ステータスをログに記録する
各配信を記録します: 受信者、送信されたファイル、タイムスタンプ、配信ステータス。ログは、コンプライアンスとトラブルシューティングのための監査証跡を提供します。
PDF ワークフロー配信ログは、いつ、誰に、何を送信したかの記録です。
自動化された電子メール パイプラインのセキュリティ保護
自動電子メール配信はセキュリティで保護する必要があります。認証されたSMTPを使用します。接続を暗号化します。電子メール設定へのアクセスを制限します。セキュリティで保護されていない電子メール パイプラインがハイジャックされて、スパム メールやフィッシング メールが送信される可能性があります。
PDF Security の自動電子メール パイプライン セキュリティは、ドキュメント セキュリティと同じくらい重要です。
電子メールの制限を超える大きな添付ファイルの処理
一部の分割セクションは依然として電子メール添付ファイルの制限を超える場合があります。サイズ超過のファイルを検出し、ファイルを再分割するか、添付ファイルではなくクラウド リンク経由で配信するように自動化を構成します。
自動電子メール配信中のSplit PDF サイズ監視により、サイズが大きすぎる添付ファイルによるメッセージの返送を防ぎます。
定期的な分割と電子メールのジョブのスケジュール設定
毎週または毎月の配布の場合は、分割して電子メールで送信するジョブが自動的に実行されるようにスケジュールを設定します。スケジュールにより、手動で開始することなくワークフローがトリガーされます。文書は人間の介入なしで時間どおりに処理され、配信されます。
定期的な配布の PDF ワークフロー のスケジューリングは、手動の定期タスクをバックグラウンドの自動化に変換します。
サンプルデータを使用した自動パイプラインのテスト
自動化された分割と電子メールを運用環境に展開する前に、サンプル ドキュメントを使用してテストし、受信者のアドレスをテストします。分割が正しく、電子メールが配信され、添付ファイルが損なわれていないことを確認します。
PDF 共有 パイプライン テストは、実際の受信者に影響を与える前に構成エラーを検出します。
返送された電子メール通知の処理
自動メールが返送されると、送信者は通知を受け取る必要があります。受信者アドレスを調査して修正できる管理者にバウンス通知をルーティングするように電子メール システムを構成します。
自動配信の PDF 共有 バウンス処理により、未配信のセクションが確実に特定され、再送信されます。
配信確認レポートの作成
自動化された分割して電子メールの実行が完了したら、何が誰にいつ送信されたかを要約した配信レポートを生成します。レポートは、コンプライアンスおよび参考のために配布の記録です。
PDF ワークフロー 配信確認レポートにより、自動配信のループが終了します。