マウスで署名を描くと、実際の署名とは似ても似つかない、ギザギザの子供のような走り書きが作成されます。マウスは手書き用に設計されていないため、その結果、署名する文書のプロ意識が損なわれてしまいます。幸いなことに、ほとんどの PDF 署名ツールは、フリーハンドのマウス描画に代わる手段を提供しています。手書き風のフォントでレンダリングする入力署名、アップロードされた署名画像、視覚的な署名をまったく必要としない証明書ベースのデジタル署名です。
きれいでプロフェッショナルな外観の署名を作成するには、安定したマウスハンドは必要ありません。どの署名方法を使用するかを知る必要があります。
マウスをクリックするだけで Sign PDF 署名を追加するということは、ドキュメントの要件に一致する署名方法を選択することを意味します。つまり、ほとんどのビジネス ドキュメントの場合は入力またはアップロードされた署名、または暗号検証が必要なドキュメントの場合はデジタル証明書です。 WukongPDF の PDF Tools は 3 つの方法すべてをサポートしており、以下のワークフローではフリーハンド描画が完全に排除されます。
入力された署名: 最速のクリックのみの方法
ほとんどの PDF 署名ツールには、入力された署名オプションが含まれています。名前を入力し、オプションのリストから手書き風のフォントを選択すると、ツールはそのフォントで名前を署名として表示します。結果は、フリーハンドのマウス署名よりも一貫性があり、プロフェッショナルに見えます。署名ブロックには、指定したとおりのサイズと位置であなたの名前が筆記体またはスクリプト フォントで表示されます。
タイプされた署名は、ESIGN 法に基づいて、米国のほとんどのビジネス目的で法的に有効です。ESIGN 法では、電子署名を、署名を目的として文書に添付される電子音、記号、またはプロセスとして広く定義されています。署名する目的でスクリプト フォントで入力された名前は、この定義を満たします。規制された金融協定や裁判所への提出書類など、より高度な保証が必要な文書の場合、デジタル証明書ベースの署名は、タイプされた署名では得られない、暗号化された身元証明を提供します。
再利用のための署名画像のアップロード
クリーンな署名画像を一度作成すると、署名するすべての文書でそれを再利用できます。白い紙に濃いペンで名前を署名します。高解像度で写真を撮るかスキャンします。署名の周囲で画像をしっかりとトリミングします。ほとんどの写真編集者が作成できる、背景が透明な PNG として保存します。この画像を PDF 署名ツールの署名ライブラリにアップロードします。それ以降、ドキュメントへの署名は 2 回のクリックで完了します。ライブラリから署名を選択し、ページ上の署名がある場所をクリックします。
透明な背景は、アップロードされた署名をプロフェッショナルに見せるための詳細です。白い長方形上の署名は、色付きの背景やドキュメントのヘッダーに対して目立ちます。背景が透明な署名は、あたかも紙に直接署名したかのように文書に溶け込みます。ほとんどの PDF 署名ツールは PNG ファイルを受け入れ、ページに署名を配置するときに透明度を保持します。ツールが透明度をサポートしていない場合は、ドキュメントの用紙の色と一致する背景色 (最新のドキュメントの場合は通常は純白) を使用します。
署名の正しい位置とサイズ変更
クリック配置をクリックすると、デフォルトで署名がフルサイズで配置されます。ほとんどのツールでは、配置後に角をドラッグすることでサイズを変更できます。フォームの一部である署名ブロックの場合、ブロック全体をカバーするのではなく、指定されたスペース内に署名を配置します。ブロックの端から端まで埋め尽くされた署名は、大きすぎてプロフェッショナルらしく見えません。ブロック幅の約 60 ～ 80% の署名が中央に配置されると、自然に見えます。
複数の署名場所がある複数ページの文書には、一貫したサイズ設定が必要です。各署名ページに同じ相対サイズで同じ署名画像を適用します。署名が 7 ページよりも 3 ページの方が大きく表示されるなど、サイズが一貫していない場合は、別の人が署名した可能性があるか、署名プロセスが不注意であることを示しています。一貫性は、専門的に作成されたドキュメントの視覚的な特徴です。
| 署名方法 | 必要なクリック数 | 外観 | 法定重量 |
|---|---|---|---|
| スクリプトフォントで入力された名前 | 2～3クリック | クリーンで一貫性があり、明らかに手書きではない | ESIGN に基づくほとんどのビジネス目的に有効 |
| アップロードされた署名画像 | 初期設定後 2 クリック | 本物のインクのサインのように見えます | ESIGN に基づくほとんどのビジネス目的に有効 |
| デジタル証明書の署名 | 3 ～ 5 回のクリック + 証明書のセットアップ | 暗号シール、必ずしも視覚的な署名は必要ありません | 最高の法的重要性、暗号証明 |
| フリーハンドのマウス描画 | 該当なし（避ける） | ギザギザ、プロフェッショナルではない | 法的には有効だが、プロフェッショナルらしくない外観 |
クリックベース署名用のデジタル証明書のセットアップ
デジタル証明書は、公開キー暗号化を通じて最高レベルの署名保証を提供します。証明書は、ユーザーの ID を暗号化キーのペアにバインドします。署名すると、PDF にはファイルを開いた人が検証できるデジタル署名が埋め込まれます。個人使用のデジタル証明書の作成は、Adobe Acrobat のデジタル ID 機能、または基本的な電子メール検証証明書を無料で発行するサードパーティの認証局を通じて無料で作成できます。
証明書のセットアップは 1 回限りのプロセスです。 Acrobat で、「編集」、「環境設定」、「署名」に移動し、新しいデジタル ID を作成します。証明書を保存する場所を選択し、証明書を保護するためのパスワードを設定し、名前と電子メールを入力します。セットアップ後、証明書で署名すると、PDF の署名パネルに検証ステータスとともに表示される表示または非表示のデジタル署名が追加されます。セットアップには約 5 分かかります。後続の署名はすべて 3 回のクリックで完了します。証明書を選択し、パスワードを入力して、[署名] をクリックします。
クリックのみの方法によるマルチ署名ワークフロー
複数の署名、契約、承認、サインオフを必要とするドキュメントには、各署名者を指定された場所に案内する署名フィールドが役立ちます。署名のために PDF を送信する前に、PDF に署名フィールドを作成します。各フィールドには、対象となる署名者の名前または役割がラベル付けされています。署名者は自分のフィールドをクリックし、クリックのみの方法を使用して署名を適用します。署名された文書は、順次署名ワークフローをサポートするツールで自動的に次の署名者にルーティングされます。
順次署名では署名の順序が維持されます。これは、署名順序が法的重要性を持つ文書にとって重要です。最初に買い手が署名し、次に売り手が署名する必要がある契約では、両当事者が個別に署名する自由契約ではなく、この注文を強制するワークフローを使用する必要があります。クリックのみの署名方法は、フリーハンドの方法とまったく同じようにこれらのワークフローに統合されており、各署名者が使用した入力デバイスに関係なく、各署名がプロフェッショナルに見えるという利点があります。
署名済み文書を安全に保存
署名後、署名された PDF を、署名されていないオリジナルの PDF と区別できる新しいファイル名で保存します。 Client-Contract-Signed.pdf と Client-Contract-Draft.pdf を区別することで、誤って未署名のバージョンを送信するという混乱を防ぐことができます。一部の署名ツールでは、ファイル名に -signed が自動的に追加されます。ツールでこの動作を確認し、一貫した命名規則を確立してください。
ツールにそのオプションがある場合は、配置後に署名をロックします。ロックすると、後続の閲覧者が署名を移動、サイズ変更、削除できないようになります。ロックが解除された署名は、誤って署名ブロックからドラッグされたり、ドキュメントを確認する人によって完全に削除されたりする可能性があります。ロックは、配置中または配置後に署名された文書の整合性を保護する単純なチェックボックスです。文書をさらに編集したり、署名を追加したりする必要がある場合は、最終署名者が署名を完了するまでロックをスキップします。