あなたはプレゼンテーションの準備に何時間も費やしました。スライドは研磨されています。スピーカー ノートには、話の要点、データ参照、各スライドのリマインダーが含まれています。 PDF にエクスポートすると、スライドの見栄えは良くなりますが、講演者のノートが消えてしまいます。これらすべての準備は、PDF だけを受け取る人には見えません。受信者が各スライドの背後にある文脈と理由を理解できるように、これらのメモを含める必要があります。
PowerPoint では、PDF エクスポートに講演者ノートを含めて、各スライドの下または横に配置できます。 PPT をメモ付きで PDF にエクスポートすると、プレゼンテーションがビジュアルデッキから独立した配布資料として機能する包括的な文書に変換されます。
講演者ノートを含む PowerPoint から PDF へのエクスポート
PowerPoint で、[ファイル]、[名前を付けて保存] の順に移動し、[PDF] を選択します。 「保存」をクリックする前に、「オプション」ボタンをクリックします。 [オプション] ダイアログの [公開内容] で、 [メモ ページ] を選択します。ドロップダウンから。これにより、PowerPoint は PDF 出力に各スライドの講演者ノートを含めるように指示されます。各スライドはページの上部に表示され、その下に講演者のノートが印刷されます。その結果、読者は視覚的なスライドと説明メモの両方を同じページで見ることができる、配布資料スタイルの PDF が作成されます。
また、[オプション] ダイアログの [印刷以外の情報を含める] で、 「ドキュメントのプロパティ」を確認してください。および「アクセシビリティのための文書構造タグ」。 1 つ目は、プレゼンテーションのタイトルや作成者などのメタデータを保存します。 2 つ目は、スクリーン リーダーがナビゲートできるタグ付き PDF 構造を作成します。どちらも、エクスポートごとに有効にするのに適したデフォルトです。
ノート ページのレイアウトは、PowerPoint のノート マスターによって制御されます。 [表示]、[ノート マスター] に移動して、ノート ページの外観をカスタマイズします。スライドのサムネイルのサイズ、メモのテキストの位置とフォントを調整したり、ページ番号、日付、機密保持通知などのヘッダー要素やフッター要素を追加したりできます。ノート マスターへの変更はすべてのスライドに適用されるため、レイアウトを一度構成すると、エクスポートされる PDF のすべてのページに影響します。
ノート ページと配布資料レイアウトの選択
PowerPoint では、メモを含むエクスポート用に 2 つのレイアウトが提供されます。メモ ページには、ページごとに 1 つのスライドとその下のメモが表示されます。これは、各スライドがページ全体を占め、メモに十分なスペースがあるため、詳細なレビューに最適なレイアウトです。配布資料のレイアウトでは、1 ページに複数のスライド (通常は 2、3、4、6、または 9 枚) が表示され、手書きのメモ用の行が含まれます。配布資料のレイアウトには、講演者ノートのテキストは含まれません。読者が独自のメモを書き込める空白行が用意されています。
準備した論点とコンテキストを共有することが目的の場合は、メモ ページを使用します。書き込みスペースを備えたコンパクトなリファレンスを聴衆に提供することが目的の場合は、配布資料を使用します。 2 つのレイアウトは異なる目的を果たし、受信者が PDF を使用する方法に合わせて選択する必要があります。完全なコンテキストを必要とする同僚とプレゼンテーションを共有する場合、Notes Pages はほぼ常に正しい選択です。
プロフェッショナル ノート ページの書式設定のヒント
講演者ノートには、発表者にとっては意味が分かるが、配布された文書では雑に見える、くだけた言葉、略語、注意事項が含まれていることがよくあります。メモを含めてエクスポートする前に、各スライドのメモのテキストを確認してください。 「第 3 四半期の結果についてここで言及する」など、共有すべきではない個人的なリマインダーを削除します。または「予算について聞いてください」。略語を完全な用語に展開します。メモは箇条書きの断片ではなく、一貫した散文として読まれるようにしてください。講演者として役立つメモが、必ずしも配布に適しているとは限りません。
エクスポートされた PDF 内のメモのフォント サイズは、メモ マスターによって制御されます。デフォルトのサイズは通常 10 ～ 12 ポイントです。メモが長い場合は、読みやすいようにフォント サイズを 11 ポイントまたは 12 ポイントに増やすことを検討してください。必要に応じて、ノート マスターでスライドのサムネイル サイズを調整し、ノート テキストのスペースを増やします。ページの高さの 50% のスライド サムネイルでは、残りの 50% がメモ用に残されます。これは、適度な量のメモ テキストを含むスライドにとって適切なバランスです。
メモ付きの特定のスライドのエクスポート
エグゼクティブ サマリー スライドなど、特定のスライドをメモとともに共有する必要があるだけの場合は、[オプション] の [PDF として保存] ダイアログでページ範囲を設定します。含めるスライド番号を入力します。これらのスライドとそのメモのみが PDF に表示されます。この選択的エクスポートにより、ファイルの焦点が保たれ、受信者に関連のないスライドが表示されて受信者が圧倒されることがなくなります。
WukongPDF は、エクスポートされたメモを含む PDF を処理して、スライド タイトルからブックマークを追加し、複数ページのドキュメントをナビゲート可能にすることもできます。 PDF をアップロードし、ブックマーク エディターを使用してスライドの見出しからブックマークを作成し、拡張バージョンをダウンロードします。 PDF プレゼンテーション スライド、講演者ノート、ブックマークを組み合わせると、視覚的な参照と詳細な文書レポートの両方として機能する包括的な文書が作成されます。
プレゼンテーションをノート付きの PDF として定期的に共有する場合は、エクスポート設定をカスタム PDF プリセットとして保存します。 [名前を付けて保存]ダイアログで、オプションを構成した後、将来使用できるように現在の設定をプリセットとして保存できます。次回エクスポートするときに、ドロップダウンからプリセットを選択します。これにより、プレゼンテーションごとにノートのエクスポート設定を再構成する必要がなくなります。 WukongPDF の PDF Export ツールは、PowerPoint ファイルを直接処理して、PowerPoint をインストールすることなく、メモを含む PDF に変換することもできます。
プレゼンテーションで共同作業するチーム向けの特定のワークフロー: ノートと一緒にエクスポートする前に、チームとしてノート テキストのレビュー パスを実行します。各チーム メンバーは PowerPoint ファイルを開き、割り当てられたスライドのメモを確認し、最終的に合意されたメッセージを反映するように更新します。この共同レビューにより、会議後に配布されるメモを含む PDF には、1 人の草稿の論点ではなく、正確で精査されたコンテキストが含まれることが保証されます。メモはプレゼンテーションの公式記録の一部となるため、スライド自体と同じように編集上の注意を払う必要があります。
将来の参照のためにプレゼンテーションをアーカイブする場合、スライドのみのバージョンよりもメモが含まれる PDF の方が価値があります。 「第 3 四半期の結果」と書かれたスライドグラフ付きは文脈的には意味がありますが、6 か月後には不可解になります。同じスライドには、「8 月の新製品発売により、第 3 四半期の収益が予想を 12% 上回った」という説明が記載されています。無限に理解できる状態が続きます。メモはプレゼンテーションを、発表者に依存する視覚補助から、ナレーションなしでメッセージを伝える独立した文書に変換します。プレゼンテーションが行われた会議を超えて重要なプレゼンテーションの場合、メモを付けてエクスポートすることが、プロフェッショナルなドキュメントと一時的なスライドを区別する標準となります。