PowerPoint プレゼンテーションはライブ配信用に構築されています。アニメーションによって箇条書きが 1 つずつ表示されます。トランジションは視覚的なセンスでスライド間を移動します。埋め込みビデオはクリックすると再生されます。 PDF にエクスポートすると、すべての動的コンテンツが静的ページにフラット化されます。 3 つの箇条書きを順番に表示するアニメーションでは、同じスライド上に 3 つすべてが表示されるようになりました。これは、PDF がシーケンスではなく各アニメーションの最終状態をキャプチャしたためです。
PDF ではアニメーションを再生できません。しかし、アニメーションが何を行うべきかを文書化することはできます。
アニメーションの記録を保持しながら、PPT を PDF ファイルにエクスポートするには、各アニメーション ステップを個別の PDF ページとしてキャプチャするか、エクスポートされたスライドにアニメーション シーケンスを説明する注釈を追加することを意味します。 WukongPDF の PDF Export ツールは、基本的な変換を処理します。以下のアニメーション ドキュメントでは、PDF 形式の制限を機能に変えています。
PDF エクスポート中に PowerPoint 要素に何が起こるか
静的コンテンツ、テキスト、画像、図形、グラフは、書式設定を保持したまま PDF に直接変換されます。アニメーションは PDF 形式ではサポートされておらず、フラット化されています。 PDF には、アニメーション化された各要素の最終状態が表示されます。一度に 1 つの項目が表示される箇条書きリストには、すべての項目が同時に表示されます。シリーズごとに構築するチャートには、すべてのシリーズが一度に表示されます。フェードインする画像は完全な不透明度で表示されます。
スピーカー ノート、非表示のスライド、およびコメントは、エクスポートの影響を受けるその他の要素です。デフォルトでは、ほとんどのエクスポート ツールはスピーカー ノートと非表示のスライドを除外します。通常は、[PDF として保存] ダイアログの [オプション] または [設定] で、エクスポート設定にこれらを含めることができます。スピーカー ノートを含めると、各スライドの下にノート セクションが追加されます。非表示のスライドを含めると、通常のスライドとして PDF に追加されますが、スライドが非表示になった理由によっては、これが望ましくない場合もあります。
アニメーション シーケンスを個別の PDF ページとしてキャプチャする
アニメーション シーケンスがメッセージの一部である重要なプレゼンテーションの場合は、各アニメーション ステップを個別の PDF ページとしてエクスポートします。このアプローチでは、アニメーション ステップごとにスライドを 1 回複製し、増分状態をキャプチャします。 3 つのアニメーション箇条書きを含むスライドは、3 つの PDF ページとしてエクスポートされます。1 ページ目は最初の箇条書きを示し、2 ページ目は 1 番目と 2 番目の箇条書きを示し、3 ページ目は 3 つすべてを示します。 PDF リーダーでは、ページをスクロールすると箇条書きが 1 つずつ表示されます。
このスライドごとに複数ページのアプローチは、一部のバージョンでは PowerPoint の配布資料の作成機能に組み込まれており、各アニメーション状態を段階的に実行してエクスポートするマクロによって自動化できます。多くのアニメーション ステップを含むプレゼンテーションの場合、生成される PDF は長くなる可能性があります。スライドごとに平均 3 つのアニメーション ステップを含む 20 枚のスライドからなるプレゼンテーションは、60 ページの PDF になります。読者が特定のスライドのアニメーション シーケンスに移動できるように、スライド番号.ステップ番号の形式でページ番号を含めます。
アニメーションの説明に注釈を追加する
複数ページのエクスポートが現実的でない場合は、エクスポートされた PDF にアニメーションを説明する注釈を追加します。アニメーションを使用する各スライドのテキスト ボックスまたは付箋には、次のように説明できます。このスライドには、最初の箇条書き、次に 2 番目の箇条書き、そして 3 番目の箇条書きの 3 つのアニメーション ステップがあり、それぞれクリック時に実行されます。注釈は、PDF が実行できない場合でも、プレゼンテーションの意図を保持します。
注釈付けにはスライドごとに数秒かかり、静的な PDF が PDF からプレゼンテーションを配信する必要がある人にとって便利なリファレンスに変わります。 PDF のみを受け取った発表者は、ページ上に同時に表示される箇条書きを手動で進める必要がある場合でも、意図したフローを理解できます。注釈は、PDF に表示される内容とライブ プレゼンテーションの目的との間のギャップを埋めます。
| PowerPoint 要素 | PDF の動作 | 回避策 |
|---|---|---|
| 入場アニメーション | 最終状態ではすべての要素が一度に表示されます | 各ステップを個別のページとしてエクスポートするか、注釈を付けます |
| スライドトランジション | 無視され、スライドが順番に表示されます | 回避策はありません。トランジションは本質的にライブのみです |
| 埋め込みビデオ/オーディオ | ポスターフレームまたは静的プレースホルダーを表示します | 元のメディア ファイルの場所へのハイパーリンクを追加します |
| スピーカーノート | デフォルトでは非表示ですが、エクスポート オプションで含めることができます | エクスポート設定で有効にします。スライドの下に印刷 |
| 非表示のスライド | デフォルトでは非表示ですが、エクスポート オプションで含めることができます | スキップされたコンテンツだけでなく、非表示のスライドがコンテキストである場合にのみ有効にします |
エクスポートされた PDF にスピーカー ノートを含める
講演者ノートには、プレゼンテーションを成果物にするための要点、データ参照、および発表の合図が含まれています。これらを PDF エクスポートに含めると、ファイルが包括的なプレゼンテーション パッケージに変わります。スライドには聴衆が見ているものが表示され、メモには発表者の発言が表示されます。ほとんどのエクスポート ダイアログには、Notes ページを選択できる [公開する内容] オプションが含まれています。
講演者ノートにより PDF ページ数が増加しますが、不釣り合いな価値が追加されます。メモを含む 30 枚のスライドからなるプレゼンテーションは、メモ セクションを含む 30 ページの PDF になり、ファイル サイズはスライドのみのバージョンの約 2 倍になりますが、スタンドアロンのドキュメントとして非常に便利です。後でプレゼンテーションを行う同僚と共有するプレゼンテーションの場合、メモを含めることはオプションではありません。それは、誰かにスライドを渡すこととプレゼンテーションをすることの違いです。
PDF からのプレゼンター配布資料の作成
講演者ノートとともにエクスポートされた PDF は、視覚的なスライドと要点を組み合わせた文書である発表者の配布資料として機能します。ノート ページ レイアウトで PDF を印刷すると、各スライドがページの上部に配置され、スピーカー ノートがその下に配置されます。発表者は、スライドが失敗した場合のバックアップとして配布中に印刷された配布資料を保持したり、ビジュアルと重要なメッセージの両方を含む持ち帰り資料として聴衆に配布したりできます。
聴衆向けの配布資料の場合、外部配布を目的としない内部の論点がノートに含まれている場合は、講演者ノートなしでエクスポートすることを検討してください。発表者用のメモを含むものと聴衆用のメモを含まないものを個別にエクスポートすると、さらに数秒かかり、社内納品書をクライアントと共有する恥ずかしさを防ぐことができます。 2 つのエクスポートのアプローチでは費用はかからず、情報漏洩のカテゴリー全体が排除されます。
共有前のエクスポートされた PDF の検証
エクスポートされた PDF を開き、すべてのスライドをスクロールします。テキストの書式設定がエクスポート後も残っていること、フォントが正しくレンダリングされていること、画像とグラフが存在し、正しく配置されていることを確認してください。複雑なレイアウト、重複する要素、またはカスタム フォントを含むスライドには特に注意してください。これらは、エクスポート アーティファクトが含まれる可能性が最も高いスライドです。
PDF を印刷する場合は、テスト スライドを 1 枚印刷します。 PowerPoint では RGB カラーが使用され、PDF 印刷では CMYK が使用されるため、画面と印刷の間で色のずれが発生するのは一般的です。画面上ではプロフェッショナルに見える青でも、印刷すると濁った紫として表示されることがあります。印刷出力が期待と一致しない場合は、元の PowerPoint の色を調整します。印刷テストでは、画面レビューでは検出できない色の問題が検出されます。