電子メール アドレスはビジネス PDF 全体に表示されます。会社のレターヘッドのヘッダーに。契約書の署名ブロック内。提案書の連絡先セクション。レポートのメタデータ内。これらの PDF が公に共有されたり、裁判所に提出されたり、オンラインで投稿されたりすると、その文書を開いた人は誰でもそれらの電子メール アドレスを見ることができるようになります。スパム収集者はそれらをスクレイピングします。フィッシング詐欺師は彼らをターゲットにします。プライバシー規制では、プライバシーを保護することが求められています。 PDF から電子メール アドレスを編集すると、文書から電子メール アドレスが完全に削除され、周囲のコンテンツは保持したままブラック ボックスまたは削除マーカーに置き換えられます。
ブラウザベースの PDF 編集ツールは、PDF から電子メール アドレスを特定して削除できます。編集は永続的であり、PDF 構造からテキストを削除して復元できないようにする必要があります。視覚的なカバーだけでは十分ではありません。このガイドでは、電子メール アドレスの検索、編集、削除の確認方法について説明します。
連絡先情報の PDF 編集 は、GDPR などのプライバシー規制の対象となる文書にとって特に重要です。GDPR では、文書を公に共有するときに電子メール アドレスを含む個人データを保護する必要があります。
PDF 内の電子メール アドレスの検索
電子メール アドレスは、ローカル部分、アットマーク、ドメインという予測可能なパターンに従います。 PDF 内でアットマーク文字を検索します。すべての検索結果は、電子メール アドレスか誤検知のいずれかです。それぞれの結果を確認します。編集が必要な電子メール アドレスを特定します。また、電子メール アドレスがドキュメントのメタデータに表示される場合がありますが、ページには表示されないことにも注意してください。ドキュメントのプロパティで、作成者の電子メール、連絡先の電子メール、および電子メール アドレスを含む可能性のあるカスタム メタデータ フィールドを確認してください。
電子メール アドレスの PDF Redaction 検索には、メタデータ チェックが含まれる必要があります。メタデータに隠されている電子メール アドレスは、ページ上に表示される電子メール アドレスと同じように公開されます。
電子メールアドレスを正確に編集する
各電子メール アドレスに個別に編集を適用します。隣接するテキストを隠さずに住所全体を覆うように墨消し長方形を描画します。完全にカバーされるように、長方形はテキストよりわずかに大きい必要があります。編集後、電子メール アドレスは黒い実線のボックスに置き換えられます。基礎となるテキストは PDF 構造から永久に削除されます。
WukongPDF 編集ツールは、テキスト検索と永続的な編集をサポートします。 PDF セキュリティ編集プロセスにより、ドキュメントから電子メール テキストが削除されます。
電子メールの編集が完了していることを確認する
編集されたドキュメントでアットマークを検索します。いずれかの検索結果が表示可能なテキストを返した場合、編集ではそのインスタンスが欠落しています。再処理して再度検証します。また、ドキュメントのプロパティを開いて、メタデータ フィールドがクリーンであることを確認します。電子メール アドレスが 1 つでも欠けていると編集の目的が無効になるため、検証は徹底的に行う必要があります。
電子メール編集のための PDF プライバシー検証では、出力内でアクセス可能な連絡先情報がないことが確認されます。
PDF メタデータからの電子メール アドレスの秘匿化
電子メール アドレスは、多くの場合、表示されるページ コンテンツに加えて、ドキュメント メタデータの [作成者] フィールドと [連絡先] フィールドに表示されます。表示されている電子メール アドレスを編集した後、ドキュメントのプロパティを開きます。電子メール アドレスのすべてのメタデータ フィールドを確認します。 [作成者] フィールドには作成者の電子メールが含まれる場合があります。カスタムフィールドには連絡先メールアドレスが含まれる場合があります。これらも編集または削除してください。
電子メール アドレスの PDF プライバシー メタデータ チェックは、完全な編集ワークフローの一部です。メタデータ内の電子メールは、ページ上の電子メールと同様に公開されます。
スキャンした文書内の電子メールアドレスを秘匿化する
スキャンされた文書には、選択可能なテキストとしてではなく、ページ画像の一部として電子メール アドレスが保存されます。テキスト検索方法ではそれらを見つけることはできません。各ページを手動でスキャンして、画像内のアットマーク パターンを探します。スキャンしたページの電子メール アドレスの上に編集用の四角形を描画します。
スキャンされた電子メール アドレスの PDF 編集 は、視覚的な手動プロセスです。テキスト検索は画像では機能しません。目視検査が必要です。
電子メールプライバシーコンプライアンスのための編集ログの作成
GDPR および同様の規制に基づき、組織はデータ保護対策を文書化する必要があります。電子メール アドレスが編集された各文書、編集の日付、編集を実行した人を記録する編集ログを作成します。
PDF セキュリティ編集ログは、プライバシー義務の遵守を示します。ログは、個人データが適切に扱われたことを示す証拠です。
ハイパーリンク内の電子メール アドレスの処理
電子メール アドレスは、PDF 内でクリック可能な mailto リンクとして表示されることがよくあります。表示されるテキストには電子メール アドレスが表示され、基になるリンク アクションによって電子メール クライアントが開きます。 Both must be removed.表示されているテキストを編集し、リンク アクションを削除します。背後にアクティブなリンクがある表示された編集は、クリックしても機能します。
mailto リンクの PDF Redaction では、ビジュアル テキストと基礎となるリンクの注釈の両方を削除する必要があります。どちらかだけでは不完全です。
ドキュメントフッター内の電子メールアドレスを編集する
電子メール アドレスは、会社名や電話番号と並んでページのフッターに頻繁に表示されます。フッターは各ページで繰り返されます。ツールが繰り返しの編集をサポートしている場合は、1 つのページで電子メール アドレスを編集し、その編集がすべてのページに反映されることを確認します。それ以外の場合は、各ページを個別に編集します。
PDF Privacy フッター編集はすべてのページをカバーする必要があります。あるページのフッターメールが欠落していると、編集によって保護されるはずだった情報が暴露されてしまいます。
大規模なドキュメントセットの電子メール編集の自動化
数百のドキュメントを処理する組織の場合、自動電子メール編集ツールを使用して、ドキュメント ライブラリ全体の電子メール アドレスをスキャンして編集できます。自動化では、パターン マッチングを使用して電子メール アドレスを識別し、墨消しを均一に適用します。
電子メール アドレスの PDF セキュリティ バッチ編集により、ワークフローが企業のドキュメントの量に合わせて拡張されます。
GDPR 準拠のための電子メール編集の文書化
GDPR 第 5 条に基づき、個人データは合法的かつ透明性をもって処理されなければなりません。電子メールの編集を文書化することで、コンプライアンスを証明します。処理された文書、編集日、使用された方法、および法的根拠を記録します。
PDF Redaction GDPR ドキュメントは、責任あるデータ処理を示すコンプライアンス記録です。
スキャンした文書内の電子メールアドレスを秘匿化する
スキャンした PDF には、電子メール アドレスが画像として保存されます。テキスト検索では見つかりません。各ページを手動でスキャンして、アットマーク パターンを探します。電子メール アドレスの上に不透明な長方形を描画します。文書をフラット化して編集を永続的にします。
スキャンされた電子メール アドレスの PDF Redaction には目視検査が必要です。 OCR は電子メールのテキストを認識する場合と認識しない場合があります。編集する必要があるものを見つけるために OCR に依存しないでください。
リダクション検証プロトコルの作成
電子メール アドレスを編集した後、2 人目の人に編集内容を確認してもらいます。 2 番目のレビュー担当者は、ドキュメント内で表示されている残りの電子メール アドレスを検索し、メタデータ フィールドをチェックします。 2 つの目は、1 つのペアが見逃しているものをキャッチします。
PDF Privacy の 2 人による検証プロトコルは、電子メール アドレスを紛失すると法的または規制上の影響が生じる可能性がある文書に適しています。
PDF フォームフィールドの電子メールアドレスの処理
PDF フォームには、テキスト フィールド、ドロップダウン オプション、または JavaScript 検証スクリプトに電子メール アドレスが含まれる場合があります。フォームフィールドに電子メールアドレスがないか確認してください。フィールドの内容を編集またはクリアします。電子メール アドレスを含む非表示のフォーム フィールドは、データ漏洩の可能性を待っています。
電子メール アドレスの PDF セキュリティ フォーム フィールド チェックは、完全な編集の一部です。フォーム データはページ コンテンツとは分離されているため、別途注意が必要です。
電子メール形式に対するパターンベースの墨消しツールの使用
高度な編集ツールは、文書全体にわたって電子メール アドレス パターンに一致するテキストを自動的に識別して編集できます。このツールは、電子メール アドレスの正規表現パターンを検索し、一致するすべてに対して編集を適用します。これは、多数の電子メール アドレスを含むドキュメントを手動で検索するよりも高速です。
PDF Redaction の自動パターン アプローチは、多くのページに分散された数十の電子メール アドレスを含むドキュメントに対応します。手動検索は、一定のボリュームを超えると現実的ではなくなります。
部分的な電子メール アドレスとユーザー名の編集
場合によっては、ドメインのみまたはユーザー名のみを編集する必要があります。たとえば、ユーザー名を編集してドメインを表示したままにすると、電子メールが個人を特定せずに特定の組織から送信されたことがわかります。部分的な編集では、完全な編集よりも正確な選択が必要です。
電子メール コンポーネントの PDF プライバシー の部分編集により、どの情報を保護し、何を開示するかをより詳細に制御できます。