Word 文書内の相互参照 (見出し、図、表、ページ番号へのリンクなど) は、文書が変更されると更新される動的フィールドです。文書を PDF に変換すると、これらの参照はクリック可能なリンクとして保存されるはずですが、デフォルトの Word から PDF へのエクスポート設定では、参照が壊れてしまうことがよくあります。 「14 ページのセクション 3.2 を参照」という相互参照。 Word では PDF では静的テキストになります。参考テキストはありますが、リンクは切れています。 PDF エクスポート中にアクティブな相互参照を保持するには、特定の設定が必要で、場合によってはエクスポート後の検証と修復が必要です。これにより、すべてのエクスポート操作で一貫した結果が保証されます。
重要なポイント
Word の相互参照は、文書の他の部分を参照する内部フィールド コードに依存します。アクティブな相互参照を含む PDF に変換するには、文書構造タグを有効にし、リンクを保持してエクスポートする必要があります。 Word の PDF にエクスポート機能にはこれらのオプションが含まれていますが、標準の PDF として保存ワークフローではデフォルトで有効になっていません。外部 URL を指すハイパーリンクは、内部相互参照よりも確実に保存されます。
PDF エクスポート中に Word の相互参照が壊れる理由
Word の相互参照はフィールド コードであり、静的テキストではありません。フィールド コードには、「SectionThree という名前のブックマークのページ番号を挿入する」などの命令が含まれています。 Word が PDF エクスポート用に文書をレンダリングするときは、各フィールド コードを現在の値に解決し、解決されたテキストを PDF コンテンツ ストリームに変換する必要があります。変換には 2 つのタスクがあります。表示されるテキストをレンダリングすることと、そのテキストから参照される場所へのクリック可能なリンクを作成することです。表示テキストのレンダリングは、フィールド コードをテキスト値に解決するだけでよいため、ほとんどの場合に成功します。 PDF エクスポート エンジンがフィールド コードのターゲットを PDF リンク先にマップしない場合、リンクの作成は失敗します。
この失敗の技術的な理由は、Word のフィールド コード システムと PDF リンク先システムが異なる内部アドレス指定を使用していることです。 Word のフィールド コードは、ブックマーク名または見出し ID を使用して文書の別の部分を参照します。 PDF リンク システムは、ページ番号とそのページ上の位置を使用して場所を参照します。エクスポート エンジンは、Word ブックマーク参照を PDF ページ座標に変換する必要があります。この翻訳が失敗すると、表示されるテキストは正しく表示されますが、リンクが表示されません。この失敗は沈黙します。エクスポートされた PDF は正しく見えますが、壊れた相互参照が見つかるのは、あなたまたは受信者が参照をクリックしても何も起こらないときだけです。
相互参照を保存する設定をPDF リンクとしてとしてエクスポートする
図への相互参照は機能しないが、見出しへの相互参照は機能する場合は、Word 文書の図キャプションの番号付けに問題がある可能性があります。 Word では、図のキャプション番号を SEQ フィールドとして保存します。これは、見出し参照フィールドとは異なります。エクスポート前に Ctrl+A を押してから F9 を押してドキュメント内のすべてのフィールドを更新すると、エクスポート中に図の相互参照が壊れるほとんどのケースが解決されます。
相互参照をクリック可能なリンクとして保存するには、[ファイル]、[名前を付けて保存]、[PDF] を使用し、[オプション] ボタンをクリックします。 [オプション]ダイアログで、[見出しを使用してブックマークを作成する]にチェックを入れます。ドキュメントの見出しスタイルから PDF ブックマーク構造を生成します。 「アクセシビリティのための文書構造タグ」をチェックします。相互参照に必要な構造化ナビゲーション データを含めます。 [最適化] で、 「標準（オンライン公開および印刷）」を選択します。 「最小サイズ」ではなく。標準オプションには、最小サイズ オプションで削除されるリンク先データが含まれます。
エクスポートした後、PDF を開き、ドキュメントのさまざまなセクションからのいくつかの相互参照をテストします。図への参照、セクション見出しへの参照、およびページ番号への参照をクリックします。それぞれが正しい場所に移動する必要があります。一部の参照が機能し、他の参照が機能しない場合は、エクスポート設定ではなく、Word 文書内の特定のフィールド コードに問題がある可能性があります。 Word の組み込みの見出しスタイルを使用する見出しへの相互参照が最も信頼性が高くなります。カスタム リスト スタイルを使用したカスタム ブックマークまたは番号付きアイテムへの相互参照は信頼性が低く、エクスポート後に PDF で再作成する必要がある場合があります。 WukongPDF の Word-to-PDF コンバータは、Word のブックマークを PDF の名前付きリンク先にマッピングすることにより、相互参照リンクのリンク先を保存します。これは、標準の座標ベースのアプローチよりも直接的な変換です。
エクスポート後の壊れた相互参照の修正
エクスポート後に相互参照が壊れた場合、最も信頼性の高い修正は、参照先の場所に PDF のリンク先を手動で追加し、参照テキストをそれらのリンク先にリンクすることです。 Adobe Acrobat Pro では、リンク ツールを使用して参照テキストの周囲に四角形を描画し、リンク アクションを「ページ ビューに移動」に設定します。参照された場所に移動し、目的地を設定します。これは手作業ですが、各リンクにかかる時間はわずか数秒です。相互参照の正確さが重要であり、リンク切れの数が少ないドキュメントの場合は、エクスポート設定のトラブルシューティングを行うよりも手動リンクの方が高速です。
壊れた相互参照が多数あるドキュメントの場合は、そのドキュメントがパターンによるリンクの候補であるかどうかを検討してください。すべての相互参照が「セクション X.Y を参照」などの一貫した形式に従っている場合は、ここで、X.Y は文書内の見出しとして表示されるセクション番号です。自動ツールは PDF をスキャンしてこのパターンを探し、一致する見出しへのリンクを作成できます。パターンベースのリンク ツールは一部の PDF 編集スイートで利用でき、数百もの相互参照を数秒で処理できます。
将来のドキュメントにおける相互参照の問題の防止
正しいエクスポート構成を設定したら、それをカスタム PDF プリセットとして Word に保存します。 [ファイル]、[名前を付けて保存]、[PDF] の順に移動し、[オプション] をクリックして相互参照の保存に関するすべての設定を構成し、その組み合わせをわかりやすい名前を付けてカスタム プリセットとして保存します。このプリセットは、今後のすべてのエクスポートの PDF エクスポート オプションのドロップダウンに表示され、毎回設定を再構成する必要がなくなります。
長いドキュメントを処理する前に、短いサンプル ドキュメントでエクスポート設定をテストします。 1 つの見出しとその見出しへの相互参照を 1 つ含む 2 ページの Word 文書を作成します。選択した設定でエクスポートし、PDF で相互参照が機能することを確認します。確認したら、同じ設定をドキュメント全体に適用します。サンプル テストの所要時間は 2 分で、200 ページのドキュメントをエクスポートした後に壊れた相互参照を発見してイライラすることがなくなります。
最も効果的な防止策は、Word の組み込みの見出しスタイルと組み込みの相互参照ダイアログをすべての内部参照に使用することです。 「12 ページを参照」などの参照テキストを手動で入力することは避けてください。静的テキストとして。組み込みの相互参照機能により、PDF エクスポート エンジンがリンク先に変換できるフィールド コードが挿入されます。手動で入力した参照テキストにはフィールド コードがないため、エクスポート設定に関係なくリンクになることはできません。
PDF にエクスポートする直前に、ドキュメント内のすべてのフィールドを更新します。 Ctrl+A を押してドキュメント全体を選択し、F9 を押してすべてのフィールドを更新します。これにより、相互参照のページ番号が、PDF エクスポートで生成される最終的なページネーションを反映するようになります。以前の編集セッションのページ番号を参照する古いフィールド コードは、リンクが機能していても PDF 内で間違ったものになります。更新されたフィールドと正しいエクスポート設定を組み合わせることで、正確かつクリック可能な PDF 相互参照が生成されます。
よくある質問
PDF が後で圧縮または最適化された場合、相互参照は存続しますか?相互参照リンクは PDF 注釈として保存されますが、ほとんどの圧縮ツールはそのままにしておきます。ただし、文書構造を取り除く積極的な最適化により、リンク注釈が削除される可能性があります。相互参照を含む PDF を圧縮した後、いくつかのリンクをスポットチェックして、それらが生き残っていることを確認します。圧縮後にリンクが壊れた場合は、元の Word 文書から再エクスポートし、リンクの注釈を明示的に保持する圧縮ツールを使用します。
スキャンした文書から作成された PDF に相互参照を追加できますか?スキャンされた PDF は画像であり、従来の意味でのリンク可能なテキストは含まれません。まず OCR を実行してテキスト レイヤーを作成し、次にリンク先と注釈を手動で追加する必要があります。このプロセスは完全に手動で行われ、短いドキュメントの場合にのみ実用的です。スキャンした文書の場合は、本文全体に相互参照を追加するのではなく、手動で作成した目次を含む表紙を追加することを検討してください。
「名前を付けて保存」を使用せずに PDF に印刷した場合、相互参照は残りますか?
Microsoft Print to PDF 仮想プリンタは通常、相互参照やハイパーリンクを含むリンクを一切保持しません。印刷パスはすべてのインタラクティブ要素を平坦化します。リンクの保持が重要なドキュメントの場合は、必ず「PDF として保存」を使用してください。
Word から作成されていない PDF に相互参照を追加できますか?
はい。ほとんどの PDF エディターでは、文書内の特定のページまたは名前付きの宛先に移動するリンク注釈を作成できます。これらの手動で作成されたリンクは、保存された相互参照と同様に機能します。このプロセスは、エクスポート後に壊れた相互参照を修正するのと同じです。
私の相互参照は、私のコンピュータの PDF では機能するのに、同僚のコンピュータでは機能しないのはなぜですか?
PDF のリンク先はファイルに保存され、リーダーには依存しません。リンクがあるリーダーでは機能するが、別のリーダーでは機能しない場合、問題はファイルではなくリーダーにあります。同僚の PDF リーダーではリンク ナビゲーションが無効になっているか、PDF で使用されている特定の種類のリンク先をサポートしていない可能性があります。参照ドキュメントを正しいエクスポート構成で保持すると、Word から PDF を作成するすべてのチーム メンバー間で一貫した出力品質が保証されます。