PDF ブックマークとは何か、そしてそれが重要な理由
PDF ブックマーク は、ほとんどの PDF ビューアのサイドバーに表示されるクリック可能なナビゲーション リンクです。これらは対話型の目次のように機能し、読者はワンクリックで文書の特定のセクションに直接ジャンプできます。ブックマークのある PDF は、ブックマークのない PDF よりもナビゲートが大幅に簡単です。特にレポート、マニュアル、電子ブックなどの長い文書の場合、スクロールして特定のセクションを見つけるのに時間がかかり、不正確になります。
Word の適切な見出しスタイルは、エクスポートされた PDF のナビゲート可能なブックマーク構造に直接変換されます。
ブックマークを使用すると、読者がワンクリックで任意のセクションにジャンプできるため、長い文書を使用できるようになります。
Word を PDF ドキュメントにエクスポートすると、Word で適用した見出しスタイルが PDF のブックマーク構造になります。 Word の見出し 1 は、トップレベルのブックマークになります。見出し 2 は、前の見出し 1 の下にネストされたサブブックマークになります。文書構造からナビゲーション構造へのこの自動変換は、PDF エクスポート プロセスの最も便利な機能の 1 つであり、元の文書で見出しスタイルを正しく使用すること以外に追加の作業は必要ありません。
ブックマークのない文書では、読者は特定のコンテンツを見つけるためにスクロールするか検索機能を使用する必要があります。 50 ページのレポートの場合、ブックマークなしでセクション 4.3 を見つけるには、前の 3 つのセクションをスクロールするか、セクション 4.3 が 35 ページあたりから始まると推測する必要があります。ブックマークがある場合、読者はどのページにあるかに関係なく、サイドバーからセクション 4.3 に直接クリックします。このナビゲーションの利便性は専門的な文書では期待されていますが、適切に構造化された PDF の操作に慣れている読者は、その不在にすぐに気づきます。
PDF のブックマークとなる見出しを持つ Word 文書を作成する方法
Microsoft Word のセクション タイトルに見出しスタイルを適用します。ブックマークにしたいテキストを選択し、[ホーム] タブの [スタイル] ギャラリーから見出し 1、見出し 2、または見出し 3 を適用します。見出し 1 は主要なセクションです。見出し 2 は主要セクション内のサブセクションです。見出し 3 は、サブセクション内のサブサブセクションです。この階層構造は、PDF ブックマーク階層に直接変換されます。
文書全体で一貫して見出しスタイルを使用します。同じ組織レベルのすべてのセクション タイトルには、同じ見出しスタイルを使用する必要があります。一部のサブセクションには見出し 2 を使用し、他のセクションには手動で書式設定された太字テキストを使用するなどの不一致により、一部のセクションが PDF サイドバーに表示され、他のセクションが欠落する不完全なブックマーク構造が生成されます。
Word のスタイル変更ツールを使用して、見出しの外観をカスタマイズします。文書構造における役割に影響を与えることなく、見出しスタイルのフォント、サイズ、色、間隔を変更できます。見出しの外観とブックマークジェネレーターとしての構造的な役割は独立しています。見出しスタイルの構造的機能を維持しながら、ドキュメントのデザインに合わせて外観をカスタマイズします。
Word の PDF エクスポート 設定には、ブックマークの生成に影響するオプションが含まれています。 [PDF として保存] ダイアログの [オプション] ボタンからアクセスできる [PDF オプション] ダイアログで、[見出しを使用してブックマークを作成する] オプションがオンになっていることを確認します。この設定は、見出しスタイルを PDF ブックマークに変換するように Word に指示します。このオプションをオフにすると、文書で見出しスタイルがどれだけ適切に使用されているかに関係なく、ブックマークは作成されません。
Windows および Mac でブックマーク付きの Word ドキュメントを PDF にエクスポート
Windows では、[ファイル] に移動し、[エクスポート] を選択して、[PDF/XPS ドキュメントの作成] を選択します。 「PDF/XPSの作成」ボタンをクリックします。保存ダイアログで、「オプション」ボタンをクリックします。 [印刷以外の情報を含める] で、[見出しを使用してブックマークを作成する] にチェックを入れます。ブックマークとして含める見出しレベルを選択します。最上位の見出しのみを含めるか、見出し 9 までのすべての見出しレベルを含めるかを選択できます。「OK」をクリックし、保存場所を選択して「発行」をクリックします。
Mac では、[ファイル] に移動し、[名前を付けて保存] を選択し、形式ドロップダウンから PDF を選択します。保存する前に、利用可能な場合は [オプション] ボタンをクリックし、見出しからブックマークを作成するオプションをオンにします。 Mac 版の Word には Windows 版よりも PDF エクスポート オプションが少なくなっていますが、基本的な見出しからブックマークへの変換は同じように機能します。
エクスポート後、PDF を開き、サイドバーにブックマークが表示されることを確認します。ほとんどの PDF ビューアでは、サイドバー アイコンまたは [表示] メニュー オプションからブックマーク パネルにアクセスできます。ブックマーク ツリーを展開すると、すべてのレベルが表示されます。各ブックマークをクリックして、正しいセクションに移動していることを確認します。ブックマークが見つからない、または位置が間違っている場合は、元の Word 文書で見出しスタイルが一貫して適用されていないことを示しています。
WukongPDF の PDF エクスポート ツールは、元の文書がブックマーク作成を有効にしてエクスポートされなかった場合でも、検出された見出しテキストに基づいて既存の PDF にブックマークを追加できます。この事後的なブックマークの追加は、他の人から受け取った PDF に適切なナビゲーション構造が欠けている場合に役立ちます。
PDF 形式では、ドキュメントのアウトライン構造の一部としてブックマークが保存されます。ブックマークは PDF ページの外観には影響しません。これらはナビゲーション サイドバーにのみ存在します。ブックマークのあるドキュメントは、フルページ モードで表示すると、ブックマークのないドキュメントと同じように見えます。違いは、読者が特定のコンテンツにどれだけ簡単に移動できるかです。
ブックマークが存在しない既存の PDF にブックマークを追加する
ブックマークのない PDF を受け取り、元の Word 文書からの再エクスポートを要求できない場合は、いくつかのツールで後でブックマークを追加できます。 Adobe Acrobat Pro は、フォント サイズと書式パターンに基づいて PDF 内の見出しを自動検出し、検出された見出しからブックマークを生成できます。自動検出では、見出しが本文と視覚的に区別できる必要があります。これは、専門的に書式設定された文書のほとんどに当てはまります。
手動ブックマークの作成は、短いドキュメントまたは自動検出が失敗するドキュメントの場合のオプションです。ブックマークをサポートするほとんどの PDF エディターでは、ページに移動し、ブックマーク ツールを選択して、現在のページの位置に新しいブックマークを作成できます。
ブックマーク名を入力すると、ナビゲーション サイドバーにブックマーク名が表示されます。マニュアル作成は20ページ程度までの文書であれば実用的です。長いドキュメントの場合、自動検出により時間を大幅に節約できます。
WukongPDF の PDF 編集ツールは、検出された見出しからブックマークを自動生成し、ブックマークなしでエクスポートされた PDF にナビゲーションを追加できます。 PDF をアップロードし、ブックマーク生成ツールを実行して、ブックマークされたバージョンをダウンロードします。このツールはテキストの書式設定とレイアウトを分析して見出し候補を特定し、以前はフラットだった PDF からナビゲート可能な文書構造を生成します。
マニュアル、教科書、規制当局への提出物など、数百ページにわたる非常に長い文書の場合、ブックマークは単に便利なだけではありません。それらは使いやすさにとって不可欠です。しおりのない 300 ページの技術マニュアルは、実際には読み進めることができません。読者は特定のセクションを見つけるためにスクロールするか、テキスト検索を使用する必要があります。テキスト検索は読者がセクションの見出しで使用されている用語を正確に知っている場合にのみ機能します。ブックマークを使用すると、ドキュメントの構造が一目でわかるので、読者はワンクリックで任意のセクションに移動できます。
ブックマークは、デジタル ドキュメントのアクセシビリティ要件もサポートします。スクリーン リーダーのユーザーは、晴眼者のユーザーが目次に依存するのと同じように、長い PDF を効率的に移動するためにブックマークに依存しています。
適切にブックマークされた PDF は、ナビゲート可能な文書構造に関する PDF/UA および WCAG 2.1 要件を含むアクセシビリティ標準を満たしています。見出しスタイルからブックマークを生成することは、これらのアクセシビリティ要件を満たす最も簡単な方法です。
ブックマークされた PDF をブックマーク パネルに慣れていない受信者と共有する場合は、電子メールまたは文書の紹介文にブックマークへのアクセス方法を説明する簡単なメモを含めてください。 PDF ユーザーの多くはサイドバーを開いたことがなく、ドキュメントにクリック可能なナビゲーション構造があることに気づきません。 PDF ビューアのサイドバーでブックマーク アイコンを探すという簡単な指示により、受信者のエクスペリエンスが大幅に向上します。
主に画面上で読まれる文書の場合、ブックマークは印刷された目次ページよりもおそらく重要です。目次では、読者はページ番号をメモし、そのページまでスクロールし、セクションを視覚的に見つける必要があります。ブックマークを使用すると、ワンクリックで読者がそのセクションに直接移動できます。画面ベースの読み取りの場合、ブックマークは優れたナビゲーション メカニズムであり、画面読み取りを目的としたすべてのドキュメントにはブックマークが含まれている必要があります。
ブックマークは複数のレベルにネストして、完全なドキュメント階層を反映できます。章、セクション、サブセクションからなる 3 レベルのブックマーク構造により、読者は必要な詳細レベルに移動できます。ほとんどの PDF ビューアは、ネストされたブックマークを展開可能なツリーとして表示するため、読者は興味のないセクションを折りたたんで、必要なセクションを展開できます。このツリー ナビゲーションは、ファイル ブラウザーや電子メール フォルダー構造を使用したことがある人にとっては高速かつ直感的です。
Word からエクスポートする場合、ブックマークは見出しスタイルのみから作成されます。図のキャプション、表のタイトル、索引エントリなど、便利なナビゲーション ポイントとして機能するその他の文書要素は、ブックマークに自動的に変換されません。これらの要素がブックマーク ナビゲーションの恩恵を受けるドキュメントの場合は、PDF エクスポート後に、ブックマークの作成をサポートする PDF エディタを使用してブックマークを手動で追加します。
ブックマークにより、ドキュメントを印刷するときの PDF エクスペリエンスも向上します。ブックマーク自体は印刷ページには表示されませんが、適切に構造化されたブックマーク ツリーを備えた PDF には通常、適切に構造化された見出し階層があり、印刷時でも画面上でもナビゲートしやすい文書が作成されます。ブックマークを生成する見出しスタイルは、あらゆる形式の読書に役立つ論理的な文書のアウトラインも作成します。