PDF をアーカイブすることは、保存することと同じではありません。保存された PDF は、最後に使用されたときの状態でハード ドライブに保存されます。アーカイブされた PDF は、長期保存できるようにクリーニング、圧縮、フォーマットされます。これにより、数十年後でも読むことができ、不必要な肥大化がなく、必要なときに適切な文書を見つけられるように整理されます。違いは、今準備するのに数分かかるのと、その後何時間もイライラするのとの違いです。
アーカイブのクリーンアップ プロセスは、ファイル サイズ、効率的なストレージの 3 つのことを対象としています。発見しやすさのためのメタデータと構造。将来の可読性のためにフォーマットに準拠しています。各ターゲットには、PDF を長期保存できるように準備するための特定の手順があります。
以下の表は、クリーンアップ手順、その目的、および推奨される順序の概要を示しています。
| ステップ | アクション | 目的 | 必要な工具 |
|---|---|---|---|
| 1 | アーカイブ品質に圧縮: すべてのコンテンツを保持しながら、構造の最適化によりファイル サイズを削減する可逆圧縮 | 可読性を犠牲にすることなくストレージの占有面積を削減 | 圧縮ツール |
| 2 | メタデータの追加または更新: タイトル、作成者、件名、キーワード、作成日 | ファイルを検索で見つけられるようにします。数年後にそれを見つけた人にその文書が何であるかを説明する | PDFエディタ |
| 3 | 非表示データの削除: 古いメタデータ、改訂履歴、埋め込まれたサムネイル、未使用のオブジェクト | アーカイブされたバージョンに関係のない情報を削除します。ファイルサイズを減らす | メタデータクリーンアップツール |
| 4 | ドキュメントが 10 ページを超える場合はブックマークを追加します | すべてのページをスクロールしなくても、アーカイブされたファイルにアクセスできるようにします | PDFエディタ |
| 5 | ドキュメントにスキャンされたページが含まれている場合は OCR | スキャンしたコンテンツを検索可能にします。 OCR がなければ、スキャンされたページは検索ツールには表示されません | OCRツール |
| 6 | 一貫したアーカイブ命名規則に従って名前を変更する | ファイル名だけでファイルを識別できるようにします。日付、文書の種類、説明を含める | ファイルマネージャー |
適切なアーカイブ形式の選択
標準 PDF は、ほとんどのアーカイブに適しています。 PDF/A は、すべてのフォントを埋め込み、外部依存関係を禁止し、JavaScript や外部ファイル参照など、将来読めなくなる可能性のある機能を制限する特殊なアーカイブ形式です。 PDF/A は、多くの管轄区域の政府および法的アーカイブに必要です。個人用およびビジネス用のアーカイブには、慎重に準備した標準的な PDF で十分です。
PDF Archive 標準 PDF と PDF/A のどちらを選択するかは、必要な寿命によって異なります。 5 年以内に読む必要があるドキュメントは、標準の PDF を安心して使用できます。 30 年後も読める必要がある文書には PDF/A を使用する必要があります。この形式には、レンダリングに必要なものがすべてファイル自体に埋め込まれているため、自己完結型であり、フォントの利用可能性やレンダリング テクノロジの変更に対して将来も保証されます。
将来の検索に備えてアーカイブされた PDF を整理する
完璧にクリーニングされた PDF も、3 年後に見つからなければ役に立ちません。命名規則、メタデータ、フォルダー構造は、検索システムとして連携して機能します。ファイル名によって、その文書が何であるかがわかります。メタデータは、ドキュメントに何が含まれているかを検索ツールに伝えます。フォルダー構造は関連するドキュメントをグループ化するため、参照は検索と同じくらい効果的です。
WukongPDF の PDF 圧縮 および編集ツールは、PDF のアーカイブを準備するクリーンアップ手順を処理します。圧縮してサイズを削減し、見つけやすくするためにメタデータを追加し、検索しやすくするために OCR スキャンしたコンテンツを追加します。準備されたファイルは、アーカイブされたドキュメントの管理に使用するどのシステムでも長期保存できます。
将来の可読性のためにアーカイブされたファイルをテストする
年に 1 回、ランダムに選択したいくつかのアーカイブ PDF を開いて、それらがまだ読み取れることを確認します。ソフトウェアの変更、オペレーティング システムの更新、およびデフォルトの PDF リーダーの変更。 3 年前に正常に開かれたファイルは、現在のバージョンの PDF リーダーでは正しく表示されない可能性があります。アーカイブをスポットチェックすることで、重要な文書に影響を与える前に形式の破損を発見します。ファイルを開けない場合でも、変換ツールが表示されなくなる前にファイルを変換する時間があります。