PDF にする必要がある 200 個の Word 文書、Excel スプレッドシート、PowerPoint プレゼンテーションを含むフォルダーは、どのオフィスでもよく見られる光景です。各アプリケーションの PDF として保存機能を使用して一度に 1 つずつ変換するには、何時間もクリックを繰り返す必要があります。バッチ変換機能を備えた PDF ツール スイートは、すべてのファイルに一貫した設定を適用してフォルダー全体を 1 回の操作で処理することで、時間を数分に短縮します。
バッチ変換は、1 つのことをより速く実行することではありません。それは、1つのことを200回ではなく1回行うことです。
PDF Batch ツールを使用して、Word を PDF およびその他の Office 形式にバッチで変換するには、ソース ファイルを準備し、各ファイル タイプに適切な変換設定を選択し、出力の検証チェックを使用してバッチを実行する必要があります。 WukongPDF の PDF Tools スイートは、複数形式のバッチ変換を処理します。以下のワークフローは、デスクトップ スイート、ブラウザベースのツール、またはコマンド ライン コンバーターのいずれを使用する場合でも適用されます。
バッチ変換用のソース ファイルの準備
バッチ内のすべてのファイルは、バッチが開始される前に一貫性があり、変換の準備ができた状態になっている必要があります。サンプルを開いて、追跡された変更が受け入れられるか拒否され、保留されたままになっていないことを確認します。コメントは解決する必要があります。グラフやリンクされた画像などの埋め込みオブジェクトは、リンク切れエラーを表示せずに更新する必要があります。これらの問題により、変換エラーが発生したり、バッチが無人で実行されるため診断が困難な奇妙な出力が発生します。
変換前にファイル名を標準化します。出力 PDF は、.pdf 拡張子が付いたソース ファイル名を継承します。ソースの名前付けに一貫性がない場合、PDF の名前付けにも一貫性がありません。事前に名前を一貫した規則に変更してください。 PDF 出力に意味がある場合は、ファイル名に日付、プロジェクト コード、またはバージョン番号を含めます。ファイル名は、追加の手順を行わなくてもバッチ変換で確実に存続する唯一のメタデータであるため、上流でファイル名を正しく取得することに時間を投資してください。
変換設定が形式ごとに異なる場合は、ファイルをタイプごとにグループ化します。 Word、Excel、PowerPoint ではそれぞれ異なる PDF 出力設定が必要です。ファイルの種類ごとに個別の入力フォルダーを使用すると、設定が整理され、Word の設定が Excel ファイルに適用されるのを防ぎます。一部のツールでは、単一のバッチ ジョブ内で形式ごとの設定を行うことができますが、タイプごとのフォルダーのアプローチの方が簡単で、構成ミスが発生しにくくなります。
各 Office 形式の変換設定の選択
Word 文書を PDF に変換すると、文書構造が保持される必要があります。見出しはブックマークになり、脚注はページの注釈になり、目次のリンクは機能し続けます。これらのオプションを有効にします。フラット PDF が特に必要でない限り、構造を単純なテキストにフラット化するものはすべて無効にします。構造化 PDF はほとんどの目的に役立ち、後でいつでもフラット化できます。フラット化された PDF を再構成することはできません。
Excel スプレッドシートでは、印刷領域と拡大縮小に注意が必要です。デフォルト設定では 20 列で、複数のページにわたる微細なテキストが生成されます。印刷範囲を実際のデータ範囲に設定します。ページの幅に合わせて拡大縮小します。幅の広いシートの場合は横向きを選択してください。これらの設定は、PDF ツールではなく、変換前のスプレッドシートに存在します。代表的なスプレッドシートを開き、ページ設定を正しく構成して保存し、バッチ内のすべてのスプレッドシートを構成する方法のテンプレートとして使用します。
スライドは PDF ページに直接マッピングされるため、PowerPoint ファイルはきれいに変換されます。主な切り替えは、スピーカー ノートと非表示のスライドです。 PDF が配布資料または完全な記録として機能する場合は、メモを含めます。 PDF がプレゼンテーション用のスライドデッキである場合は、それらを除外します。非表示のスライドは、文書記録に保存する必要がある論理的な理由で非表示にしない限り、通常は除外する必要があります。
| ソース形式 | キー設定 | よくある問題 |
|---|---|---|
| ワード (.docx) | ドキュメントの構造、見出しをブックマークに保存 | 追跡された変更は変換前に受け入れられません |
| エクセル(.xlsx) | 印刷領域を設定、ページ幅に合わせる、ワイドシートの場合は横長 | 列が切れているか、文字が小さすぎて読めない |
| パワーポイント (.pptx) | 講演者のノートと非表示のスライドを含める/除外する | アニメーションが失われ、複雑なトランジションが平坦化されました |
| Google ドキュメント/スプレッドシート/スライド | 最初に Office 形式でエクスポートしてから変換します | Google フォーマットはほとんどのツールでは直接変換できません |
バッチの実行と進行状況の監視
まずは、主要なタイプごとに 1 つずつ、5 つのファイルのテスト実行から始めます。完全なバッチを実行する前に、各テスト ファイルからの出力を確認します。完璧な Word 出力を生成する設定では、文字化けした Excel 出力が生成される場合があります。 5 つのファイルでこれを検出し、Excel 設定を調整してテストを再実行すると、完全なバッチが完了し、ソース ファイルが移動または変更された後、200 個のファイルでこの問題が検出されなくなります。
バッチの進行状況を監視します。破損、サポートされていない機能、またはリソースの枯渇により、特定のファイルで変換が停止する可能性があります。ファイルが停止すると、その背後にあるすべてのファイルがブロックされます。一部のツールでは、問題のあるファイルをスキップして続行します。他の人は立ち止まって待ちます。ツールがどの動作を使用しているかを把握し、定期的に確認してください。動作を停止するということは、問題のあるファイルをスキップするには、あなたが立ち会う必要があることを意味します。スキップ動作は、終了して最後にエラーを確認できることを意味します。
変換後の検証とクリーンアップ
バッチが完了したら、ランダムなサンプルを検証します。各ソース形式からいくつかの PDF を開きます。ページ数、コンテンツの完全性、フォーマットの忠実度をチェックします。 10% のサンプルでは、フルバッチの手動レビューを行わなくても、体系的な問題が検出されます。クリーンなサンプルとは、クリーンなバッチを意味します。サンプルに問題がある場合は、チェック率を高め、根本原因を調査する必要があります。
ソース ファイルを出力 PDF とは別にアーカイブします。 PDFが納品物となります。ソース ファイルは、後で更新される可能性がある作業中のドキュメントです。明確な名前を持つ個別のディレクトリにより、.docx バージョンと .pdf バージョンが混在する混乱を防ぐことができます。 Source ディレクトリと PDF-Output ディレクトリは、ほとんどのバッチに必要なすべての構造を提供します。シンプル、明確、そして効果的。
繰り返しのバッチ変換の自動化
毎週または毎月のバッチ変換は自動化する価値があります。 PDF ツールによって監視されている監視フォルダーは、そこに置かれたファイルを自動的に変換します。チーム メンバーは、デスクトップではなく監視フォルダーに保存します。手動変換を実行しなくても、数分後に PDF が出力フォルダーに表示されます。監視フォルダーは目に見えないインフラストラクチャになります。
スクリプトは、監視フォルダーではできない変換前の準備を処理します。追跡された変更の確認、印刷領域の設定、ファイル名の標準化など、ファイルが監視フォルダーに入る前に実行されるすべてのスクリプト可能なステップ。スクリプトが準備されます。監視フォルダーが変換されます。これらを組み合わせることで、反復的なバッチ変換による手動作業が完全に排除されます。数時間のスクリプト作成により、毎月数時間の手作業が永久に不要になります。