プロジェクト提案書が単一のファイル タイプとして存在することはほとんどありません。カバーレターはWord文書です。予算の内訳は Excel スプレッドシートです。利用規約はPDFです。これらを 3 つの個別の添付ファイルとして送信すると、受信者はそれぞれを開いて、それらがどのように関連しているかを理解し、頭の中で全体像を組み立てることになります。それらを 1 つの洗練されたパッケージに結合することで、分散した提出物がプロフェッショナルな納品物に変わります。
3 つのファイルを 3 回別々に開く必要があります。 1 つのファイルに 1 つ必要です。それが仕事と利便性の違いです。
Word、Excel、および PDF コンテンツを 1 つの PDF を結合 ドキュメントに結合するには、まず非 PDF ファイルを変換してから、結果のすべての PDF を結合する必要があります。 WukongPDF の Word to PDF およびマージ ツールはパイプライン全体を処理し、数分で 1 つのシームレスなファイルを作成します。
結合前に各コンポーネントを PDF に変換
Word 文書は、PDF として保存またはオンライン コンバーターを通じて PDF に変換されます。設定で構造の保持を有効にします。見出しは PDF ブックマークになり、目次はリンクを保持し、脚注はページの注釈として転送されます。すべての構造を失ったフラット PDF は、元の Word ファイルよりもナビゲートするのが難しく、読者エクスペリエンスを向上させるために形式を組み合わせるという目的が無効になります。
Excel スプレッドシートでは、変換前にページ設定が必要です。印刷範囲を実際のデータ範囲に設定します。ページの幅に合わせて拡大縮小します。幅の広いシートの場合は横向きを選択してください。これらの設定により、スプレッドシートが PDF ページとしてどのように表示されるかが決まります。デフォルト設定で変換されていないスプレッドシートでは、列が切り取られたり、テキストが微細になったり、データが予測できない数のページにまたがったりする PDF が生成される場合があります。
コンポーネントの正しい順序
結合ツールは、追加された順序でファイルを結合します。最初にカバーレター、2番目に予算、3番目に条件を追加します。出力された PDF は、表紙から予算、そして条件へと直接流れます。ツールがファイルをアルファベット順に並べ替える場合は、番号の接頭辞を付けてファイル名を変更します: 01-Cover-Letter.pdf、02-Budget.pdf、03-Terms.pdf のように順序を固定します。
結合後に、結合されたドキュメント全体に統一されたページ番号を追加できます。カバーレターは 1 ページ目、予算書は 2 ページから 5 ページ、規約は 6 ページから 10 ページになります。結合された PDF に追加されたページ番号は、すべてのコンポーネントに一貫して適用されるため、異なるアプリケーションで異なる時間に作成されたにもかかわらず、文書に統一感が与えられます。
| ソース形式 | 変換方法 | マージ前チェック |
|---|---|---|
| ワード (.docx) | PDF として保存またはオンラインコンバーター | ブックマークへの見出しが有効になり、目次リンクが保持されます |
| エクセル(.xlsx) | PDF として保存またはオンラインコンバーター | 印刷領域を設定、スケールを合わせて、向きを修正 |
| パワーポイント (.pptx) | PDF として保存またはオンラインコンバーター | 必要に応じて講演者ノートを含めたり除外したりする |
| 既存の PDF | 変換は必要ありません | ページ数が予想と一致するかどうかを確認する |
| 画像（JPG、PNGなど） | 画像から PDF へのツールを介して PDF に変換 | 向き、解像度、ページ順序を確認する |
結合後のヘッダー、フッター、およびページ番号の追加
結合された PDF は、一貫性のあるヘッダーとフッターの白紙の状態です。プロジェクト名と日付をヘッダーとして追加します。ページ番号をフッターとして追加します。これらの要素はすべてのページにわたって均一に表示され、変換中に PDF ページに焼き付けられたコンポーネント ファイル内の既存のヘッダーを上書きすることなく、コンポーネントを視覚的に結び付けます。
複数のセクションに分かれた文書には、セクション区切りの利点があります。カバーレターと予算の間に空白のページやセクションタイトルがあるページ、予算と条件の間に別のページがあると、文書がコンポーネント間を移行していることを読者に知らせます。ディバイダーを使用すると、ツールをさらに複雑にすることなく、正式な提出にプロフェッショナルなタッチを加えることができます。
最終的に結合されたファイルの圧縮
結合された PDF は、そのコンポーネントのファイル サイズとオーバーヘッドの合計に等しくなります。 2、3、5 MB の 3 つのファイルは、結合後はおよそ 10 ～ 12 MB になります。これが電子メールの制限またはアップロードの上限を超える場合は、圧縮パスを実行します。 150 DPI で画像を圧縮すると、通常、品質に目に見えて影響を与えることなく、ファイル サイズが 40 ～ 60% 削減されます。
マージ前ではなく、マージ後に圧縮します。マージ操作により、圧縮データが再展開される場合があります。最終的にマージされたファイルを 1 回圧縮すると、すべてのコンポーネントにわたって一貫した最適化が適用され、可能な限り最小の出力が生成されます。この順序では、コンポーネントを変換し、1 つのファイルにマージし、結果を圧縮します。
結合されたファイル内の混合ページ方向の処理
Word 文書はデフォルトで縦向きになります。多くの列がある Excel スプレッドシートでは横向きが使用されます。 PowerPoint スライドはプレゼンテーションのアスペクト比と一致します。これらを単一の結合 PDF に混在させると、一部のページは縦向きになり、他のページは横向きになります。ほとんどの PDF ビューアは混合方向をネイティブに処理し、ページごとにビューを回転します。ただし、プリンタが均一なページを期待している場合、向きが混在した PDF の印刷出力では予期しない結果が生じる可能性があります。
文書を印刷する受信者は、送信する前にすべてのページを一定の向きに回転させてください。テキストの多いドキュメントの場合は縦向きを選択し、データの多いドキュメントの場合は横向きを選択します。 PDF ツールで個々のページを回転するには、1 ページあたり数秒かかるため、印刷方向が混在する問題が解消されます。画面のみの配布の場合、向きが混在していても問題なく、調整は必要ありません。
繰り返し複数形式のパッケージ用のテンプレートの作成
Word、Excel、PDF コンポーネントの同じ組み合わせが毎週または毎月リリースされる場合は、ワークフローをテンプレート化します。各期間に一貫してコンポーネントに名前を付けます。同一の変換設定を使用します。結合後に同じヘッダーとフッターを適用します。このテンプレートを使用すると、15 分の組み立てプロセスが反復可能な 2 分のワークフローに短縮されます。
同僚が実行できるようにワークフローを文書化します。コンポーネント、変換設定、マージ順序、ヘッダーとフッターのテキスト、出力ファイル名の規則はすべて短いチェックリストに書き留められます。文書化により、個人の効率化ハックが、休暇やスタッフの異動にも耐えられるチームの能力に変わります。