Excel ワークブックには 12 個のワークシートが含まれています。各ワークシートには、生データの表と、データを視覚的に要約する 1 つまたは 2 つのグラフが含まれています。グラフは、基になるデータ、他のワークシート、スプレッドシートにはあるがプレゼンテーションには含まれないグリッド線や行番号を含まない、クリーンな PDF としてマネージャーに送信する必要があります。グラフのみをエクスポートすると、管理者が無関係なデータをスクロールする手間が省かれ、情報が最も明確な形式で表示されます。
グラフのみの出力でExcel を PDF にエクスポートする機能が Excel に組み込まれていますが、コントロールはいくつかの設定に分散されているため、見落としがちです。正しく設定されると、このプロセスにより、各ページがグラフとなり、きれいにフォーマットされ、すぐに共有できる複数ページの PDF が生成されます。
グラフのみの PDF エクスポート用のグラフの選択
最初のステップは、エクスポートするグラフを分離することです。 Excel では、シート上のすべてのグラフとすべてのデータ セルを含むワークシート全体を PDF としてエクスポートできます。グラフのみをエクスポートするには、データ セルのない単一のグラフを含む特別なワークシート タブである専用のグラフ シートにグラフを移動するか、エクスポートする前にグラフ オブジェクトのみを選択します。
グラフをグラフ シートに移動することは、定期的なエクスポートのよりクリーンなアプローチです。チャートを右クリックし、「チャートの移動」を選択します。 [新しいシート] を選択し、シートに Sales Chart や Revenue Trend などのわかりやすい名前を付けます。グラフごとに繰り返します。すべてのグラフが専用のグラフ シートにある場合は、それらのシート タブをグループ選択してエクスポートします。結果として得られる PDF には、グラフ シートごとに 1 ページが含まれており、各グラフがページ全体に表示されます。
ワークブックを再配置したくないアドホック エクスポートの場合は、Ctrl キーを押しながら各グラフをクリックして、ワークシート上のすべてのグラフを選択します。グラフを選択した状態で、エクスポートまたは名前を付けて保存機能を使用し、PDF を選択します。 Excel では、ワークブック全体、アクティブなシート、または選択範囲のいずれかをエクスポートするかを選択するよう求められます。 「選択」を選択します。選択したグラフのみがエクスポートされます。
クリーンなチャート出力のためのエクスポート設定の構成
エクスポートする前に、各グラフ シートまたは選択したグラフを含むワークシートのページ設定を確認してください。グラフの縦横比と一致するようにページの向きを設定します。幅の広いチャートには横向きの利点があります。縦長のチャートには縦長の利点があります。 「ページ レイアウト」タブで余白を「狭い」に設定し、ページ上のグラフ サイズを最大化します。
印刷されたページに表示される無関係な要素を削除します。 [ページ レイアウト] タブで、グリッド線と見出しを印刷するオプションのチェックを外します。これらの設定は、印刷出力および PDF 出力に影響します。空のセルの周囲のグリッド線と、セルの位置を識別する行番号と列の文字は、スプレッドシートでは便利ですが、グラフ PDF では煩雑になります。
他の文書に挿入される PDF グラフ の場合は、エクスポートする前にグラフ シートの背景を白に設定し、ビューからワークシート タブ、数式バー、またはステータス バーを削除します。エクスポートされた PDF ページには、白い背景にグラフのみが含まれ、スプレッドシート インターフェイス要素は表示されません。これにより、PDF を共有または埋め込むときに最もきれいな結果が得られます。
異なるワークシートにわたる複数のグラフの処理
グラフが複数のワークシートに分散している場合、エクスポート用にグラフを収集するには、上記のグラフ シートのアプローチが最も信頼できる方法です。各グラフを独自のグラフ シートに移動し、Ctrl キーを押しながら各タブをクリックしてグラフ シートのタブをグループ化します。グラフ シートをグループ化して PDF にエクスポートします。結果として得られるファイルには、ワークブックに表示されるチャート シートの順序でチャートごとに 1 ページが含まれます。
グラフの移動が現実的でない場合は、グラフ コレクション ページとして機能する新しいワークシートを作成します。各グラフをコピーし、リンクされた画像としてコレクション ページに貼り付けます。リンクされた画像を縦に並べます。コレクション ページを単一の PDF ページとしてエクスポートします。すべてのグラフが 1 ページに表示されるという制限があるため、グラフが多数ある場合はグラフが小さくなりすぎる可能性があります。
WukongPDF は、エクスポートされた PDF Export ファイルを作成後に処理し、複数のグラフ ページを個々のページに分割したり、各グラフをトリミングして余分な空白を削除したりできます。ブラウザベースのツールを使用すると、Excel に戻って再エクスポートすることなく出力を調整できます。
データを含める場合とグラフのみをエクスポートする場合
グラフのみの PDF は、プレゼンテーションやコミュニケーションに適しています。四半期業績をレビューするマネージャーは、その背後にある 5,000 のデータ ポイントではなく、傾向線を確認する必要があります。提案を検討するクライアントは、基礎となる仮定のスプレッドシートではなく、予測される成長グラフを見る必要があります。共有ドキュメントからデータを削除すると、グラフの目的である視覚的な概要に注目が集まります。
チャートとデータの PDF は検証と監査に適しています。数値をチェックするアナリストは、チャートとそれを生成したデータの両方を見る必要があります。提出物を審査する規制当局は、チャートがソース データを正確に表していることを検証する必要があります。このような場合は、データ テーブルとグラフの両方を含むワークシートをエクスポートし、それらの間の関係が明らかになるように明確にラベルを付けます。
通常のチャート PDF エクスポートの自動化
同じグラフのセットを定期的なスケジュールでエクスポートする場合は、プロセスを自動化します。 Excel は、特定のグラフ シートを選択し、ページ設定を構成し、ワンクリックで PDF にエクスポートできる VBA マクロをサポートしています。エクスポート手順のマクロを一度記録し、その後のエクスポートごとにマクロを実行します。レポートサイクルが進むごとに、時間の節約がさらに進みます。
グラフを PDF にエクスポートすると、画面に表示されるグラフの書式設定が PDF に表示されるものとまったく同じになります。エクスポートする前に、各グラフを 100% ズームで確認し、切り詰められた軸ラベル、重複するデータ ラベル、またはグラフ領域を超えた凡例エントリがないか確認してください。これらの書式設定の問題は、スプレッドシート ビューでは見落とされがちですが、PDF 出力では顕著になります。
Excel グラフ テンプレートを使用すると、PDF にエクスポートする前に複数のグラフの外観を標準化できます。好みの色、フォント、レイアウトでグラフ テンプレートを作成します。エクスポートする前に、各グラフにテンプレートを適用します。結果として得られる PDF には、すべてのグラフにわたって一貫した視覚スタイルがあり、標準化せずにエクスポートされたさまざまな書式設定のグラフよりもプロフェッショナルに見えます。
他のドキュメントに挿入されるグラフの場合は、各グラフを個別の PDF ファイルとしてエクスポートし、その PDF をターゲット ドキュメントに挿入することを検討してください。 Word または PowerPoint に挿入された PDF グラフは、ベクトル品質を保持し、任意のサイズにきれいに拡大縮小されます。このアプローチでは、Office アプリケーション間でグラフを直接コピーして貼り付けるよりも良い結果が得られます。
エクスポートされる PDF のページ サイズは、グラフ シートまたはワークシートのページ設定によって決まります。 PDF ページ上でチャートが小さすぎる場合は、ページの余白を最小値まで増やし、印刷可能領域を満たすようにチャートを設定します。グラフ シートの場合、グラフはページ全体に合わせて自動的に拡大縮小されます。通常のワークシートに埋め込まれたグラフの場合、エクスポートする前にグラフのサイズを手動で変更する必要がある場合があります。
データ ソースの変更によって更新される動的チャートは、現在の状態の静的イメージとしてエクスポートされます。 PDF は、エクスポート時に存在するデータのスナップショットをキャプチャします。明日ソース データが変更された場合、PDF チャートはエクスポート状態で凍結されたままになります。定期的に更新されるレポートの場合、エクスポート プロセスはレポート ワークフローの最後のステップとし、すべてのデータが検証され最終的に完了した後にのみ実行する必要があります。
Excel からエクスポートされたアクセス可能な PDF には、各グラフの代替テキストが含まれている必要があります。 Excel では、[代替テキスト] セクションの [グラフ領域の書式設定] ダイアログを使用してグラフに代替テキストを追加できます。チャートの目的と、それが示す主要な傾向または比較について説明します。スクリーン リーダーは、PDF 内のグラフに遭遇したときにこの代替テキストを読み上げ、グラフを見ることができないユーザーでもグラフのコンテンツにアクセスできるようにします。
Excel for Microsoft 365 には、基本的な [PDF として保存] オプションよりも出力を詳細に制御できる、[ファイル]、[エクスポート]、[PDF の作成] の下にエクスポート機能が含まれています。エクスポート機能を使用すると、ワークブックのどの部分を含めるかを指定し、シートごとにページの向きを設定し、最終的な PDF 出力にドキュメントのプロパティとアクセシビリティ タグを含めるかどうかを選択できます。
頻繁な更新と再エクスポートが必要なグラフでは、PDF エクスポートをマクロまたは Power Automate フローにリンクすることを検討してください。エクスポートを自動化すると、レポート サイクル全体で一貫性が保証され、間違ったシートが含まれたり、エクスポート前のグラフの更新を忘れたり、一貫性のないページ設定設定を適用したりするなど、手動によるエクスポート エラーのリスクが排除されます。
条件付き書式設定またはセル値に基づく動的なカラー スケールを使用するグラフは、PDF では Excel での表示とは異なる場合があります。 PDF には、現在の条件付き書式設定の状態を含む、エクスポート時のグラフの外観がキャプチャされます。基礎となるデータが変更され、条件付き書式が調整された場合、再エクスポートしない限り、PDF グラフにはそれらの調整が反映されません。
適切に組織化されたチャート PDF エクスポート プロセスにより、何時間にもわたる手作業によるチャート抽出が反復可能なワークフローに変わり、人的エラーのリスクなくレポート サイクルごとに一貫したプロフェッショナルな出力が生成されます。
| 輸出アプローチ | 出力 | 最適な用途 | 制限事項 |
|---|---|---|---|
| チャートをチャートシートに移動する | PDF ページごとに 1 つのグラフ | 定期的な輸出。最もクリーンな出力 | ワークブックの変更が必要です |
| チャートの選択 + 選択範囲のエクスポート | 選択したチャートのみ | 1回限りのエクスポート | グラフは同じシート上にある必要があります |
| チャート集ページ | すべてのグラフを 1 ページに表示 | 概要 | チャートが小さすぎる可能性があります |
| VBAマクロの自動化 | 一貫した複数ページの PDF | 定期的なエクスポートのスケジュール設定 | マクロの設定が必要です |