I PDF non vengono bloccati dai client di posta con la stessa frequenza dei file eseguibili, ma succede e, quando ciò accade, il messaggio di errore di solito non è molto chiaro sul motivo. Le cause si dividono in due categorie: il file è veramente sospetto oppure il server o il client ha una politica di sicurezza insolita che ha rilevato un file normale. Ognuno ha una soluzione diversa.
Limiti dimensione allegati
Il motivo più comune per cui un'e-mail non viene recapitata con un allegato PDF non è la sicurezza, ma la dimensione. Gmail limita gli allegati a 25 MB. Molti server di posta elettronica aziendali impostano limiti di 10 MB o anche inferiori. Quando l'e-mail viene respinta o l'allegato viene rimosso, a volte il messaggio di errore dice "allegato bloccato"; anche quando il vero problema è la dimensione del file.
Controlla la dimensione del file prima di presumere un problema di sicurezza. Se supera i 10 MB, la compressione è il primo passaggio. Lo strumento PDF di compressione di WukongPDF in genere riduce le dimensioni dei file del 50-80% senza perdita visibile di qualità. Un PDF da 25 MB compresso a 4 MB eliminerà quasi tutti i limiti di dimensione dei server di posta elettronica.
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Il PDF contiene file eseguibili incorporati o JavaScript
PDF tecnicamente può contenere JavaScript incorporato, allegati eseguibili e altro contenuto attivo. Queste funzionalità sono legittime in alcuni contesti (moduli interattivi, distribuzione di contenuti incorporati), ma vengono utilizzate anche negli attacchi di phishing e nella distribuzione di malware. I sistemi di sicurezza della posta elettronica aziendale e i filtri antispam scansionano gli allegati PDF alla ricerca di questi elementi e bloccano i file che li contengono.
Se il tuo PDF è stato creato da uno strumento di progettazione complesso, esportato da un'applicazione Web o contiene funzionalità interattive, potrebbe includere JavaScript che attiva i filtri di sicurezza anche se il file è legittimo. L'esecuzione del PDF tramite uno strumento di compressione o ottimizzazione elimina molti di questi elementi di contenuto attivi, producendo spesso un file più pulito che supera la scansione di sicurezza.
Policy aziendali sulla sicurezza della posta elettronica
Alcuni ambienti di posta aziendali utilizzano piattaforme di sicurezza della posta elettronica che scansionano ogni allegato e mettono in quarantena tutto ciò che corrisponde a determinati schemi: non solo malware, ma file provenienti da origini specifiche, file di dimensioni superiori, file con metadati particolari o file inviati da domini non presenti in un elenco approvato. Queste politiche variano ampiamente tra le organizzazioni.
Se un destinatario ti dice che il tuo PDF è stato bloccato ma altri allegati sono riusciti a passare, chiedi al suo reparto IT qual è la politica. A volte la soluzione è semplice come chiedere loro di autorizzare il tuo dominio di posta elettronica. Altre volte il destinatario può accedere al file tramite l'interfaccia di revisione della quarantena della propria piattaforma di sicurezza.
Protetti da password PDF e scanner di sicurezza
Ironicamente, la protezione con password di un PDF può causarne il blocco da parte di alcuni sistemi di sicurezza della posta elettronica. Lo scanner non può aprire e ispezionare il contenuto crittografato, quindi tratta il file come potenzialmente sospetto e lo mette in quarantena. Per questo motivo, alcune policy di sicurezza aziendali bloccano esplicitamente gli allegati crittografati.
Se il tuo PDF protetto da password è bloccato, condividilo tramite un collegamento di archiviazione cloud (Google Drive, Dropbox o OneDrive) e invia il collegamento tramite e-mail. Il collegamento in sé non è un allegato e ignora la scansione degli allegati. Condividi la password attraverso un canale separato.
Soluzioni alternative quando l'e-mail continua a bloccare il file
Quando il recapito degli allegati e-mail fallisce costantemente per un destinatario o un'organizzazione specifica, un collegamento di condivisione file è l'alternativa più affidabile. Carica su Google Drive o Dropbox e condividi un collegamento. Il destinatario scarica direttamente dal servizio cloud; l'e-mail è solo il veicolo del collegamento, non il file stesso.
Per grandi volumi di PDF bloccati destinati alla stessa organizzazione, vale la pena parlare direttamente con il team IT per comprendere la policy specifica. Una voce nella whitelist per il tuo dominio o un'eccezione per modelli di file specifici risolve il problema in modo permanente anziché richiedere una soluzione alternativa ogni volta.
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