L'etichettatura PDF è la spina dorsale strutturale di un PDF accessibile. Un PDF con tag contiene metadati nascosti che descrivono cos'è ogni elemento della pagina: quale testo è un'intestazione, quale è un paragrafo, quale immagine necessita di una descrizione, come sono strutturate le tabelle, in quale ordine il contenuto dovrebbe essere letto. Senza tag, un PDF è solo un layout visivo senza struttura leggibile dalla macchina.
Cosa sono i PDF tag
I tag in un PDF funzionano in modo simile ai tag HTML su una pagina web. Proprio come l'HTML utilizza <h1> per le intestazioni e <p> per i paragrafi, i tag PDF contrassegnano ogni elemento di contenuto con il suo tipo e ruolo. L'albero dei tag, una struttura gerarchica incorporata nel PDF, descrive l'organizzazione logica del documento:
- <H1>, <H2>, <H3>: elementi di intestazione a diversi livelli, che consentono la navigazione per intestazione
- <P>: testo del paragrafo, l'elemento di contenuto più comune
- <Figura>: immagini e grafica, che possono contenere descrizioni testuali alternative per gli screen reader
- <Table>, <TR>, <TD>: strutture table con righe e celle, che consentono agli screen reader di annunciare intestazioni di colonne e righe
- <L>, <LI>: elementi dell'elenco e degli elementi dell'elenco, in modo che le utilità per la lettura dello schermo annuncino "elenco di 5 elementi" prima di leggere ogni voce
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Perché l'etichettatura è importante
I tag sono ciò che rende un PDF accessibile alle persone che utilizzano tecnologie assistive. Uno screen reader che elabora un PDF senza tag non ha modo di distinguere un'intestazione dal corpo del testo, non può identificare quale testo è un'intestazione di cella di tabella e non sa quali immagini devono essere descritte rispetto a quali sono puramente decorative. L'esperienza di lettura diventa confusa o impossibile.
Oltre all'PDF Accessibilità, i tag sono vantaggiosi per tutti. I tag consentono una ridisposizione affidabile del testo su schermi di piccole dimensioni: un PDF contrassegnato può ridisporre il contenuto per adattarlo al display del telefono. I tag rendono il copia-incolla più affidabile fornendo informazioni sull'ordine di lettura. I tag consentono una migliore indicizzazione della ricerca da parte dei sistemi di gestione dei documenti. Inoltre, i tag sono necessari per la conformità legale agli standard di accessibilità, tra cui la Sezione 508 negli Stati Uniti e la EN 301 549 in Europa.
Come verificare se un PDF è contrassegnato
In Adobe Reader o Acrobat, seleziona File > Proprietà > Scheda Descrizione. Cerca "Con tag PDF: Sì" oppure "Con tag PDF: No." Un rapido test funzionale: attiva Leggi ad alta voce (Visualizza > Leggi ad alta voce > Attiva Leggi ad alta voce) e ascolta come viene annunciato il documento. Un PDF ben etichettato si legge logicamente; un PDF senza tag o con tag scadenti non riesce a leggere affatto o legge il contenuto in un ordine confuso.
Il controllo accessibilità di Acrobat Pro (Strumenti > Accessibilità > Controllo completo) fornisce un rapporto dettagliato che identifica problemi specifici di tagging: testo alternativo mancante nelle immagini, gerarchia delle intestazioni errata, tabelle senza tag di intestazione e altri problemi che incidono sulla conformità di PDF Accessibilità.
Come PDF vengono taggati
Il modo migliore per ottenere un PDF taggato è esportarlo da un documento sorgente ben strutturato. I documenti di Microsoft Word che utilizzano stili di intestazione, formattazione di elenchi e tabelle strutturate corretti vengono esportati automaticamente con tag quando si utilizza File > Salva con nome > PDF. La struttura dei tag rispecchia la gerarchia delle intestazioni e l'organizzazione dei contenuti del documento.
Google Documenti esporta anche i PDF contrassegnati quando scaricati come PDF. InDesign richiede impostazioni di accessibilità esplicite durante l'esportazione per generare tag. La chiave in tutti i casi sta nell'utilizzare la struttura semantica (stili di intestazione corretti anziché testo in grassetto manualmente, formattazione dell'elenco anziché righe rientrate manualmente) che il motore di esportazione può mappare ai tag PDF.
Aggiunta di tag a un file senza tag esistente PDF
Acrobat Pro può aggiungere automaticamente tag a un PDF esistente senza tag: Strumenti > Accessibilità > Aggiungi tag al documento. La codifica automatica analizza il layout della pagina e tenta di dedurre i livelli di intestazione, i paragrafi e la struttura dell'elenco dalla formattazione visiva. Per i documenti semplici, la codifica automatica funziona bene. Per layout complessi, produce un punto di partenza che necessita di revisione e correzione manuale.
La modifica manuale dei tag in Acrobat Pro viene eseguita tramite il pannello Tag (Visualizza > Mostra/Nascondi > Riquadri di navigazione > Tag). Il pannello mostra l'albero completo dei tag e consente di aggiungere, eliminare, spostare e ridigitare i tag. Si tratta di un lavoro dettagliato: una riparazione completa di un PDF complesso e senza tag può richiedere ore, ma è l'unico percorso verso la piena conformità in termini di accessibilità quando il documento di origine non è disponibile.
Quando è richiesta la codifica
Le agenzie governative, le organizzazioni del settore pubblico, gli istituti scolastici e qualsiasi organizzazione che riceve finanziamenti federali negli Stati Uniti sono generalmente tenuti a produrre PDF accessibili ai sensi della Sezione 508. I documenti legali archiviati elettronicamente presso i tribunali che impongono la conformità all'accessibilità devono essere contrassegnati. Le organizzazioni aziendali richiedono sempre più PDF accessibili per documenti HR, politiche e pubblicazioni esterne come parte di più ampi PDF Standard conformità e impegni ESG. Se la tua organizzazione distribuisce PDF al pubblico, l'etichettatura è sempre più prevista, non solo una buona pratica.
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