Un PDF che appare perfettamente formattato sullo schermo può essere completamente illeggibile per chi utilizza uno screen reader. I lettori di schermo, software utilizzati da persone con disabilità visive per leggere i documenti ad alta voce, si basano sulla struttura sottostante di un PDF, non sul suo aspetto visivo. Un documento che sembra organizzato visivamente può non avere alcuna struttura significativa dal punto di vista del software. Ecco cosa rende accessibile un PDF e come arrivarci.
Perché la maggior parte dei PDF non sono accessibili per impostazione predefinita
Quando esporti un documento Word o un file di progettazione in PDF, l'output visivo sembra corretto ma le informazioni strutturali spesso mancano o sono errate. I titoli che appaiono in grassetto e grandi sullo schermo potrebbero non avere alcun tag di titolo nella struttura PDF sottostante. Le colonne che appaiono visivamente affiancate possono essere lette da sinistra a destra su entrambe le colonne anziché lungo ciascuna di esse. Le immagini non hanno descrizione a meno che tu non ne aggiunga una specificatamente.
I lettori dello schermo seguono la struttura dei tag del documento, non il suo layout visivo. Se tale struttura è assente o errata, l’ordine di lettura diventa imprevedibile: il contenuto delle barre laterali viene confuso con il testo principale, le tabelle vengono lette cella per cella nell’ordine sbagliato e i titoli che dovrebbero aiutare la navigazione sono indistinguibili dal corpo del testo.
Prova Modifica PDF
Nessuna installazione necessaria. Funziona direttamente nel tuo browser.
Inizia con il documento di origine, non con PDF
L'accessibilità è molto più semplice da integrare alla fonte che da adattare in un PDF finito. Se lavori in Word, le decisioni strutturali che prendi prima dell'esportazione determinano la maggior parte dell'accessibilità del PDF risultante.
Utilizza stili di intestazione reali
Non creare l'aspetto di un'intestazione rendendo il testo in grassetto e grande: utilizza gli stili Intestazione 1, Intestazione 2 e Intestazione 3 incorporati di Word. Questi vengono esportati in PDF come intestazioni contrassegnate correttamente che gli screen reader possono navigare. Un documento con una struttura di intestazione reale consente all'utente di uno screen reader di passare direttamente a qualsiasi sezione, nello stesso modo in cui gli utenti vedenti possono eseguire la scansione visiva.
Aggiungi testo alternativo a ogni immagine
Ogni immagine, grafico, diagramma ed elemento grafico nel tuo documento necessita di un testo alternativo descrittivo, ovvero una breve descrizione di ciò che mostra l'immagine e del motivo per cui è lì. In Word, fai clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi immagine e seleziona "Modifica testo alternativo". Un grafico che mostra la crescita dei ricavi trimestrali potrebbe avere un testo alternativo come: "Grafico a barre che mostra i ricavi del primo trimestre del 2024, con il terzo trimestre che mostra il valore più alto pari a 2,4 milioni di dollari". Senza questo, uno screen reader annuncia "immagine" e va avanti: il contenuto è perso.
Crea tabelle con la struttura adeguata
Le tabelle rappresentano un problema di accessibilità comune. Una tabella senza righe di intestazione è solo una griglia di celle per uno screen reader: non c'è modo di sapere a quale colonna appartiene un valore. In Word contrassegnare la riga superiore di qualsiasi tabella come riga di intestazione (Proprietà tabella > Riga > Ripeti come riga di intestazione). Evita di unire le celle ove possibile e non utilizzare le tabelle esclusivamente per il layout visivo: le utilità per la lettura dello schermo leggono le celle della tabella in ordine e una tabella di layout produce un'esperienza di lettura senza senso.
Utilizza elenchi reali, non la formattazione manuale
Se crei un elenco digitando un trattino o un numero all'inizio di ogni riga, per uno screen reader quello non è un elenco: è una serie di paragrafi separati che iniziano con un simbolo. Utilizzare la formattazione degli elenchi incorporata di Word (i pulsanti dell'elenco puntato o dell'elenco numerato) per creare elenchi esportabili come elementi di elenco contrassegnati correttamente.
Impostazioni di esportazione che influiscono sull'accessibilità
Quando esporti da Word a PDF, il metodo che utilizzi è importante. L'esportazione PDF incorporata di Word (File > Salva con nome > PDF) conserva più informazioni strutturali rispetto alla stampa su una stampante PDF. Nella finestra di dialogo di esportazione, cerca le opzioni relative all'accessibilità o ai tag della struttura del documento: dovrebbero essere abilitati.
Nello specifico nelle opzioni di esportazione PDF di Word: abilita "Tag della struttura del documento per l'accessibilità" se l'opzione è disponibile. Ciò trasporta la struttura dell'intestazione, i tag dell'elenco e le intestazioni delle tabelle nel PDF. Senza questa opzione, anche un documento Word ben strutturato può essere esportato in un PDF privo di struttura di tag.
I I PDF scansionati non sono mai accessibili senza OCR
Un PDF scansionato è un'immagine. Non c'è testo, né struttura e niente con cui uno screen reader possa lavorare. Per uno screen reader, un PDF scansionato è completamente vuoto: il software annuncia che il documento è aperto e quindi non ha nulla da leggere.
L'esecuzione di un documento scansionato tramite uno strumento OCR PDF è il primo passo per renderlo accessibile. L'OCR converte l'immagine in testo reale, con il quale gli screen reader possono quindi lavorare. Lo strumento OCR di WukongPDF su www.wukongpdf.com gestisce questo: carica il PDF scansionato, elaboralo e scarica una versione con testo reale e leggibile. Tieni presente che l'OCR da solo non crea un file PDF completamente accessibile; per garantire la piena conformità, è necessario un ulteriore lavoro di tagging in Adobe Acrobat Pro. Ma l’OCR è il primo passo essenziale senza il quale nient’altro è possibile.
Come verificare se il tuo PDF è accessibile
Il test più semplice: prova a selezionare e leggere il testo nel PDF. Se riesci a evidenziare le parole e l'ordine di lettura ha senso mentre selezioni dall'alto verso il basso, il documento contiene testo reale in un ordine ragionevole. Se la selezione salta o non viene selezionato nulla, c'è un problema.
Per un controllo più approfondito, Adobe Acrobat Pro dispone di un controllo di accessibilità integrato (Strumenti > Accessibilità > Controllo completo) che identifica problemi specifici. Strumenti online gratuiti come PAC (PDF Accessibility Checker) forniscono analisi simili senza richiedere Acrobat Pro.
Il test più affidabile consiste nell'aprire il documento in uno screen reader e ascoltare come viene letto. NVDA (gratuito, Windows) e VoiceOver (integrato in Mac e iOS) ti consentono di sperimentare il documento come farebbe un utente di screen reader. Se l'ordine di lettura è logico e i titoli aiutano la navigazione, sei a posto. Se sembra una raccolta casuale di frammenti di testo, c'è del lavoro strutturale da fare.
Prova Modifica PDF
Nessuna installazione necessaria. Funziona direttamente nel tuo browser.