L'unione di più PDF produce un singolo documento, ma non produce un unico sommario. Ogni PDF di origine potrebbe avere i propri segnalibri, la propria struttura di sezioni e la propria navigazione interna. Dopo l'unione, i singoli elementi di navigazione vengono sparsi nel documento combinato, spesso puntando a pagine che non corrispondono più alle posizioni del contenuto. La generazione di un sommario combinato dopo l'operazione Unisci PDF crea una struttura di navigazione unificata che copre l'intero documento unito. Il lettore può vedere a colpo d'occhio cosa contiene il documento e passare direttamente a qualsiasi sezione.
Perché un sommario combinato aggiunge valore
Un documento unito senza sommario è una pila di pagine non indicizzate. Il lettore deve scorrere o cercare per trovare contenuti specifici. Un documento unito con un sommario combinato è un riferimento navigabile. Il lettore fa clic sul titolo di una sezione nel sommario e passa direttamente a quella sezione. Il sommario funge sia da tabella di marcia che da strumento di navigazione.
Un sommario combinato è particolarmente utile per i pacchetti di documenti che verranno esaminati da più persone. Un pacchetto di due diligence per una fusione, una presentazione normativa con più allegati o una proposta di progetto con sezioni separate di diversi contributori beneficiano tutti di un sommario unificato. La Navigazione PDF fornita dal sommario combinato riduce il tempo che ciascun revisore impiega per individuare le sezioni pertinenti al proprio lavoro.
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Estrazione delle informazioni sulla sezione dai documenti di origine
Prima di unire, raccogli il titolo della sezione e il numero della pagina iniziale per ciascun documento sorgente. Se i PDF di origine dispongono di segnalibri, i segnalibri di livello superiore indicano la struttura della sezione. Estrai il testo del segnalibro e i numeri di pagina. Se i PDF di origine non hanno segnalibri, annota il nome del file come titolo della sezione e conta le pagine per determinare dove inizia ciascuna sezione nel documento unito.
Crea un elenco di tutte le sezioni in ordine di unione. La prima sezione inizia a pagina 1 del documento unito. La sezione due inizia dopo l'ultima pagina della sezione uno e così via. Calcola il numero di pagina iniziale per ogni sezione. Questo elenco diventa il contenuto del sommario combinato. I Segnalibri PDF dei documenti originali forniscono la materia prima per la struttura di navigazione combinata.
Costruire la pagina del sommario
Crea una nuova pagina PDF che fungerà da sommario. Questa pagina diventa la prima pagina del documento unito. Se il documento unito dispone già di una copertina, inserire il sommario subito dopo la copertina. Nella pagina del sommario, elenca il titolo di ogni sezione seguito dal numero della pagina iniziale. Formatta l'elenco con un rientro coerente per mostrare la gerarchia di sezioni e sottosezioni.
Trasforma il titolo di ogni sezione nel sommario in un collegamento cliccabile che porta alla pagina corrispondente. In un editor PDF, utilizza lo strumento Collegamento per disegnare un rettangolo su ciascun titolo e impostare l'azione del collegamento su Vai a una visualizzazione di pagina. Imposta la pagina di destinazione sulla pagina iniziale della sezione. Il lettore fa clic sul titolo e lo spettatore passa alla sezione. Questa interattività è ciò che distingue un sommario funzionale da uno decorativo.
Generazione di segnalibri dal sommario
Dopo aver creato la pagina del sommario con i collegamenti, genera segnalibri PDF che rispecchiano la struttura del sommario. Nell'editor PDF, apri il pannello Segnalibri. Crea un nuovo segnalibro per ogni titolo di sezione. Imposta la destinazione del segnalibro sulla pagina iniziale della sezione. Nidifica i segnalibri della sottosezione sotto i segnalibri della sezione principale per creare un albero dei segnalibri gerarchico.
I segnalibri e la pagina del sommario hanno lo stesso scopo di navigazione attraverso interfacce diverse. I segnalibri sono visibili nella barra laterale del visualizzatore PDF. La pagina TOC è una pagina visibile all'interno del documento. Entrambi dovrebbero essere presenti e coerenti. Un lettore che apre il pannello dei segnalibri vede la stessa struttura della sezione di un lettore che accede alla pagina del sommario. WukongPDF supporta le operazioni Unisci PDF e la successiva aggiunta di elementi di navigazione.
Aggiornamento dei numeri di pagina quando le sezioni cambiano
I numeri di pagina nel sommario sono corretti al momento della creazione. Se le pagine vengono successivamente aggiunte o rimosse dal documento unito, i numeri di pagina del sommario diventeranno obsoleti. La maggior parte degli editor PDF non aggiorna automaticamente i numeri di pagina del sommario. Il TOC deve essere aggiornato manualmente quando il documento cambia.
Per ridurre al minimo l'impatto della deviazione del numero di pagina, creare il sommario come passaggio finale nel processo di assemblaggio del documento. Unisci i PDF di origine, aggiungi eventuali pagine supplementari, finalizza la numerazione delle pagine e quindi crea il sommario. I numeri delle pagine del sommario si basano sulle posizioni delle pagine finali. Se il documento deve essere aggiornato in seguito, ricostruire il sommario dalle informazioni della sezione aggiornata.
Per i documenti aggiornati regolarmente, conservare l'elenco delle sezioni in un file separato. L'elenco registra il titolo di ogni sezione, il relativo file sorgente e la sua posizione nel documento unito. Quando il documento viene aggiornato, l'elenco viene aggiornato e il sommario viene rigenerato dall'elenco aggiornato.
Verifica della navigazione combinata
Dopo aver creato la pagina del sommario e i segnalibri, testare ogni collegamento. Fare clic su ciascuna voce del sommario e confermare che passi alla pagina corretta. Apri ciascun segnalibro e verifica che raggiunga la destinazione corretta. Un singolo collegamento errato mina la fiducia del lettore nell'intero sistema di navigazione.
Prova la navigazione da diversi punti di partenza. Apri la prima sezione e utilizza un collegamento TOC per passare all'ultima sezione. Apri l'ultima sezione e utilizza un segnalibro per tornare alla prima sezione. La navigazione dovrebbe funzionare correttamente indipendentemente dalla posizione corrente nel documento.
Per i documenti uniti che includono PDF provenienti da origini diverse, i nomi dei file di origine spesso fungono da titoli di sezione naturali nel sommario combinato. Un file denominato Q3-Financial-Report.pdf diventa una sezione intitolata Q3 Financial Report. Pulisci i nomi dei file prima di unirli per produrre un sommario professionale.
Il sommario combinato Unisci PDF è particolarmente utile quando il documento unito supera le venti o trenta pagine. I documenti più brevi possono essere sfogliati scorrendoli. I documenti più lunghi richiedono una navigazione strutturata. Lo sforzo per costruire un sommario è proporzionale alla lunghezza del documento e alla frequenza di utilizzo prevista.
Quando il documento unito verrà aggiornato regolarmente con sezioni nuove o riviste, crea il sommario in un formato che possa essere rigenerato rapidamente. Uno script che legge un file con l'elenco delle sezioni e genera la pagina del sommario e i segnalibri trasforma automaticamente un processo di aggiornamento manuale in un'operazione ripetibile.
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Il sommario combinato trasforma un PDF unito da una semplice concatenazione di file in un documento organizzato in modo professionale con navigazione chiara.
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I pochi minuti extra necessari per costruire il sommario combinato vengono ripagati ogni volta che un lettore lo utilizza per individuare rapidamente le informazioni.
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