Ogni PDF contiene Strumenti PDF timestamp nascosti che registrano il momento della creazione e dell'ultima modifica. Queste date sono archiviate nei Metadati PDF e possono dirti quando un documento è stato originariamente prodotto, il che è utile per verificare le versioni del documento, stabilire le tempistiche e confermare se stai guardando la versione più recente. Trovare la data di creazione richiede alcuni secondi attraverso il pannello delle proprietà del documento di qualsiasi lettore PDF. Comprendere la cronologia dei documenti è essenziale per il controllo della versione, gli audit trail e la conferma che si sta lavorando con il file più recente. La data di creazione è utile anche per la risoluzione dei problemi relativi ai documenti. Se un PDF che funzionava correttamente la settimana scorsa ora mostra errori, controllando la data di modifica puoi sapere se il file è stato modificato da allora a oggi. Una data di modifica recente e inaspettata su un documento che non apri da mesi indica che qualcun altro o qualche processo automatizzato ha modificato il file. Questo uso diagnostico delle date dei documenti è una delle applicazioni più pratiche delle competenze sui metadati descritte in questo articolo. Capire quando è stato creato un documento aiuta anche con le politiche di conservazione dei documenti. Molte organizzazioni richiedono che i documenti vengano conservati per un numero specifico di anni dalla data di creazione. La data di creazione del PDF fornisce un punto di riferimento oggettivo per calcolare i periodi di conservazione e determinare quando i documenti possono essere archiviati o eliminati.
Concetti chiave
Le date di creazione e modifica del PDF vengono archiviate nel dizionario delle informazioni del documento e nei metadati XMP. La data di creazione registra quando il PDF è stato generato per la prima volta. La data di modifica registra l'ultima volta che il file è stato salvato. Entrambe le date possono essere visualizzate tramite Proprietà file in qualsiasi lettore PDF. Le date possono essere modificate, pertanto non devono essere trattate come prove a prova di manomissione, ma per i normali documenti aziendali costituiscono registrazioni affidabili della cronologia dei documenti.
Visualizza le date di creazione e modifica del PDF
Se la data di creazione è vuota o mostra un valore ovviamente errato come una data nel 1970, contatta l'autore del documento e chiedi una versione corretta. Le date vuote solitamente indicano che il software di creazione non ha popolato i campi e non che il documento sia sospetto. Tuttavia, per scopi legali o di conformità, un documento con metadati di creazione mancanti potrebbe non essere accettato. Richiedere una versione corretta alla fonte è il rimedio più semplice.
Apri il PDF e premi Ctrl+D o seleziona File, Proprietà. La scheda Descrizione visualizza la data di creazione e la data di modifica nella parte inferiore del pannello. Le date sono mostrate in un formato standard. Se le date sembrano sconosciute, il lettore PDF potrebbe visualizzarle in UTC anziché nel fuso orario locale. Alcuni strumenti PDF visualizzano le date nel fuso orario in cui è stato creato il documento e la differenza tra UTC e l'ora locale può far sembrare che un documento sia stato creato un giorno prima o dopo il previsto.
La sezione Metadati avanzati, accessibile tramite il pulsante Metadati aggiuntivi nella scheda Descrizione, mostra informazioni più dettagliate sulla data. I metadati XMP possono includere una data di creazione del documento diversa dalla data di creazione di base se il documento è stato convertito da un altro formato. Un PDF creato da un documento Word può riportare la data di creazione originale del documento Word nei metadati XMP e la data di conversione PDF nelle informazioni di base del documento. La data di creazione XMP è solitamente la data più significativa per comprendere quando il contenuto è stato originariamente creato.
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Comprendere la differenza tra i due campi data
La data di creazione viene impostata quando il PDF viene generato per la prima volta. Un documento creato in Word e salvato come PDF il 1 marzo avrà una data di creazione PDF pari al 1 marzo. La data di modifica viene aggiornata ogni volta che il documento viene salvato. Se apri il PDF il 15 marzo, aggiungi un commento e salvi, la data di modifica cambia in 15 marzo. La data di creazione rimane il 1 marzo. Se il documento è firmato digitalmente, il timestamp della firma fornisce una terza data verificata crittograficamente e più affidabile rispetto alle date di creazione e modifica modificabili.
Quando si confrontano due versioni dello stesso documento, la data di modifica indica quale versione è più recente. La data di creazione indica quando è stato prodotto l'originale. Se sia la data di creazione che quella di modifica sono le stesse, il documento non è mai stato modificato dopo la sua creazione iniziale. Se differiscono, il documento è stato modificato almeno una volta. La dimensione del divario tra le date di creazione e di modifica indica da quanto tempo il documento è in uso attivo.
Controllare se le date sono state modificate
Le firme digitali aggiungono un altro livello di verifica della data. Un PDF firmato digitalmente include un timestamp dell'autorità di certificazione della firma verificato crittograficamente. Il timestamp della firma è più affidabile della data di creazione del documento perché non può essere modificato senza invalidare la firma. Quando sono presenti sia la data di creazione che il timestamp della firma, il timestamp della firma è l'indicatore più affidabile di quando il documento è stato finalizzato.
Le date Metadati PDF sono modificabili. Chiunque disponga di un editor di metadati PDF può modificare le date di creazione e modifica su qualsiasi valore. Per i documenti aziendali di routine, raramente esiste un motivo per falsificare le date e le date possono essere attendibili. Per i contesti legali, normativi o investigativi in cui l'autenticità delle date è importante, cerca prove corroboranti. Un PDF firmato digitalmente ha un timestamp che non può essere modificato senza invalidare la firma. La data di creazione del file system del file PDF, visibile in Esplora file, è impostata dal sistema operativo ed è più difficile da falsificare rispetto alle date PDF interne.
Gli allegati e-mail contengono ulteriori prove della data. La data di invio dell'e-mail, le date del file system dell'allegato e le date interne del PDF dovrebbero essere tutte coerenti. Se il PDF risulta essere stato creato a giugno ma l'e-mail di inoltro è stata inviata a maggio, una delle date è sbagliata. Il riferimento incrociato a più origini di date crea una sequenza temporale affidabile anche quando le singole date avrebbero potuto essere modificate.
Domande frequenti
Posso sapere quando è stata creata ogni singola pagina di un PDF? I PDF non tengono traccia in modo nativo delle date di creazione per pagina nei metadati standard. Alcuni strumenti di assemblaggio PDF incorporano metadati personalizzati a livello di pagina, ma questo non è standard e richiede l'accesso a un visualizzatore di metadati specializzato. Per scopi pratici, la data di creazione a livello di documento è l'unico campo data disponibile in modo affidabile in tutti i lettori PDF.
L'ordine in cui sono state create le pagine PDF influisce sulla data di creazione a livello di documento? No. La data di creazione a livello di documento riflette la data di generazione del file PDF per la prima volta, non la data di creazione delle singole pagine. Un PDF assemblato da pagine create in momenti diversi riporta la data di assemblaggio come data di creazione nelle proprietà del documento. Le date di creazione delle singole pagine, se esistono, vengono archiviate in metadati a livello di pagina che non vengono visualizzati nel pannello delle proprietà standard.
Posso determinare se un PDF è stato creato da un documento cartaceo scansionato o generato digitalmente? Un PDF generato digitalmente contiene in genere testo selezionabile, caratteri incorporati e grafica vettoriale. Un PDF scansionato contiene immagini di pagina con un livello di testo OCR opzionale. Il campo Produttore delle proprietà del documento può indicare se il PDF è stato creato da un'applicazione scanner, come "Scanner Canon" o "HP Scan", o da uno strumento di creazione digitale, come "Microsoft Word". La presenza del software dello scanner nel campo Produttore conferma un'origine scansionata.
Posso scoprire quale software specifico ha creato un PDF?
SÌ. Il pannello delle proprietà del documento include un pannello "Creatore" campo che identifica l'applicazione che ha originariamente prodotto il PDF, come Microsoft Word o Adobe InDesign. Il "Produttore" Il campo identifica l'applicazione che l'ha modificato per ultima. Questi campi vengono impostati automaticamente e non possono essere modificati tramite i pannelli di metadati standard. Sono indicatori affidabili dell'origine del PDF e possono essere utili durante la risoluzione dei problemi di compatibilità. Il pannello delle proprietà del documento di WukongPDF mostra le date di creazione, modifica e metadati XMP in un'unica visualizzazione, semplificando la verifica immediata della cronologia di un documento.
La sezione dei metadati XMP può contenere anche un ID documento, ovvero un identificatore univoco assegnato al momento della creazione del PDF. L'ID del documento non codifica direttamente la data di creazione, ma può essere confrontato con un sistema di gestione dei documenti che registra quando è stato emesso ciascun ID. Per i documenti archiviati in un sistema gestito, l'ID del documento fornisce un timestamp di creazione verificabile che non può essere modificato senza modificare anche l'ID, cosa che interromperebbe il collegamento al sistema di gestione.
Perché alcuni PDF mostrano la data di creazione 1 gennaio 1970?
Questa è una data predefinita utilizzata quando l'applicazione di creazione non ha impostato il campo della data di creazione. Corrisponde all'epoca Unix e indica che il campo della data è vuoto o non è mai stato popolato. Il contenuto del PDF non è del 1970. Il campo della data semplicemente non è mai stato compilato dal software che ha creato il PDF.
Posso rimuovere o nascondere la data di creazione prima di condividere un PDF?
SÌ. Uno strumento di rimozione dei metadati può eliminare le date di creazione e modifica dal PDF. Le date appariranno vuote quando il destinatario visualizza le proprietà del documento. Alcuni strumenti PDF offrono anche una funzione di "disinfezione" funzionalità che rimuove tutti i metadati. Tieni presente che la rimozione delle date potrebbe rendere il documento sospetto se il destinatario si aspetta di vedere metadati standard.
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