Alcuni PDF sono grandi per una buona ragione: immagini ad alta risoluzione, disegni architettonici dettagliati, materiale di marketing pronto per la stampa. Comprimerli danneggerebbe il contenuto che dovrebbero fornire. La soluzione non è ridurre le dimensioni del file; si tratta di utilizzare un metodo di trasferimento che gestisca file di grandi dimensioni senza le limitazioni di dimensione delle e-mail.
Perché l'e-mail non è il canale giusto per i grandi PDFs
La maggior parte dei server di posta elettronica impone limiti alle dimensioni degli allegati, in genere 10-25 MB per messaggio, anche se questo varia a seconda del provider. Gmail consente fino a 25 MB; Outlook varia in base al tipo di account; i server di posta elettronica aziendali spesso hanno un limite massimo di 10 MB o inferiore. I file più grandi del limite vengono respinti, vengono eliminati silenziosamente o richiedono al client di posta elettronica di suggerire un metodo di caricamento alternativo.
Anche quando i limiti di dimensione non vengono superati, gli allegati di posta elettronica di grandi dimensioni creano problemi ai destinatari: download lento sulle connessioni mobili, riempimento dello spazio di archiviazione della posta in arrivo, creazione di allegati di grandi dimensioni che rendono il thread di posta elettronica difficile da inoltrare o archiviare. I collegamenti di condivisione file evitano tutti questi problemi.
Prova a comprimere PDF
Nessuna installazione necessaria. Funziona direttamente nel tuo browser.
Link di archiviazione cloud: la soluzione standard
Carica il PDF su Google Drive, Dropbox o OneDrive e condividi un collegamento. Il destinatario fa clic sul collegamento e scarica il file direttamente dal servizio cloud alla velocità supportata dalla sua connessione. Non esiste alcun limite di dimensione da parte del destinatario, la qualità del file è completamente preservata (non avviene alcuna ricompressione durante l'archiviazione) e sei tu a controllare chi ha accesso al collegamento.
In Google Drive: carica il file, fai clic con il pulsante destro del mouse → Condividi → modifica l'accesso a "Chiunque abbia il collegamento" → copia il collegamento → incollalo nella tua email. In Dropbox: carica, fai clic su Condividi → Crea collegamento → copia. Entrambi richiedono meno di un minuto. Il destinatario riceve il file in qualità massima senza che tu debba modificare nulla del PDF.
WeTransfer e servizi simili
WeTransfer è progettato appositamente per il trasferimento di file di grandi dimensioni e non richiede alcun account per essere utilizzato. Vai su wetransfer.com, carica il tuo PDF (fino a 2 GB nel piano gratuito), inserisci l'e-mail del destinatario e la tua e-mail e invia. Il destinatario riceve un'e-mail con un collegamento per il download che scade dopo 7 giorni. Il file viene trasferito alla massima qualità senza modifiche.
WeTransfer è particolarmente utile quando non desideri mantenere un account di archiviazione cloud o quando invii messaggi a qualcuno esterno alla tua organizzazione che non dovrebbe avere accesso continuo al tuo Drive o Dropbox. Il collegamento scade automaticamente, il che limita la finestra di esposizione per i file sensibili.
Quando il destinatario ha bisogno che il file venga comunque compresso
A volte il destinatario ha requisiti di dimensione specifici: un portale che accetta caricamenti solo fino a 50 MB o un client che lavora in un ambiente con larghezza di banda limitata. In questi casi la compressione è necessaria, ma la questione è se la perdita di qualità è accettabile per l’uso specifico.
Un approccio utile: inviare due versioni. Utilizza un collegamento cloud per il file a qualità completa e invia anche una versione compressa (tramite uno strumento PDF Compressione con un'impostazione di qualità conservativa) per l'uso immediato o il caricamento su un portale. Etichetta chiaramente quale è quale: "Versione di qualità completa (link) - per l'utilizzo finale nella stampa". Versione compressa (allegata): per il caricamento nel portale." Il destinatario ha ciò di cui ha bisogno per entrambi gli scopi senza alcun compromesso sulla qualità della versione di archivio.
Trasferimento sicuro per sensibili di grandi dimensioni PDFs
Per PDF di grandi dimensioni che sono anche riservati (un rapporto finanziario pronto per la stampa, un accordo firmato ad alta risoluzione, disegni architettonici con informazioni sensibili sul sito) la combinazione di un collegamento cloud con accesso limitato e una password a livello di file fornisce una buona copertura. Il collegamento cloud richiede che il destinatario abbia effettuato l'accesso o disponga dell'URL specifico; la password PDF garantisce che se il collegamento viene inoltrato, il file non potrà essere aperto senza la chiave.
Servizi come ShareFile, Box o Tresorit forniscono trasferimento crittografato end-to-end con controlli di accesso e registri di controllo: un passo avanti rispetto all'archiviazione cloud consumer per le situazioni in cui è necessario documentare chi ha avuto accesso al file e quando. Per la maggior parte delle situazioni di invio di file di grandi dimensioni, Google Drive o WeTransfer sono sufficienti. Per i settori regolamentati o i documenti ad alto rischio, i servizi di trasferimento sicuro dedicati valgono la complessità aggiuntiva.
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