Dividere un PDF in base al numero di pagine è l'approccio standard. Ma quando l'obiettivo è rimanere sotto il limite degli allegati e-mail, una suddivisione delle dimensioni del file è più utile. Un'operazione Dividi PDF che divide il documento in blocchi di dimensioni di file più o meno uguali garantisce che ciascun file di output rientri nel limite di destinazione, indipendentemente dal numero di pagine richieste. Ogni pagina contribuisce in modo diverso alla dimensione del file a seconda del suo contenuto. Una pagina con una foto ad alta risoluzione è molto più grande di una pagina di testo normale. La suddivisione basata sulla dimensione del file è il modo più affidabile per garantire che ogni file di output soddisfi i limiti di dimensione degli allegati e-mail e di caricamento. Quando si inviano tramite e-mail i file divisi a un destinatario, includere il numero totale di parti nella riga dell'oggetto di ciascuna e-mail. Un oggetto come Q3 Report Part 2 of 5 indica al destinatario quante email aspettarsi e conferma che non ne manca nessuna. Senza queste informazioni, un destinatario che riceve le parti 1, 2, 3 e 5 di un documento diviso potrebbe non rendersi conto che manca la parte 4 e potrebbe pensare che la serie incompleta sia il documento completo. Per le attività di suddivisione ricorrenti, come la preparazione di report settimanali per la distribuzione tramite posta elettronica, salvare la configurazione di suddivisione come preimpostazione. La preimpostazione memorizza la dimensione del file di destinazione, la convenzione di denominazione e la cartella di output. L'applicazione della preimpostazione a ogni nuovo report garantisce una formattazione dell'output coerente ed elimina il rischio di inserire impostazioni diverse ogni settimana. La suddivisione delle dimensioni dei file aiuta anche con la sincronizzazione dell'archiviazione nel cloud. I servizi di sincronizzazione cloud a volte hanno problemi con file di grandi dimensioni, causando conflitti di sincronizzazione e confusione tra le versioni. La suddivisione di un PDF di grandi dimensioni in blocchi più piccoli con una dimensione target che si sincronizza in modo affidabile, in genere inferiore a 50 MB per la maggior parte dei servizi, garantisce che le modifiche al documento vengano sincronizzate correttamente su tutti i dispositivi. Ogni blocco si sincronizza in modo indipendente e le modifiche apportate a un blocco non influiscono sugli altri.
Concetti chiave
La suddivisione basata sulla dimensione del file divide un PDF in blocchi basati su megabyte, non su pagine. Ogni file di output è il più vicino possibile alla dimensione target senza superarla. Lo strumento di divisione calcola la dimensione cumulativa aggiungendo pagine a ciascun blocco e avvia un nuovo blocco quando la pagina successiva supera il target. Ciò produce file di output con un numero di pagine diverso ma dimensioni di file coerenti, il che è ideale per i limiti degli allegati e-mail e le restrizioni sulle dimensioni di caricamento.
Quando si sceglie la dimensione target per la suddivisione, lasciare un piccolo margine sotto il limite effettivo. Se il tuo sistema di posta elettronica ha un limite di 10 MB, dividilo in 9,5 MB per tenere conto del sovraccarico di codifica della posta elettronica, che aggiunge circa il 30-40% alla dimensione dell'allegato. Un PDF da 9,5 MB diventa all'incirca un allegato di posta elettronica da 12 a 13 MB dopo la codifica. Rimanere ben al di sotto del limite previene i rimbalzi.
Perché dividere in base alla dimensione del file anziché al conteggio delle pagine
I sistemi di posta elettronica impongono limiti alle dimensioni dei file, in genere 10 MB o 25 MB a seconda del provider. Un PDF di 50 pagine in cui ogni pagina è testo potrebbe essere di 2 MB, ben al di sotto del limite. Un PDF di 20 pagine in cui ogni pagina è una scansione ad alta risoluzione potrebbe essere di 30 MB, oltre il limite. La divisione in base al numero di pagine ti darebbe tre parti più o meno uguali del documento di testo, nessuna delle quali necessita di divisione. Ti fornirebbe anche quattro blocchi di 5 pagine del documento scansionato, ciascuno sotto il limite ma senza controllo sulla dimensione effettiva del file. La divisione in base alla dimensione del file produce il numero minimo ottimale di blocchi che rimangono tutti sotto il limite.
Anche il caricamento di moduli su siti Web governativi e legali impone limiti alle dimensioni dei file. Una suddivisione Dimensione file PDF garantisce che ogni blocco sia inferiore alla dimensione massima di caricamento del portale senza congetture. Non è necessario sperimentare diversi conteggi di pagine per trovare la divisione che rimane al di sotto del limite. Imposta la dimensione target e lo strumento si occuperà del resto.
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Come dividere un PDF in base alla dimensione del file
Apri il PDF in uno strumento di divisione che supporti la divisione in base alla dimensione del file. Cerca un'opzione della modalità divisa denominata "Dimensione file"; o "Per dimensione". Inserisci la dimensione di destinazione in megabyte. Lo strumento analizza il contributo di ciascuna pagina alla dimensione totale del file e calcola i punti di divisione ottimali. Applicare la divisione. Ogni file di output sarà inferiore alla dimensione target. L'ultimo file potrebbe essere notevolmente più piccolo della destinazione se le pagine rimanenti non lo riempiono.
Lo strumento di divisione non modifica il contenuto delle singole pagine. Se una singola pagina è più grande della dimensione divisa di destinazione, quella pagina passa attraverso la modalità non divisa. Il file di output che lo contiene supererà il target. Lo strumento in genere ti avvisa delle pagine di grandi dimensioni durante il processo di divisione. Risolvi le pagine di grandi dimensioni comprimendo le immagini su quelle pagine specifiche prima di dividerle nuovamente.
Il calcolo della dimensione del file è approssimativo poiché la compressione applicata durante la divisione potrebbe modificare leggermente la dimensione di ciascun file di output. Una destinazione divisa di 10 MB può produrre file di output che vanno da 9,5 MB a 9,9 MB. Lo strumento sbaglia nel restare al di sotto del limite. Se un file di output supera leggermente il limite, in genere contiene una singola pagina più grande della dimensione di destinazione. Una pagina con un'immagine ad alta risoluzione incorporata può pesare da sola 12 MB. In questo caso, comprimi quella pagina specifica prima di dividerla o accetta che non possa essere divisa al di sotto delle dimensioni della singola pagina.
Combina la suddivisione delle dimensioni del file con la compressione per ottenere i migliori risultati
Dopo la divisione, dai un nome ai file di output in modo che ne renda chiaro l'ordine. Una convenzione di denominazione come Document-Part1of4.pdf, Document-Part2of4.pdf indica al destinatario quante parti aspettarsi e l'ordine di lettura corretto. Senza una denominazione chiara, il destinatario riceve diversi file con nomi simili e nessuna indicazione su come si incastrano tra loro.
Per i documenti scansionati in cui le singole pagine sono grandi, comprimere prima il PDF, quindi dividerlo in base alla dimensione del file. La compressione riduce la dimensione per pagina, consentendo più pagine per file di output. Senza compressione, un documento scansionato potrebbe produrre una pagina per file di output con una destinazione di 10 MB, vanificando lo scopo della suddivisione. Con la compressione, lo stesso documento potrebbe contenere da 5 a 10 pagine per file di output.
WukongPDF offre sia la compressione che la suddivisione in base alla dimensione del file. Comprimi il documento per ridurre la dimensione per pagina, quindi dividilo in base alla dimensione del file con il limite target. L'approccio combinato produce meno file di output con più pagine ciascuno, rendendo i documenti divisi più utilizzabili per il destinatario. Un singolo file di 10 pagine è più facile da rivedere rispetto a dieci file di 1 pagina.
Domande frequenti
Posso combinare la suddivisione del conteggio delle pagine e la suddivisione della dimensione del file nella stessa operazione? La maggior parte degli strumenti offre l'uno o l'altro, non entrambi contemporaneamente. La soluzione alternativa consiste nel dividere prima in base alla dimensione del file, quindi verificare se uno dei file risultanti supera il conteggio delle pagine desiderato. Se un blocco delle dimensioni di un file contiene troppe pagine, suddividi ulteriormente il blocco in base al numero di pagine. L'approccio in due fasi ti dà il controllo su entrambe le dimensioni.
Esiste una dimensione minima del file al di sotto della quale la divisione in base alla dimensione del file non è utile? Se l'intero PDF è inferiore a 1 MB, è improbabile che sia necessaria la suddivisione in base alla dimensione del file poiché la maggior parte dei limiti di posta elettronica e caricamento sono pari o superiori a 10 MB. Al di sotto di 1 MB, il sovraccarico derivante dalla gestione di più file divisi supera il vantaggio della divisione. Per i documenti al di sotto del limite di dimensione pertinente, la divisione per numero di pagine o sezione è più utile della divisione per dimensione del file.
Cosa devo fare se i file di output divisi sono ancora troppo grandi dopo la compressione? Controlla se le singole pagine contengono immagini ad alta risoluzione incorporate che determinano la dimensione del file. Estrai quelle pagine, comprimi ulteriormente le immagini utilizzando un editor di immagini e reinseriscile nel documento. Quindi nuovamente diviso. Il collo di bottiglia è quasi sempre rappresentato da poche pagine con immagini di grandi dimensioni anziché dall’intero documento.
Posso dividere un PDF in base alla dimensione del file e anche controllare dove avviene la divisione per evitare di tagliare una sezione a metà?
Alcuni strumenti di divisione avanzati consentono di impostare i punti di divisione preferiti ai limiti della sezione e un limite massimo per la dimensione del file. Lo strumento si divide prima ai limiti della sezione e si divide all'interno di una sezione solo se la sezione supera il limite di dimensione del file. Ciò combina il vantaggio organizzativo della divisione in base alle sezioni con il controllo delle dimensioni della divisione in base alle dimensioni dei file.
Cosa succede se la dimensione del file di destinazione è inferiore alla singola pagina più grande del PDF?
Quella pagina non può essere divisa perché una singola pagina PDF è indivisibile. Lo strumento creerà un file di output contenente solo quella pagina, che supererà la dimensione target. Lo strumento dovrebbe avvisarti quando ciò accade. Comprimi quella pagina individualmente e riprova oppure accetta che la pagina superi il target.
La suddivisione basata sulla dimensione del file funziona in modo diverso per i PDF con caratteri incorporati rispetto ai PDF senza?
I caratteri incorporati sono condivisi tra le pagine. Il primo file di output include tutti i dati dei caratteri, rendendolo più grande rispetto ai file successivi che riutilizzano gli stessi caratteri senza incorporarli nuovamente. Lo strumento di suddivisione tiene conto di ciò includendo nel suo calcolo il sovraccarico delle risorse condivise. Il primo file potrebbe avere un numero leggermente inferiore di pagine rispetto ai file successivi con la stessa dimensione target.
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