Convertire diagrammi e grafici Excel in PDF sembra dovrebbe essere semplice e di solito lo è. Ma a seconda di come lo fai, puoi ritrovarti con grafici tagliati, legende mancanti, colori che non corrispondono alla versione sullo schermo o un file così grande che è poco pratico da condividere. Alcune scelte ponderate prima dell'esportazione fanno la differenza tra un risultato pulito e uno che necessita di essere corretto.
Che cosa stai effettivamente convertendo
I grafici di Excel sono oggetti vettoriali quando risiedono in Excel: vengono sottoposti a rendering a partire dai dati e non archiviati come immagini fisse. Quando converti una cartella di lavoro in PDF, Excel esegue il rendering di tali grafici in PDF al momento dell'esportazione. La qualità del rendering dipende dalle impostazioni di esportazione e dal modo in cui i grafici vengono dimensionati e posizionati sul foglio.
Questo è diverso dal salvare un grafico come immagine (PNG, JPG) e quindi aggiungerlo a un PDF: questo processo rasterizza il grafico a una risoluzione fissa. La conversione nativa da Excel a PDF preserva il grafico come rendering di alta qualità senza un limite di risoluzione, che è uno dei motivi per utilizzarlo sul percorso dell'immagine per la maggior parte degli scopi.
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Esportazione di un singolo grafico come proprio PDF
Se ti serve solo il grafico, non i dati del foglio di calcolo circostanti, fai clic sul grafico per selezionarlo, quindi vai su File > Stampa. Con il grafico selezionato, l'anteprima di stampa di Excel mostra il grafico che riempie la pagina anziché l'intero foglio di calcolo. Scegli Salva come PDF o la tua stampante PDF e otterrai un PDF contenente solo il grafico, dimensionato per la pagina.
Controlla attentamente l'anteprima di stampa prima di esportare. Il grafico dovrebbe riempire la pagina senza essere tagliato ai bordi. Se il grafico si estende oltre l'area stampabile, ridimensionalo in Excel (trascina i bordi del grafico) o regola i margini della pagina prima dell'esportazione. Ciò che vedi nell'anteprima è ciò che ottieni nel PDF.
Esportazione di grafici insieme ai dati
Quando il grafico deve apparire insieme ai dati di supporto (un grafico con la tabella sottostante visibile sotto di esso), imposta prima l'area di stampa. In Excel, seleziona le celle e il grafico che desideri includere, vai a Layout di pagina > Area di stampa > Imposta l'area di stampa, quindi esporta. Solo l'intervallo selezionato viene visualizzato nel PDF.
Prima dell'esportazione, controlla queste impostazioni in Layout di pagina:
- Orientamento: i grafici wide spesso funzionano meglio in modalità orizzontale. Passa da verticale a orizzontale se il grafico viene tagliato sul lato destro.
- Scala: il "Adatta foglio su una pagina" L'opzione in Scala e adatta può aiutare se il contenuto è leggermente troppo largo, ma usala con attenzione: un ridimensionamento troppo piccolo rende illeggibili le etichette del grafico e i punti dati.
- Margini: i margini stretti danno più spazio ai grafici. Layout di pagina > Margini > Stretto utilizza margini di 0,75 pollici invece del valore predefinito di 1 pollice, che può fare la differenza tra un grafico che si adatta perfettamente e un grafico leggermente ritagliato.
Quando i colori sembrano diversi nel PDF
I grafici di Excel utilizzano colori RGB progettati per la visualizzazione sullo schermo. Quando vengono convertiti in PDF e poi stampati, questi colori passano attraverso una conversione da schermo a CMYK che può modificare alcune tonalità, in particolare blu, verdi e arancioni brillanti. Se la precisione del colore è importante per l'output finale, controlla il PDF su uno schermo calibrato prima di inviarlo alla stampa.
Per i grafici che verranno sempre visualizzati solo sullo schermo (in un'e-mail, in un PDF condiviso, su un display di presentazione) lo spostamento del colore dalla conversione CMYK non è rilevante. I colori nel PDF corrisponderanno abbastanza fedelmente alla versione sullo schermo per scopi pratici.
Conversione di file Excel senza Excel installato
Se Excel non è disponibile, ad esempio utilizzi un computer senza Office o hai ricevuto un file .xlsx e devi convertirlo rapidamente, lo strumento Excel in PDF di WukongPDF presso www.wukongpdf.com converte i file Excel inclusi i grafici direttamente nel browser. Carica il file .xlsx e scarica PDF senza che sia necessario installare Excel.
La qualità di output dei grafici è generalmente buona per i tipi di grafici standard: a barre, a linee, a torta, a dispersione. I grafici complessi con formattazione personalizzata, assi multipli o tipi di grafici specializzati possono essere visualizzati con lievi differenze rispetto alla versione originale di Excel. Per output ad alto rischio in cui è importante l'aspetto esatto del grafico, utilizza l'esportazione nativa di Excel quando possibile e verifica il risultato prima della distribuzione.
Gestione delle dimensioni del file dopo la conversione
Le cartelle di lavoro di Excel con molti grafici o con grafici contenenti set di dati di grandi dimensioni possono produrre PDF sostanziali. Se il file risultante è troppo grande per essere condiviso comodamente, eseguilo tramite uno strumento di PDF Compressione dopo l'esportazione. La compressione di WukongPDF gestisce bene i PDF ricchi di grafici: il rendering vettoriale dei grafici si comprime in modo efficiente senza la perdita di qualità che vedresti dalla compressione delle immagini raster. La compressione media in genere riduce i PDF ricchi di grafici del 40-60% senza alcuna differenza visiva percepibile.
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