Un classeur Excel contient une douzaine de feuilles de calcul. Chaque feuille de calcul contient des tableaux de données brutes et un ou deux graphiques qui résument visuellement les données. Vous devez envoyer les graphiques à votre responsable sous forme de PDF propre, sans les données sous-jacentes, sans les autres feuilles de calcul, sans le quadrillage et les numéros de ligne qui appartiennent à une feuille de calcul mais pas à une présentation. L'exportation uniquement des graphiques évite à votre responsable de parcourir des données non pertinentes et présente les informations sous leur forme la plus claire.
La possibilité d'exporter Excel vers PDF avec une sortie graphique uniquement est intégrée à Excel, mais les contrôles sont répartis sur plusieurs paramètres faciles à manquer. Une fois configuré correctement, le processus produit un PDF de plusieurs pages où chaque page est un graphique, proprement formaté et prêt à être partagé.
Sélection de graphiques pour une exportation PDF de graphiques uniquement
La première étape consiste à isoler les graphiques que vous souhaitez exporter. Excel peut exporter une feuille de calcul entière au format PDF, y compris tous les graphiques de cette feuille et toutes les cellules de données. Pour exporter uniquement des graphiques, vous pouvez soit déplacer les graphiques vers des feuilles de graphiques dédiées, qui sont des onglets de feuille de calcul spéciaux contenant un seul graphique sans cellules de données, soit sélectionner uniquement les objets du graphique avant de les exporter.
Déplacer les graphiques vers des feuilles de graphiques constitue une approche plus propre pour les exportations récurrentes. Cliquez avec le bouton droit sur un graphique et sélectionnez Déplacer le graphique. Choisissez Nouvelle feuille et donnez à la feuille un nom descriptif comme Tableau des ventes ou Tendance des revenus. Répétez l’opération pour chaque graphique. Lorsque tous les graphiques se trouvent sur des feuilles de graphiques dédiées, sélectionnez ces onglets par groupe et exportez-les. Le PDF résultant contient une page par feuille de graphique, chaque graphique remplissant la page.
Pour les exportations ad hoc dans lesquelles vous ne souhaitez pas réorganiser le classeur, sélectionnez tous les graphiques d'une feuille de calcul en maintenant la touche Ctrl enfoncée et en cliquant sur chaque graphique. Une fois les graphiques sélectionnés, utilisez la fonction Exporter ou Enregistrer sous et choisissez PDF. Excel vous invite à choisir entre exporter l'intégralité du classeur, la feuille active ou la sélection. Choisissez Sélection. Seuls les graphiques sélectionnés seront exportés.
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Configuration des paramètres d'exportation pour une sortie de graphique propre
Avant d'exporter, vérifiez la mise en page de chaque feuille de graphique ou de la feuille de calcul contenant les graphiques sélectionnés. Définissez l’orientation de la page pour qu’elle corresponde au rapport hauteur/largeur du graphique. Une carte large bénéficie de l’orientation paysage. Un tableau grand profite du portrait. Dans l'onglet Mise en page, définissez les marges sur Narrow pour maximiser la taille du graphique sur la page.
Supprimez les éléments superflus qui apparaissent sur la page imprimée. Dans l'onglet Mise en page, décochez les options permettant d'imprimer le quadrillage et les en-têtes. Ces paramètres affectent la sortie imprimée et PDF. Les quadrillages autour des cellules vides ainsi que les numéros de ligne et les lettres de colonnes qui identifient les positions des cellules sont utiles dans une feuille de calcul mais encombrent un graphique PDF.
Pour les Graphiques PDF qui seront insérés dans d'autres documents, définissez l'arrière-plan de la feuille graphique sur blanc et supprimez tous les onglets de feuille de calcul, barres de formule ou barres d'état de la vue avant l'exportation. La page PDF exportée doit contenir uniquement le graphique sur fond blanc, sans aucun élément d'interface de feuille de calcul visible. Cela produit le résultat le plus propre lorsque le PDF est partagé ou intégré.
Gestion de plusieurs graphiques dans différentes feuilles de calcul
Lorsque les graphiques sont dispersés sur plusieurs feuilles de calcul, l’approche de feuille de graphique décrite ci-dessus constitue le moyen le plus fiable de les collecter en vue de leur exportation. Déplacez chaque graphique vers sa propre feuille de graphique, puis regroupez les onglets de la feuille de graphique en appuyant sur Ctrl-clic sur chacun d'eux. Une fois les feuilles graphiques regroupées, exportez au format PDF. Le fichier résultant comporte une page par graphique dans l’ordre dans lequel les feuilles de graphique apparaissent dans le classeur.
Si le déplacement de graphiques n'est pas pratique, créez une nouvelle feuille de calcul qui sert de page de collection de graphiques. Copiez chaque graphique et collez-le sous forme d'image liée sur la page de collection. Disposez les images liées verticalement. Exportez la page de collection sous forme de page PDF unique. La limitation est que tous les graphiques apparaissent sur une seule page, ce qui peut les rendre trop petits s'il existe de nombreux graphiques.
WukongPDF peut traiter le fichier PDF Export exporté après sa création, en divisant une page multi-graphiques en pages individuelles ou en recadrant chaque graphique pour supprimer l'espace blanc en excès. Les outils basés sur un navigateur vous permettent d'ajuster la sortie sans revenir à Excel ni réexporter.
Quand inclure des données et quand exporter des graphiques uniquement
Les fichiers PDF contenant uniquement des graphiques sont appropriés pour la présentation et la communication. Le responsable qui examine les résultats trimestriels doit voir les lignes de tendance, et non les 5 000 points de données qui les sous-tendent. Le client qui examine une proposition doit voir le graphique de croissance projeté, et non la feuille de calcul des hypothèses sous-jacentes. La suppression des données du document partagé attire l'attention sur le résumé visuel, qui est l'objectif d'un graphique.
Les PDF graphiques et données sont appropriés pour la vérification et l’audit. L’analyste qui vérifie les chiffres doit voir à la fois le graphique et les données qui l’ont produit. L'organisme de réglementation qui examine une soumission doit vérifier que le graphique représente fidèlement les données sources. Dans ces cas, exportez la feuille de calcul contenant à la fois le tableau de données et le graphique, clairement étiquetés afin que la relation entre eux soit évidente.
Automatisation des exportations PDF de graphiques réguliers
Si vous exportez le même ensemble de graphiques selon un calendrier récurrent, automatisez le processus. Excel prend en charge les macros VBA qui peuvent sélectionner des feuilles de graphiques spécifiques, configurer la mise en page et exporter au format PDF en un seul clic. Enregistrez une fois une macro des étapes d'exportation, puis exécutez la macro pour chaque exportation suivante. Le temps gagné s’accumule à chaque cycle de reporting.
Lors de l'exportation de graphiques au format PDF, le formatage du graphique tel qu'il apparaît à l'écran correspond exactement à celui qui apparaîtra dans le PDF. Avant l'exportation, examinez chaque graphique avec un zoom de 100 % et recherchez les étiquettes d'axes tronquées, les étiquettes de données qui se chevauchent ou les entrées de légende qui s'étendent au-delà de la zone du graphique. Ces problèmes de formatage sont faciles à ignorer dans la vue feuille de calcul, mais deviennent évidents dans la sortie PDF.
Les modèles de graphiques Excel peuvent standardiser l'apparence de plusieurs graphiques avant l'exportation au format PDF. Créez un modèle de graphique avec vos couleurs, polices et mise en page préférées. Appliquez le modèle à chaque graphique avant de l'exporter. Le PDF résultant a un style visuel cohérent dans tous les graphiques, qui semble plus professionnel que les graphiques avec un formatage variable exportés sans standardisation.
Pour les graphiques qui seront insérés dans d'autres documents, envisagez d'exporter chaque graphique sous forme de fichier PDF individuel, puis d'insérer les PDF dans le document cible. Les graphiques PDF insérés dans Word ou PowerPoint conservent leur qualité vectorielle et s'adaptent parfaitement à n'importe quelle taille. Cette approche produit de meilleurs résultats que le copier-coller de graphiques directement entre les applications Office.
La taille de la page du PDF exporté est déterminée par la configuration de la feuille de graphique ou de la feuille de calcul. Si le graphique apparaît trop petit sur la page PDF, augmentez les marges de la page à leurs valeurs minimales et configurez le graphique pour qu'il remplisse la zone imprimable. Pour les feuilles de graphique, le graphique est automatiquement mis à l'échelle pour remplir la page. Pour les graphiques intégrés dans des feuilles de calcul standard, vous devrez peut-être redimensionner le graphique manuellement avant l'exportation.
Les graphiques dynamiques mis à jour en fonction des sources de données changeantes sont exportés sous forme d'images statiques de l'état actuel. Le PDF capture un instantané des données telles qu'elles existent au moment de l'exportation. Si les données source changent demain, le graphique PDF reste figé à l'état d'exportation. Pour les rapports mis à jour régulièrement, le processus d'exportation doit être la dernière étape du flux de travail de reporting, effectué uniquement une fois que toutes les données ont été vérifiées et finalisées.
Les PDF accessibles exportés depuis Excel doivent inclure un texte alternatif pour chaque graphique. Excel vous permet d'ajouter du texte alternatif aux graphiques via la boîte de dialogue Format de la zone de graphique sous la section Texte alternatif. Décrivez l’objectif du graphique et la tendance ou comparaison clé qu’il illustre. Les lecteurs d'écran annoncent ce texte alternatif lorsqu'ils rencontrent le graphique dans le PDF, rendant ainsi le contenu du graphique accessible aux utilisateurs qui ne peuvent pas le voir.
Excel pour Microsoft 365 inclut une fonctionnalité d'exportation sous Fichier, Exporter, Créer un PDF qui offre plus de contrôle sur la sortie que l'option de base Enregistrer au format PDF. La fonctionnalité d'exportation vous permet de spécifier les parties du classeur à inclure, de définir l'orientation de la page par feuille et de choisir d'inclure ou non les propriétés du document et les balises d'accessibilité dans la sortie PDF finale.
Pour les graphiques qui nécessitent des mises à jour et des réexportations fréquentes, envisagez de lier l’exportation PDF à une macro ou à un flux Power Automate. L'automatisation de l'exportation garantit la cohérence entre les cycles de reporting et élimine le risque d'erreurs d'exportation manuelle telles que l'inclusion de mauvaises feuilles, l'oubli de mettre à jour un graphique avant l'exportation ou l'application de paramètres de mise en page incohérents.
Les graphiques qui utilisent une mise en forme conditionnelle ou des échelles de couleurs dynamiques basées sur les valeurs des cellules peuvent apparaître différemment dans le PDF que dans Excel. Le PDF capture l'apparence du graphique au moment de l'exportation, y compris l'état actuel du formatage conditionnel. Si les données sous-jacentes changent et que la mise en forme conditionnelle s'ajuste, le graphique PDF ne reflétera pas ces ajustements à moins qu'il ne soit réexporté.
Un processus d'exportation PDF de graphiques bien organisé transforme des heures d'extraction manuelle de graphiques en un flux de travail reproductible qui produit une sortie cohérente et professionnelle à chaque cycle de reporting sans risque d'erreur humaine.
| Démarche export | Sortie | Meilleur pour | Limitation |
|---|---|---|---|
| Déplacer les graphiques vers des feuilles de graphiques | Un graphique par page PDF | Exportations récurrentes ; sortie la plus propre | Nécessite une modification du classeur |
| Sélectionner des graphiques + exporter la sélection | Graphiques sélectionnés uniquement | Exportations ponctuelles | Les graphiques doivent être sur la même feuille |
| Page de collecte de graphiques | Tous les graphiques sur une seule page | Aperçu rapide | Les graphiques sont peut-être trop petits |
| Automatisation des macros VBA | PDF multipage cohérent | Exportations récurrentes programmées | Nécessite une configuration de macro |
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