Vous avez passé des heures à préparer une présentation. Les diapositives sont polies. Les notes du présentateur contiennent vos points de discussion, des références de données et des rappels pour chaque diapositive. Vous exportez au format PDF et les diapositives sont superbes, mais les notes du présentateur ont disparu. Toute cette préparation, invisible pour quiconque ne reçoit que le PDF. Vous avez besoin que ces notes soient incluses pour que le destinataire puisse comprendre le contexte et le raisonnement derrière chaque diapositive.
PowerPoint peut inclure des notes du présentateur dans l'exportation PDF, en les plaçant sous chaque diapositive ou à côté de celle-ci. L'exportation PPT vers PDF avec notes transforme la présentation d'une présentation visuelle en un document complet qui fonctionne comme un document autonome.
Exportation de PowerPoint au format PDF avec les notes du présentateur
Dans PowerPoint, accédez à Fichier, Enregistrer sous et choisissez PDF. Avant de cliquer sur Enregistrer, cliquez sur le bouton Options. Dans la boîte de dialogue Options, sous « Publier quoi », sélectionnez « Pages de notes » dans la liste déroulante. Cela indique à PowerPoint d'inclure les notes du présentateur pour chaque diapositive dans la sortie PDF. Chaque diapositive apparaît en haut de sa page, avec les notes du présentateur imprimées en dessous. Le résultat est un PDF de type document dans lequel le lecteur voit à la fois la diapositive visuelle et les notes explicatives sur la même page.
Également dans la boîte de dialogue Options, sous « Inclure les informations non imprimables », cochez « Propriétés du document » et "Balises de structure de document pour l'accessibilité." Le premier préserve les métadonnées comme le titre et l'auteur de la présentation. La seconde crée une structure PDF balisée dans laquelle les lecteurs d’écran peuvent naviguer. Les deux sont de bonnes valeurs par défaut à activer pour chaque exportation.
La disposition des pages Notes est contrôlée par le maître Notes dans PowerPoint. Accédez à Affichage, Notes Master pour personnaliser l’apparence des pages de notes. Vous pouvez ajuster la taille de la vignette de la diapositive, la position et la police du texte des notes, et ajouter des éléments d'en-tête ou de pied de page tels que des numéros de page, la date ou un avis de confidentialité. Les modifications apportées au masque Notes s'appliquent à toutes les diapositives. Vous configurez donc la mise en page une fois et cela affecte chaque page du PDF exporté.
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Choisir entre les pages de notes et la mise en page des documents
PowerPoint propose deux mises en page pour les exportations incluant des notes. Les pages de notes affichent une diapositive par page avec ses notes ci-dessous. Il s'agit de la meilleure mise en page pour un examen détaillé, car chaque diapositive occupe une page entière et les notes disposent de beaucoup d'espace. La disposition des documents affiche plusieurs diapositives par page, généralement 2, 3, 4, 6 ou 9, avec des lignes pour les notes manuscrites. La mise en page des documents n'inclut pas le texte des notes du présentateur. Il fournit des lignes vierges sur lesquelles le lecteur peut écrire ses propres notes.
Si votre objectif est de partager vos points de discussion et votre contexte préparés, utilisez les pages de notes. Si votre objectif est de donner au public une référence compacte avec un espace pour écrire, utilisez Handouts. Les deux mises en page répondent à des objectifs différents et le choix doit correspondre à la manière dont le destinataire utilisera le PDF. Pour une présentation partagée avec des collègues qui ont besoin d’un contexte complet, les pages Notes sont presque toujours le bon choix.
Conseils de formatage des pages de notes professionnelles
Les notes du présentateur contiennent souvent un langage informel, des abréviations et des rappels qui ont du sens pour le présentateur mais qui semblent bâclés dans un document distribué. Avant d'exporter avec des notes, examinez le texte des notes pour chaque diapositive. Supprimez les rappels personnels qui ne doivent pas être partagés, tels que « mentionner les résultats du troisième trimestre ici ». ou "renseignez-vous sur le budget." Développez les abréviations en termes complets. Assurez-vous que les notes se lisent comme une prose cohérente plutôt que comme des fragments de puces. Les notes qui vous sont utiles en tant qu'orateur ne sont pas nécessairement appropriées à la diffusion.
La taille de la police des notes dans le PDF exporté est contrôlée par le maître des notes. La taille par défaut est généralement de 10 à 12 points. Si vos notes sont longues, pensez à augmenter la taille de la police à 11 ou 12 points pour une lecture confortable. Ajustez la taille de la vignette de la diapositive dans le masque de notes pour donner plus d'espace au texte des notes si nécessaire. Une miniature de diapositive à 50 % de la hauteur de la page laisse les 50 % restants pour les notes, ce qui constitue un bon équilibre pour les diapositives contenant des quantités modérées de texte de notes.
Exporter des diapositives spécifiques avec des notes
Si vous avez uniquement besoin de partager des diapositives spécifiques avec leurs notes, telles que les diapositives du résumé, définissez la plage de pages dans la boîte de dialogue Enregistrer au format PDF sous Options. Entrez les numéros de diapositives que vous souhaitez inclure. Seules ces diapositives et leurs notes apparaissent dans le PDF. Cette exportation sélective permet de garder le fichier concentré et évite de surcharger le destinataire avec des diapositives qui ne le concernent pas.
WukongPDF peut également traiter un PDF exporté contenant des notes pour ajouter des signets à partir des titres des diapositives, rendant ainsi le document de plusieurs pages navigable. Téléchargez le PDF, utilisez l'éditeur de signets pour créer des signets à partir des en-têtes des diapositives et téléchargez la version améliorée. La combinaison des diapositives Présentation PDF, des notes du conférencier et des signets crée un document complet qui sert à la fois de référence visuelle et de rapport écrit détaillé.
Si vous partagez régulièrement des présentations au format PDF avec des notes, enregistrez les paramètres d'exportation en tant que préréglage PDF personnalisé. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, après avoir configuré les options, vous pouvez enregistrer les paramètres actuels en tant que préréglage pour une utilisation future. La prochaine fois que vous exporterez, sélectionnez votre préréglage dans la liste déroulante. Cela élimine le besoin de reconfigurer les paramètres d’exportation des notes pour chaque présentation. Les outils PDF Export de WukongPDF peuvent également traiter directement les fichiers PowerPoint, les convertissant en PDF contenant des notes sans nécessiter l'installation de PowerPoint.
Un flux de travail spécifique pour les équipes qui collaborent sur des présentations : avant d'exporter avec des notes, exécutez une révision du texte des notes en équipe. Chaque membre de l'équipe ouvre le fichier PowerPoint, examine les notes sur les diapositives qui lui sont assignées et les met à jour pour refléter le message final convenu. Cet examen collaboratif garantit que le PDF inclus dans les notes distribué après la réunion contient un contexte précis et vérifié plutôt que les projets de points de discussion d'une seule personne. Les notes font partie du compte rendu officiel de la présentation et méritent donc la même attention éditoriale que les diapositives elles-mêmes.
Pour les présentations archivées pour référence future, le PDF contenant les notes est plus précieux que la version contenant uniquement des diapositives. Une diapositive indiquant « Résultats du troisième trimestre » avec un graphique est significatif dans son contexte mais énigmatique six mois plus tard. La même diapositive avec des notes expliquant que « les revenus du troisième trimestre ont dépassé les prévisions de 12 % en raison du lancement du nouveau produit en août ». reste indéfiniment compréhensible. Les notes transforment la présentation d'une aide visuelle qui dépend d'un présentateur en un document autonome qui communique son message sans narration. Pour toute présentation importante au-delà de la réunion où elle a été réalisée, l'exportation avec notes est la norme qui distingue la documentation professionnelle des diapositives éphémères.
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