Vous ouvrez un rapport de 40 pages et il n'y a pas de table des matières. Vous devez faire défiler chaque page pour trouver la section dont vous avez besoin. Le document comporte des titres, mais ce ne sont que du texte sur la page. Ils ne sont ni cliquables, ni navigables et n’aident personne à trouver quoi que ce soit rapidement. Imaginez maintenant ce même rapport avec un panneau de barre latérale qui répertorie chaque chapitre et section sous forme de liens cliquables. Un clic permet d'accéder directement à la page concernée. C'est ce que font les signets PDF.
Les signets sont l'équivalent PDF d'une table des matières qui reste visible quelle que soit la page sur laquelle vous vous trouvez. Ils apparaissent dans un panneau à côté du document, généralement sur le côté gauche de la fenêtre de la visionneuse, et restent accessibles lorsque le lecteur fait défiler. En cliquant sur un signet, vous accédez instantanément à la page et à la section correspondantes. Pour tout document de plus de quelques pages, les signets transforment l'expérience de lecture d'une rotation de page linéaire à une navigation ciblée.
La différence entre les signets et une table des matières imprimée
Une table des matières imprimée est du texte sur une page. Il indique au lecteur ce qu'il y a dans le document et sur quelle page commence chaque section, mais le lecteur doit accéder manuellement à cette page en faisant défiler ou en tapant le numéro de page. Un signet PDF est un élément de navigation interactif. Il apparaît dans le panneau de favoris du spectateur, il est cliquable et amène instantanément le lecteur à la destination. Les signets peuvent également être imbriqués de manière hiérarchique : un signet de chapitre peut se développer pour afficher des sous-signets pour chaque section de ce chapitre. Cette structure hiérarchique reflète l'organisation logique du document d'une manière qu'une table des matières imprimée à plat ne peut pas faire.
Les signets persistent également d’une session à l’autre. Lorsqu'un lecteur rouvre le PDF, le panneau des favoris est toujours là et l'état du signet précédemment développé ou réduit est conservé en fonction du visualiseur. Une table des matières imprimée doit être retrouvée et relue à chaque ouverture du document. Pour les documents de référence que les gens consultent à plusieurs reprises, les manuels de politiques, les spécifications techniques, les manuels des employés, la différence de vitesse de navigation entre les signets et les composés de feuilletage de page à chaque utilisation.
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Création automatique de signets à partir de styles de titre dans Word
Le moyen le plus efficace de créer un PDF avec signets consiste à utiliser des styles de titre dans votre document source et à laisser le processus d'exportation PDF générer automatiquement les signets. Dans Microsoft Word, appliquez les styles Titre 1, Titre 2 et Titre 3 aux titres de chapitre et aux titres de section. Lorsque vous exportez au format PDF, cochez l'option "Créer des signets à l'aide des titres". dans la boîte de dialogue Enregistrer au format PDF sous Options. Word convertit chaque titre en signet correspondant, la hiérarchie des titres étant conservée sous forme de hiérarchie de signets. Un titre 1 devient un signet de niveau supérieur, un titre 2 imbriqué en dessous devient un signet enfant, et ainsi de suite.
Le même principe s'applique à Google Docs. Lorsque vous téléchargez un document Google au format PDF, les titres formatés avec les styles de titres intégrés sont automatiquement convertis en signets. Il n'y a pas de case à cocher. Cela se produit par défaut. Adobe InDesign génère également des signets à partir de sa fonction de table des matières lors de l'exportation au format PDF avec l'option « Créer des signets ». option activée dans les paramètres d’exportation. Le modèle est universel : les titres structurés dans l’application source produisent des signets structurés dans le PDF.
Ajout manuel de signets à un PDF existant
Lorsque le document source n'est pas disponible ou que le PDF a été créé sans signets, vous pouvez les ajouter manuellement à l'aide d'un éditeur PDF. Dans Adobe Acrobat Pro, ouvrez le panneau Signets sur le côté gauche de la fenêtre. Accédez à la page et à la section que vous souhaitez ajouter à vos favoris. Cliquez sur l'icône Nouveau signet dans la barre d'outils du panneau de favoris. Un nouveau signet apparaît et vous tapez le nom. Le signet pointe automatiquement vers la page actuelle et le niveau de zoom. Répétez ce processus pour chaque section. Faites glisser les signets pour les réorganiser ou les imbriquer dans des hiérarchies parent-enfant.
L'outil PDF Bookmarks de WukongPDF rationalise ce processus dans le navigateur. Ouvrez le PDF, accédez à la page que vous souhaitez ajouter à vos favoris, puis cliquez sur Ajouter un signet. Tapez le nom du signet et confirmez. Le signet est ajouté à l'arborescence des signets du document. Vous pouvez ajouter des signets page par page, modifier les noms des signets, supprimer les signets indésirables et réorganiser la hiérarchie. Le processus est manuel mais simple pour les documents jusqu'à 50 ou 60 pages. Pour les documents très longs, l'extraction du texte du titre et la génération de signets par programmation sont plus efficaces, mais pour les rapports et propositions typiques, la création de signets manuelle prend 10 à 15 minutes et produit un document durablement plus utilisable.
Organisation des signets dans une hiérarchie logique
Une liste plate de 40 signets n’est que légèrement meilleure que pas de signets du tout. Le lecteur doit encore parcourir une longue liste pour trouver la bonne section. Une structure hiérarchique avec trois ou quatre signets de niveau supérieur, chacun s'étendant pour révéler six ou huit signets enfants, présente les mêmes informations de manière organisée et lisible. Le lecteur voit immédiatement la structure de niveau supérieur, développe la section dont il a besoin et accède au sujet spécifique.
Pour créer une hiérarchie, pensez à votre document en trois niveaux : parties, chapitres et sections. Les parties sont les divisions les plus larges, telles que « Introduction », et « Introduction ». «Données financières» "Annexes." Les chapitres constituent le niveau suivant dans chaque partie. Les sections sont les sujets individuels au sein de chaque chapitre. Dans le panneau des signets, créez un signet au niveau de la partie, puis faites glisser les signets de chapitre en dessous pour qu'ils deviennent des enfants. Faites glisser les signets de section sous leurs chapitres parents. L'indentation dans le panneau des signets représente visuellement la hiérarchie. Le lecteur voit la structure d'un seul coup d'œil et peut accéder à n'importe quel niveau en un seul clic.
Gardez les noms de signets concis. Un marque-page indiquant « Chapitre 3 : Analyse des tendances du marché régional et de la dynamique concurrentielle dans le sud-est des États-Unis, 2020-2025 ». s'étend sur trois lignes dans le panneau de favoris et est plus difficile à numériser que le « Chapitre 3 : Analyse du marché régional ». Le signet est une aide à la navigation et non un endroit pour reformuler le titre complet de la section. Le titre de la section sur la page elle-même peut être aussi long que nécessaire. Le marque-page doit être suffisamment court pour être lu d'un seul coup d'œil.
Définition des destinations des favoris pour la meilleure expérience utilisateur
Un signet fait plus que passer à une page. Il peut contrôler exactement ce que le lecteur voit à son arrivée. Le comportement par défaut consiste à accéder à la page et à l'afficher au niveau de zoom et à la position de défilement actuels. La plupart des éditeurs PDF vous permettent de personnaliser cela. Vous pouvez définir un signet pour hériter du zoom et de la position actuels, pour ajuster la page dans la fenêtre, pour l'adapter à la largeur de la page ou pour zoomer selon un grossissement spécifique. Le meilleur choix dépend de la présentation du document.
Pour PDF Navigation dans les documents contenant beaucoup de texte, définissez les signets sur Ajuster la largeur. Le lecteur arrive sur la bonne page avec le texte à une taille de lecture confortable et peut commencer à lire immédiatement sans ajuster le zoom. Pour les documents contenant beaucoup d'images ou les portfolios de conception, Fit Page garantit que le lecteur voit la composition entière en même temps. Pour les documents au contenu réduit et détaillé, comme les dessins techniques ou les pages de feuilles de calcul, un zoom fixe de 150 % ou 200 % amène le lecteur directement à la vue détaillée dont il a besoin. Les quelques secondes que vous passez à définir le comportement de la destination évitent à chaque lecteur d'avoir à zoomer et à faire défiler après avoir cliqué sur le signet.
Après avoir ajouté et organisé tous les signets, testez l’ensemble de la structure. Cliquez sur chaque signet et vérifiez qu'il accède à la bonne page. Développez et réduisez les signets parents pour confirmer que la hiérarchie est logique. Ouvrez le PDF dans une autre visionneuse pour garantir que les signets s'affichent correctement dans toutes les applications. Un signet qui fonctionne dans Acrobat mais pas dans Aperçu sur Mac ou dans un lecteur PDF mobile doit ajuster sa destination. Les quelques minutes consacrées aux tests évitent la frustration d'un lecteur cliquant sur un signet intitulé «Résumé financier». et atterrir sur la page de couverture.
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