PDF/A-3 es la variante más flexible del estándar de archivo PDF/A. Mientras que las versiones anteriores de PDF/A se centraban exclusivamente en hacer que los PDF fueran autónomos y visualmente reproducibles para su preservación a largo plazo, PDF/A-3 agregó una capacidad importante: la capacidad de incrustar cualquier tipo de archivo como un archivo adjunto dentro del PDF de archivo. Esto lo convierte en el formato elegido para una gama cada vez mayor de flujos de trabajo de documentos comerciales, en particular la facturación electrónica y el intercambio híbrido de documentos.
La familia PDF/A: una descripción general rápida
PDF/A es un estándar ISO (ISO 19005) para el archivado a largo plazo de documentos PDF. Todas las variantes comparten el mismo requisito principal: el PDF debe ser completamente autónomo, reproducible de manera idéntica independientemente del entorno de visualización y libre de funciones que puedan comprometer la accesibilidad futura.
- PDF/A-1: el original (2005). Lo más conservador: sin transparencia, sin capas, sin archivos incrustados. Máxima compatibilidad.
- PDF/A-2: se agregó soporte para transparencia, capas, compresión JPEG 2000 y archivos PDF/A incrustados dentro de archivos PDF/A. Todavía no hay archivos adjuntos arbitrarios.
- PDF/A-3: todas las funciones de PDF/A-2 más la capacidad de incrustar cualquier tipo de archivo como archivo adjunto (XML, CSV, Excel, Word, archivos fuente originales) junto con el PDF de archivo.
Qué permite PDF/A-3: el documento híbrido
La característica que define a PDF/A-3 es el documento híbrido: un único archivo que contiene tanto un PDF legible por humanos como un archivo de datos legible por máquina. El PDF presenta el documento visualmente para los humanos (facturas, informes, contratos) mientras que el archivo incrustado contiene datos estructurados que el software puede procesar automáticamente.
La aplicación más destacada es la facturación electrónica. El formato ZUGFeRD (Alemania) y el formato Factur-X (Francia y UE) están basados en PDF/A-3: una factura legible por humanos PDF con un archivo XML integrado que contiene todos los datos de la factura en un formato estructurado que el software de contabilidad puede importar automáticamente. Un archivo sirve tanto para revisión humana como para procesamiento automatizado sin necesidad de volver a ingresar datos.
Cuándo utilizar PDF/A-3 frente a PDF/A-1 o PDF/A-2
Utilice PDF/A-3 cuando:
- El documento debe contener datos de origen junto con la vista PDF: facturas con XML incorporado, informes con hojas de cálculo incorporadas, contratos con archivos editables originales incorporados
- El formato es requerido por un estándar específico: ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung (estándar de facturación electrónica del gobierno de Alemania) y formatos similares exigen PDF/A-3
- Quiere una preservación con calidad de archivo con la flexibilidad de incluir archivos de respaldo: el PDF Archivo calidad de PDF/A combinada con la conveniencia de llevar archivos relacionados en un solo contenedor
Utilice PDF/A-1 o PDF/A-2 cuando:
- El documento está destinado exclusivamente al archivo visual a largo plazo sin necesidad de procesamiento de datos.
- Se requiere la máxima compatibilidad con sistemas de archivo más antiguos
- La política de archivo de la organización especifica PDF/A-1 o PDF/A-2 específicamente
PDF/A-3 Niveles de conformidad
Al igual que otras variantes de PDF/A, PDF/A-3 tiene dos niveles de conformidad:
- PDF/A-3b (básico): garantiza la reproducibilidad visual: el documento se ve igual para siempre. Requiere etiquetado PDF para cumplir con la accesibilidad, pero no exige un etiquetado semántico completo.
- PDF/A-3u (unicode): agrega el requisito de que todo el texto sea representable en Unicode, lo que garantiza que el texto se pueda extraer y buscar de manera confiable.
Para aplicaciones de facturación electrónica, PDF/A-3b suele ser suficiente. Para documentos donde la capacidad de búsqueda y extracción de texto es importante (contratos archivados, presentaciones regulatorias), es preferible PDF/A-3u.
Cómo crear un archivo PDF/A-3
Adobe Acrobat Pro puede guardar PDFs como PDF/A-3 a través de Archivo > Guardar como otro > Archivable PDF (PDF/A). Seleccione PDF/A-3b o PDF/A-3u de las opciones de nivel de cumplimiento. Acrobat marcará cualquier contenido que no cumpla con los requisitos del estándar PDF y lo corregirá automáticamente o solicitará información.
Para la facturación electrónica específicamente, el software de facturación dedicado y los sistemas ERP generalmente manejan la creación de PDF/A-3 automáticamente, generando el PDF, el XML estructurado, y combinándolos en un archivo PDF/A-3 compatible sin intervención manual. Herramientas como Mustang (biblioteca Java de código abierto) y soluciones comerciales como Zugferd-manager están diseñadas específicamente para este flujo de trabajo.