PDF/A es un subconjunto de PDF: es una versión más restrictiva del formato diseñada específicamente para el archivado de documentos a largo plazo. La mayoría de las personas lo encuentran cuando un portal gubernamental, un sistema legal o un requisito de archivo especifica "solo formato PDF/A". Comprender qué diferencia a PDF/A de un PDF normal explica por qué existe y cuándo realmente lo necesita.
Qué estándar PDF permite que PDF/A prohíbe
Un formato PDF estándar es flexible. Puede contener JavaScript que se ejecuta cuando se abre el documento, enlaces a recursos externos que se cargan en el momento de la visualización, contenido cifrado, multimedia incrustado como audio y video, y fuentes que no están completamente incrustadas, dependiendo del espectador para proporcionarlas desde el sistema local.
Todas estas características crean dependencias de sistemas o software externos que pueden no existir en el futuro. Un PDF con un vídeo incrustado requiere un códec de vídeo. Un PDF con referencias de fuentes externas requiere que esas fuentes estén instaladas. Un PDF con JavaScript requiere un visor que ejecute JavaScript. En veinte años, cualquiera de estas dependencias podría no estar disponible.
Qué PDF/A requiere
PDF/A está diseñado para ser completamente autónomo. Cada elemento que el documento necesita para mostrarse correctamente debe estar incrustado en el archivo mismo; no se permiten dependencias externas. Específicamente, PDF/A requiere:
- Todas las fuentes completamente integradas: cada tipo de letra utilizada en el documento debe estar completamente integrada, sin referencias desde el sistema o parcialmente integrada.
- Sin referencias de contenido externo: sin enlaces a archivos externos, sin contenido cargado desde URL en el momento de la visualización.
- No JavaScript: no hay contenido ejecutable que dependa de la interpretación del software.
- Sin cifrado: el contenido debe ser completamente accesible: la protección con contraseña evita el acceso futuro si se pierden las contraseñas.
- Perfiles de color integrados: los colores deben describirse con perfiles ICC integrados para que el documento se reproduzca de forma coherente independientemente del sistema de visualización.
- Metadatos del documento: los campos de metadatos XMP específicos deben estar presentes, incluida la declaración de conformidad PDF/A.
PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3: ¿Cuál es la diferencia?
- PDF/A-1 (2005): la versión original y más estricta, basada en PDF 1.4. Sin transparencia, sin capas, sin compresión JPEG 2000. El más universalmente apoyado por los sistemas de archivo.
- PDF/A-2 (2011): basado en PDF 1.7. Permite transparencia, capas, compresión JPEG 2000 e incrustación de archivos PDF/A dentro de archivos PDF/A. Más moderno y flexible manteniendo la confiabilidad del archivo.
- PDF/A-3 (2012): similar a PDF/A-2 pero permite incrustar cualquier tipo de archivo (no solo PDF/A) dentro del documento de archivo. Se utiliza para incrustar facturas XML, archivos fuente u otros archivos adjuntos junto al documento visual.
Cada versión también tiene niveles de conformidad: A (accesibilidad total, con estructura etiquetada), B (básico, solo reproducibilidad visual) y U (mapeo Unicode). PDF/A-1b es el que más comúnmente requieren los sistemas de archivo: garantiza que el documento tenga el mismo aspecto pero no requiere etiquetas de accesibilidad total.
Cuando realmente necesita PDF/A
PDF/A es obligatorio o muy recomendable en contextos específicos:
- Presentaciones gubernamentales y legales donde la ley exige la retención de registros a largo plazo
- Presentaciones judiciales en jurisdicciones que requieren formatos compatibles con archivos
- Registros financieros y contables con requisitos de conservación de varios años.
- Registros sanitarios donde los documentos deben permanecer legibles durante toda la vida del paciente.
- Cualquier organización con un sistema formal de gestión de documentos que especifique PDF/A para registros archivados.
Para documentos comerciales cotidianos (propuestas, informes, facturas, correspondencia), el archivo estándar PDF Archive a través de un PDF normal es perfectamente adecuado. Las restricciones de PDF/A valen la pena solo cuando se necesita la garantía de legibilidad futura a lo largo de décadas, no solo años.
Cómo crear un archivo PDF/A
En Microsoft Word, Archivo > Guardar como > PDF > Opciones > marque "Cumple con ISO 19005-1 (PDF/A)" produce un archivo PDF/A-1b directamente. Esta es la ruta más sencilla para documentos de Word.
Adobe Acrobat Pro puede convertir un PDF existente a PDF/A usando la herramienta Preflight (Herramientas > Producción de impresión > Preflight > Cumplimiento de PDF/A). Comprueba el documento según los requisitos de PDF/A y corrige o señala cualquier problema: fuentes no incrustadas, referencias externas, contenido prohibido. Para las organizaciones que producen documentos de archivo con regularidad, este flujo de trabajo garantiza el cumplimiento antes de archivarlos.