El etiquetado PDF es la columna vertebral estructural de un PDF accesible. Un PDF etiquetado contiene metadatos ocultos que describen qué es cada elemento de la página: qué texto es un encabezado, cuál es un párrafo, qué imagen necesita una descripción, cómo están estructuradas las tablas, en qué orden se debe leer el contenido. Sin etiquetas, un PDF es solo un diseño visual sin una estructura legible por máquina.
Qué son las etiquetas PDF
Las etiquetas en un PDF funcionan de manera similar a las etiquetas HTML en una página web. Así como HTML usa <h1> para encabezados y <p> para los párrafos, las etiquetas PDF marcan cada elemento de contenido con su tipo y función. El árbol de etiquetas, una estructura jerárquica incrustada en el PDF, describe la organización lógica del documento:
- <H1>, <H2>, <H3>: elementos de encabezado en diferentes niveles, permitiendo la navegación por encabezado
- <P>: texto de párrafo, el elemento de contenido más común
- <Figura>: imágenes y gráficos, que pueden contener descripciones de texto alternativas para lectores de pantalla.
- <Table>, <TR>, <TD>: estructuras de tabla con filas y celdas, que permiten a los lectores de pantalla anunciar encabezados de columnas y filas.
- <L>, <LI>: list y elementos de lista, para que los lectores de pantalla anuncien "lista de 5 elementos" antes de leer cada entrada
Por qué es importante el etiquetado
Las etiquetas son las que hacen que un PDF sea accesible para las personas que utilizan tecnología de asistencia. Un lector de pantalla que procesa un PDF sin etiquetar no tiene forma de distinguir un encabezado del texto del cuerpo, no puede identificar qué texto es el encabezado de una celda de una tabla y no sabe qué imágenes deben describirse y cuáles son puramente decorativas. La experiencia de lectura se vuelve confusa o imposible.
Más allá de PDF Accesibilidad, las etiquetas benefician a todos. Las etiquetas permiten un reflujo de texto confiable en pantallas pequeñas: un PDF etiquetado puede redistribuir el contenido para que se ajuste a la pantalla de un teléfono. Las etiquetas hacen que copiar y pegar sea más confiable al proporcionar información sobre el orden de lectura. Las etiquetas permiten una mejor indexación de búsqueda por parte de los sistemas de gestión de documentos. Y las etiquetas son necesarias para el cumplimiento legal de los estándares de accesibilidad, incluida la Sección 508 en EE. UU. y EN 301 549 en Europa.
Cómo comprobar si un PDF está etiquetado
En Adobe Reader o Acrobat, marque Archivo > Propiedades > Pestaña de descripción. Busque "Etiquetado PDF: Sí" o "Etiquetado PDF: No". Una prueba funcional rápida: habilite Leer en voz alta (Ver > Leer en voz alta > Activar Leer en voz alta) y escuche cómo se anuncia el documento. Un PDF bien etiquetado se lee lógicamente; un PDF sin etiquetar o mal etiquetado no se lee en absoluto o lee el contenido en un orden confuso.
El Comprobador de accesibilidad de Acrobat Pro (Herramientas > Accesibilidad > Verificación completa) proporciona un informe detallado que identifica problemas de etiquetado específicos: falta texto alternativo en las imágenes, jerarquía de encabezados incorrecta, tablas sin etiquetas de encabezado y otros problemas que afectan el cumplimiento de PDF Accesibilidad.
Cómo se etiquetan los PDFs
La mejor manera de obtener un PDF etiquetado es exportarlo desde un documento fuente bien estructurado. Los documentos de Microsoft Word que utilizan estilos de encabezado, formato de lista y tablas estructuradas adecuados se exportan con etiquetas automáticamente cuando se utiliza Archivo > Guardar como > PDF. La estructura de etiquetas refleja la jerarquía de encabezados y la organización del contenido del documento.
Google Docs también exporta PDFs etiquetados cuando se descargan como PDF. InDesign requiere configuraciones de accesibilidad explícitas durante la exportación para generar etiquetas. La clave en todos los casos es utilizar una estructura semántica (estilos de encabezado adecuados en lugar de texto en negrita manualmente, formato de lista en lugar de líneas con sangría manual) que el motor de exportación puede asignar a etiquetas PDF.
Agregar etiquetas a un PDF existente sin etiquetar
Acrobat Pro puede agregar etiquetas automáticamente a un PDF existente sin etiquetar: Herramientas > Accesibilidad > Agregar etiquetas al documento. El etiquetado automático analiza el diseño de la página e intenta inferir niveles de encabezado, párrafos y estructura de lista a partir del formato visual. Para documentos sencillos, el etiquetado automático funciona bien. Para diseños complejos, genera un punto de partida que necesita revisión y corrección manual.
La edición manual de etiquetas en Acrobat Pro se realiza a través del panel Etiquetas (Ver > Mostrar/Ocultar > Paneles de navegación > Etiquetas). El panel muestra el árbol de etiquetas completo y le permite agregar, eliminar, mover y volver a escribir etiquetas. Este es un trabajo detallado: una corrección exhaustiva de un PDF complejo sin etiquetar puede llevar horas, pero es el único camino hacia el cumplimiento total de la accesibilidad cuando el documento fuente no está disponible.
Cuando se requiere etiquetado
Las agencias gubernamentales, las organizaciones del sector público, las instituciones educativas y cualquier organización que reciba fondos federales en los EE. UU. generalmente deben producir PDFs accesibles según la Sección 508. Los documentos legales presentados electrónicamente ante los tribunales que exigen el cumplimiento de la accesibilidad deben estar etiquetados. Las organizaciones corporativas requieren cada vez más PDFs accesibles para documentos de recursos humanos, políticas y publicaciones externas como parte de un PDF estándar más amplio de cumplimiento y compromisos ESG. Si su organización distribuye PDFs al público, se espera cada vez más el etiquetado, no solo las mejores prácticas.