Un PDF accesible es aquel que puede ser utilizado por todos, incluidas las personas ciegas o con baja visión, las personas que usan lectores de pantalla y las personas con discapacidades cognitivas o motoras. La mayoría de los PDFs distribuidos profesionalmente no cumplen con los requisitos de accesibilidad sin que sus creadores se den cuenta. La brecha entre un PDF visualmente presentable y uno accesible implica características técnicas específicas que no se agregan automáticamente.
Por qué es importante más allá del cumplimiento legal
En muchos países, las organizaciones que producen documentos de acceso público están obligadas por ley a hacerlos accesibles. La Ley de Estadounidenses con Discapacidades de EE. UU., la Ley Europea de Accesibilidad y la legislación equivalente en otros lugares crean requisitos exigibles para el contenido digital accesible. Las agencias gubernamentales, las instituciones educativas y muchas empresas operan bajo estas reglas.
Más allá del cumplimiento, los PDF accesibles son simplemente más útiles. Un documento accesible y bien estructurado es más fácil de navegar para todos, no solo para los usuarios de lectores de pantalla. Los títulos claros, el orden de lectura lógico y el texto alternativo descriptivo mejoran la experiencia de todos los lectores, incluidas las personas que usan dispositivos móviles, las personas que tienen prisa y las personas cuyo primer idioma no es el idioma del documento.
Etiquetas: La base de PDF Accesibilidad
Un PDF accesible es un PDF etiquetado. Las etiquetas son una capa estructural oculta que describe qué es cada elemento del documento: este es un encabezado, este es un párrafo, este es un elemento de lista, esta es una imagen con esta descripción. Los lectores de pantalla utilizan etiquetas para navegar y anunciar el contenido correctamente. Sin etiquetas, un lector de pantalla lee el documento como un flujo de texto indiferenciado o no puede leerlo en absoluto.
Las etiquetas se agregan automáticamente cuando exporta un PDF desde Word usando Archivo > Guardar como > PDF con la opción "Etiquetas de estructura del documento para accesibilidad" opción habilitada. Esta es la forma más rápida de conseguir un etiquetado básico sin trabajo manual. Para documentos más complejos (diseños de varias columnas, tablas, documentos con muchas imágenes), el etiquetado automático a menudo necesita revisión y corrección manual en Adobe Acrobat Pro.
Orden de lectura: qué siguen los lectores de pantalla
Un lector de pantalla lee el contenido en el orden de las etiquetas del documento, no en el orden visual de la página. Para un documento simple de una sola columna, estos suelen ser los mismos. Para diseños complejos con barras laterales, cuadros de leyenda, texto de varias columnas e imágenes flotantes, el orden de las etiquetas puede diferir significativamente del orden de lectura visual.
En Adobe Acrobat Pro, la herramienta Orden de lectura (Herramientas > Accesibilidad > Orden de lectura) le permite ver y corregir el orden en el que un lector de pantalla procesará el contenido. Un documento que parece estar bien organizado visualmente puede tener un orden de lectura completamente ilógico para alguien que utiliza tecnología de asistencia. Verificar y solucionar esto es un paso esencial para obtener documentos verdaderamente accesibles.
Texto alternativo para imágenes
Cada imagen en un PDF accesible necesita texto alternativo: una descripción escrita que un lector de pantalla anuncia en lugar de la imagen. Un gráfico que muestra las ventas trimestrales necesita texto alternativo que describa lo que muestra el gráfico: "Gráfico de barras que muestra los ingresos del primer al cuarto trimestre. El cuarto trimestre es el más alto, con 2,4 millones de dólares”. Una línea divisoria decorativa o una textura de fondo se deben marcar como un artefacto para que el lector de pantalla la omita en lugar de anunciarla como una imagen.
El texto alternativo se puede agregar en Word antes de exportar (haga clic derecho en una imagen > Editar texto alternativo) o en Acrobat Pro después (haga clic derecho en una imagen en el panel Etiquetas > Propiedades > Texto alternativo). Agregar texto alternativo en Word antes de exportar es más eficiente para documentos con muchas imágenes.
Estructura de encabezado y navegación
Los usuarios de lectores de pantalla navegan por documentos largos saltando entre títulos, de la misma manera que los lectores videntes escanean los títulos para encontrar secciones. Para que esto funcione, los títulos deben etiquetarse como títulos (H1, H2, H3) en lugar de simplemente tener un estilo de texto grande y en negrita.
En Word, el uso de estilos de encabezado adecuados (no el formato manual de negrita y tamaño de fuente) crea la estructura de encabezado que se traslada al PDF como encabezados etiquetados. Este es uno de los argumentos más claros para utilizar los estilos integrados de Word en lugar del formato manual en todo un documento: la estructura sirve tanto para la accesibilidad como para el diseño visual simultáneamente.
Color y contraste
La accesibilidad no se trata sólo de lectores de pantalla. Las personas con baja visión o daltonismo pueden leer un documento visualmente, pero tienen problemas con el contraste insuficiente o la información que depende del color. El estándar Pautas de accesibilidad al contenido web (WCAG), que también se usa ampliamente para la accesibilidad de PDF, requiere una relación de contraste mínima de 4,5:1 entre el texto y el fondo para el texto normal.
Una comprobación práctica: si la información se transmite únicamente a través del color («los elementos en rojo requieren atención») — agregue un indicador secundario (un símbolo, texto en negrita o una etiqueta) para que la información sea accesible para alguien que no pueda distinguir el color. Nunca confíes únicamente en el color para comunicar significado.
Comprobación de la accesibilidad de un PDF
Adobe Acrobat Pro incluye un Comprobador de accesibilidad (Herramientas > Accesibilidad > Verificación completa) que escanea el documento según el estándar PDF/UA y enumera problemas específicos con sus ubicaciones. Detecta texto alternativo faltante, orden de lectura incorrecto, declaración de idioma del documento faltante y otros problemas comunes.
PAC (PDF Accessibility Checker) es una herramienta gratuita que proporciona una verificación exhaustiva de la accesibilidad según los estándares PDF/UA. Para las organizaciones que producen PDFs accesibles con regularidad, es una buena práctica ejecutar cada documento a través de PAC antes de su distribución. El verificador le brinda una lista clara de lo que necesita corregirse en lugar de un resultado general de aprobación/rechazo.
El problema especial de los PDFs escaneados
Un PDF escaneado sin capa de texto es completamente inaccesible: no hay texto que un lector de pantalla pueda anunciar, ni estructura para navegar, nada. OCR convierte la imagen en texto, que es el mínimo requerido para que un documento escaneado sea utilizable. Pero el OCR por sí solo no agrega etiquetas, orden de lectura o texto alternativo adecuados: simplemente crea una capa de texto. La accesibilidad total desde un documento escaneado requiere OCR más el trabajo de etiquetado y estructura descrito anteriormente.