Un PDF que parece perfectamente formateado en la pantalla puede resultar completamente ilegible para alguien que utilice un lector de pantalla. Los lectores de pantalla (software utilizado por personas con discapacidad visual para leer documentos en voz alta) se basan en la estructura subyacente de un PDF, no en su apariencia visual. Un documento que parece organizado visualmente puede no tener ninguna estructura significativa desde la perspectiva del software. Esto es lo que hace que un PDF sea accesible y cómo llegar allí.
Por qué la mayoría de los PDFs no son accesibles de forma predeterminada
Cuando exporta un documento de Word o un archivo de diseño a PDF, el resultado visual se ve bien, pero la información estructural a menudo falta o es incorrecta. Es posible que los títulos que aparecen en negrita y de gran tamaño en la pantalla no tengan ninguna etiqueta de encabezado en la estructura PDF subyacente. Las columnas que aparecen visualmente una al lado de la otra se pueden leer de izquierda a derecha en ambas columnas en lugar de leerlas en cada una de ellas. Las imágenes no tienen descripción a menos que agregues una específicamente.
Los lectores de pantalla siguen la estructura de etiquetas del documento, no su diseño visual. Si esa estructura está ausente o es incorrecta, el orden de lectura se vuelve impredecible: el contenido de las barras laterales se mezcla con el texto principal, las tablas se leen celda por celda en el orden incorrecto y los títulos que deberían ayudar a la navegación no se distinguen del texto del cuerpo.
Comience con el documento fuente, no con el PDF
La accesibilidad es mucho más fácil de incorporar en el origen que de adaptarla a un PDF terminado. Si está trabajando en Word, las decisiones estructurales que tome antes de exportar determinan la mayor parte de la accesibilidad del PDF resultante.
Usar estilos de encabezado reales
No cree la apariencia de un título haciendo que el texto sea grande y en negrita; utilice los estilos integrados de Título 1, Título 2 y Título 3 de Word. Estos se exportan a PDF como títulos correctamente etiquetados por los que los lectores de pantalla pueden navegar. Un documento con una estructura de encabezado real permite al usuario de un lector de pantalla saltar directamente a cualquier sección, de la misma manera que los usuarios videntes pueden escanear visualmente.
Agregar texto alternativo a cada imagen
Cada imagen, cuadro, diagrama y gráfico de su documento necesita texto alternativo descriptivo: una breve descripción de lo que muestra la imagen y por qué está allí. En Word, haga clic derecho en cualquier imagen y seleccione "Editar texto alternativo". Un gráfico que muestra el crecimiento de los ingresos trimestrales puede tener un texto alternativo como: "Gráfico de barras que muestra los ingresos del primer al cuarto trimestre de 2024, y el tercer trimestre muestra el valor más alto con 2,4 millones de dólares". Sin esto, un lector de pantalla anuncia "imagen" y sigue adelante: el contenido se pierde.
Construir tablas con la estructura adecuada
Las mesas son un problema de accesibilidad común. Una tabla sin filas de encabezado es solo una cuadrícula de celdas para un lector de pantalla; no hay forma de saber a qué columna pertenece un valor. En Word, marque la fila superior de cualquier tabla como fila de encabezado (Propiedades de la tabla > Fila > Repetir como fila de encabezado). Evite fusionar celdas siempre que sea posible y no utilice tablas únicamente para el diseño visual: los lectores de pantalla leen las celdas de la tabla en orden y una tabla de diseño produce una experiencia de lectura que no tiene sentido.
Utilice listas reales, no formato manual
Si crea una lista escribiendo un guión o un número al comienzo de cada línea, eso no es una lista para un lector de pantalla: es una serie de párrafos separados que comienzan con un símbolo. Utilice el formato de lista integrado de Word (la lista con viñetas o los botones de lista numerados) para crear listas que se exporten como elementos de lista correctamente etiquetados.
Exportar configuraciones que afectan la accesibilidad
Al exportar de Word a PDF, el método que utilice es importante. La exportación PDF de Word integrada (Archivo > Guardar como > PDF) conserva más información estructural que la impresión en una impresora PDF. En el cuadro de diálogo de exportación, busque opciones relacionadas con la accesibilidad o las etiquetas de estructura del documento; estas deben estar habilitadas.
Específicamente en las opciones de exportación de PDF de Word: habilite "Etiquetas de estructura de documento para accesibilidad" si la opción está disponible. Esto lleva la estructura de encabezados, etiquetas de lista y encabezados de tablas al PDF. Sin esta opción, incluso un documento de Word bien estructurado se puede exportar a un PDF que no tenga ninguna estructura de etiquetas.
Los PDFs escaneados nunca son accesibles sin OCR
Un PDF escaneado es una imagen. No hay texto, ni estructura, ni nada con lo que pueda trabajar un lector de pantalla. Para un lector de pantalla, un PDF escaneado está completamente en blanco: el software anuncia que el documento está abierto y luego no tiene nada que leer.
Ejecutar un documento escaneado a través de una herramienta OCR PDF es el primer paso para hacerlo accesible. OCR convierte la imagen en texto real, con el que luego pueden trabajar los lectores de pantalla. La herramienta OCR de WukongPDF en www.wukongpdf.com se encarga de esto: cargue el PDF escaneado, procéselo y descargue una versión con texto real y legible. Tenga en cuenta que el OCR por sí solo no crea un PDF etiquetado totalmente accesible; Para lograr un cumplimiento total, se necesita trabajo de etiquetado adicional en Adobe Acrobat Pro. Pero el OCR es el primer paso esencial sin el cual nada más es posible.
Cómo comprobar si su PDF es accesible
La prueba más sencilla: intenta seleccionar y leer el texto en el PDF. Si puede resaltar palabras y el orden de lectura tiene sentido al seleccionar de arriba a abajo, el documento tiene texto real en un orden razonable. Si la selección salta o no se selecciona nada, tienes un problema.
Para una verificación más exhaustiva, Adobe Acrobat Pro tiene un verificador de accesibilidad incorporado (Herramientas > Accesibilidad > Verificación completa) que identifica problemas específicos. Herramientas en línea gratuitas como PAC (PDF Accessibility Checker) proporcionan análisis similares sin necesidad de Acrobat Pro.
La prueba más fiable es abrir el documento en un lector de pantalla y escuchar cómo se lee. NVDA (gratis, Windows) y VoiceOver (integrado en Mac e iOS) te permiten experimentar el documento como lo haría un usuario de lector de pantalla. Si el orden de lectura es lógico y los títulos ayudan a la navegación, estás en buena forma. Si suena como una colección aleatoria de fragmentos de texto, hay trabajo estructural por hacer.