Un documento de Word de 500 KB que se convierte en un PDF de 5 MB después de la exportación parece contradictorio: se esperaría que el PDF fuera similar en tamaño o más pequeño. Pero PDF y DOCX almacenan información de manera diferente, y varias cosas que suceden durante la exportación pueden hacer que el PDF sea significativamente más grande que la fuente. Comprender por qué apunta a la solución.
La incrustación de fuente agrega tamaño
Los documentos de Word hacen referencia a las fuentes por su nombre y dependen de las fuentes instaladas en el sistema del lector. Los PDFs incrustan los datos de fuente dentro del archivo para una representación autónoma. La incrustación de fuentes agrega los datos del archivo de fuentes al PDF: un archivo de fuentes completo puede tener varios cientos de kilobytes, y si un documento usa cinco fuentes diferentes, potencialmente se agregan entre 1 y 2 MB de datos de fuentes al archivo que el documento de Word no contenía.
Las exportaciones modernas de PDF utilizan subconjuntos de fuentes: incrustan solo los caracteres realmente utilizados en el documento en lugar de la fuente completa. Esto reduce significativamente la sobrecarga relacionada con las fuentes. Si no se aplica el subconjunto de fuentes (una configuración en las opciones de exportación), los archivos de fuentes completos se incrustan y el aumento de tamaño es más dramático.
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Las imágenes se almacenan de manera diferente
Word almacena las imágenes en su formato original con cualquier compresión que tuviera la imagen cuando se insertó. Una imagen JPEG insertada en Word permanece comprimida en JPEG. El proceso de exportación de PDF puede volver a codificar estas imágenes de una manera diferente, a veces de manera más eficiente, a veces menos. Si la exportación convierte imágenes JPEG a un formato intermedio sin comprimir antes de volver a codificarlas, los datos de la imagen pueden expandirse significativamente.
La función "Comprimir imágenes" de Word La función (Formato de imagen → Comprimir imágenes) reduce el tamaño de los archivos de imagen dentro del documento antes de exportarlos. Si las imágenes no se han comprimido y están en resolución completa, el PDF puede heredar tamaños de imagen grandes que Word mantenía eficientemente mediante la compresión JPEG pero que la exportación PDF se recodifica de manera menos eficiente.
El método de exportación PDF importa
Imprimir en PDF (usando una impresora virtual) y exportar directamente (Archivo → Guardar como → PDF) puede producir tamaños de archivo significativamente diferentes a partir del mismo documento de Word. La ruta de impresión representa el documento tal como aparecería en una impresora física y luego captura esa salida renderizada. Esto puede rasterizar contenido vectorial y crear datos de imágenes grandes donde la fuente era texto vectorial compacto.
La exportación directa desde Word (Archivo → Guardar como → PDF, o Archivo → Exportar → Crear PDF/XPS) generalmente produce PDFs más pequeños y de mejor calidad que imprimir en PDF porque funciona con la estructura interna del documento en lugar de renderizarlo en una imagen de impresora. Si ha estado utilizando la impresión en PDF, cambiar a la exportación directa a menudo resuelve problemas de PDF de gran tamaño.
Contenido oculto y cambios rastreados
Los documentos de Word con seguimiento de cambios, comentarios o contenido oculto se pueden exportar a PDF más grandes según la configuración de exportación. Si la exportación incluye el historial de revisiones o muestra marcas, esos datos se suman al tamaño de PDF. Antes de exportar un PDF final de un documento de Word con historial de revisiones, acepte o rechace todos los cambios, elimine todos los comentarios y borre cualquier texto oculto que no debería estar en el documento final.
Reparación de un PDF de gran tamaño
Si el PDF ya está creado y es demasiado grande, ejecutarlo a través de una herramienta de compresión PDF es la solución más rápida. La compresión reprocesa las imágenes con una codificación eficiente, subconjuntos de fuentes si aún no lo estaban y elimina los gastos generales, lo que generalmente reduce un PDF innecesariamente grande entre un 50 y un 80 % sin pérdida de calidad visible para la visualización en pantalla.
Para los documentos que exporta regularmente, ajustar la configuración de exportación en Word lo resuelve en sentido ascendente. En las opciones de exportación de PDF de Word, marque "Texto de mapa de bits cuando las fuentes no estén incrustadas" está desmarcado, establezca la calidad de la imagen en un nivel razonable (no máximo) y asegúrese de que el subconjunto de fuentes esté habilitado. Estas configuraciones generalmente producen un PDF de tamaño comparable al documento de Word de origen o más pequeño.
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