Adobe Acrobat Pro es la herramienta PDF más capaz disponible, pero el costo de su suscripción es difícil de justificar si solo necesita un subconjunto de lo que ofrece. Varias alternativas cubren bien las tareas PDF más comunes: algunas gratuitas y otras de pago por una fracción del coste. Cuál tiene sentido depende de lo que realmente necesitas hacer.
Para tareas cotidianas sin instalar nada
Las herramientas PDF basadas en navegador han mejorado sustancialmente y manejan las tareas más comunes (compresión, conversión, fusión, división, firma y anotación básica) sin requerir instalación de software. WukongPDF en www.wukongpdf.com cubre estas operaciones con una interfaz limpia y no es necesario registrarse para el uso estándar.
La desventaja: su archivo va a un servidor externo durante el procesamiento. Para documentos no confidenciales esto es aceptable. Para archivos confidenciales, una aplicación local es más apropiada. Las herramientas del navegador también suelen tener límites de uso en los niveles gratuitos: algunas conversiones por día, límites de tamaño de archivos o límites de páginas.
Para usuarios de Mac: la vista previa ya está instalada
Apple Preview maneja una sorprendente variedad de tareas PDF de forma nativa: anotación, llenado de formularios, creación de firmas, rotación de páginas, reordenamiento, fusión (arrastrando páginas entre documentos en la barra lateral) y compresión básica. Para muchos usuarios de Mac, Preview cubre todo lo que necesitan sin ningún software adicional.
Donde la vista previa se queda corta: editar texto existente en un PDF, crear formularios que se pueden completar desde cero y cualquier cosa que requiera OCR o configuraciones de seguridad avanzadas. Para estos, se necesita otra herramienta. Pero para anotaciones, firmas y administración de páginas, es la opción más rápida en una Mac porque no hay nada que abrir o configurar: simplemente está ahí.
Para Windows: Foxit PDF Reader y Sumatra PDF
Foxit PDF Reader es una aplicación gratuita de Windows que maneja la visualización, la anotación, el llenado de formularios y la firma básica más rápido y con menos recursos que Adobe Reader. También tiene una versión Pro de pago que agrega edición de texto y funciones avanzadas. Para los usuarios que consideran que Adobe Reader es lento o sobrecargado, Foxit es el reemplazo más directo.
Sumatra PDF es un visor mínimo y rápido para Windows, exclusivamente para lectura, sin funciones de edición. Si descubre que abre lentamente archivos PDF grandes en otros visores, Sumatra los abre casi al instante. No intenta hacerlo todo; hace una cosa muy bien.
Para edición de escritorio de código abierto: LibreOffice
LibreOffice Draw puede abrir PDFs y editarlos como objetos de dibujo: reposicionar elementos, editar texto, modificar imágenes. Es gratis, se ejecuta en Windows, Mac y Linux y no requiere suscripción. La limitación es la calidad de representación: los PDF complejos con diseños personalizados a menudo se importan con sustituciones de fuentes y cambios de diseño. Para documentos sencillos funciona razonablemente bien; para documentos diseñados es menos confiable.
LibreOffice Writer también puede exportar cualquier documento a PDF con buena calidad, lo que lo convierte en una útil alternativa gratuita a Microsoft Word + Acrobat para el flujo de trabajo de creación y exportación.
Para edición directa de PDF sin Acrobat: PDF-XChange Editor
PDF-XChange Editor es una aplicación de Windows que ofrece edición directa de texto, anotaciones, creación de formularios, OCR y administración de páginas en una versión gratuita, con funciones pagas desbloqueadas en la versión Pro. Es una de las alternativas funcionales más cercanas a Acrobat Pro a un costo menor y la versión gratuita cubre más de lo que la mayoría de los usuarios necesitan.
La versión gratuita agrega una marca de agua a los PDFs que se han editado con funciones pagas; está claro qué es gratis y qué requiere pago, lo cual es más honesto que las herramientas que ocultan sus limitaciones hasta que intentas guardar.
Para usuarios técnicos: herramientas de línea de comandos
Ghostscript, pdftk y qpdf son herramientas de línea de comandos gratuitas y de código abierto que manejan la compresión, fusión, división, cifrado y conversión de formato. Son potentes, programables y procesan archivos localmente sin necesidad de cargarlos en el servidor. Para cualquiera que se sienta cómodo con la línea de comandos (desarrolladores, administradores de sistemas, usuarios avanzados), estas herramientas automatizan operaciones de PDF que requerirían clics manuales en cualquier aplicación GUI.
Un solo comando de Ghostscript puede comprimir una carpeta completa de PDF con configuraciones consistentes. pdftk puede fusionar, dividir y aplicar seguridad a PDFs en scripts que se ejecutan de forma desatendida. La curva de aprendizaje es más pronunciada que hacer clic en un botón de una herramienta de navegador, pero el límite de capacidad es mucho mayor.
Coincidencia de la herramienta con la tarea
Adobe Acrobat Pro es la elección correcta cuando necesita el conjunto completo de funciones profesionales y lo utiliza con frecuencia. Para todos los demás, la combinación de un servicio PDF Herramientas basado en navegador para conversiones y compresiones diarias, además de Vista previa en Mac o Foxit en Windows para trabajo local, cubre la gran mayoría de lo que aparece sin el costo de suscripción. La brecha entre Acrobat y sus alternativas se ha reducido considerablemente: para la mayoría de los usuarios, las capacidades únicas de Acrobat se encuentran detrás de un muro de pago que en realidad nunca necesitarán cruzar.