PDF/A es un subconjunto del formato PDF diseñado específicamente para el archivado a largo plazo. La "A" significa archivo. Un archivo PDF/A es un PDF válido que sigue reglas adicionales que garantizan que seguirá siendo legible y autónomo indefinidamente, sin depender de software externo, fuentes o perfiles de color que podrían no existir en el futuro.
Qué puede contener un PDF normal que PDF/A no puede
Un PDF estándar puede hacer referencia a fuentes sin incrustarlas, confiando en que el espectador encuentre una fuente coincidente en el sistema del usuario. Puede contener JavaScript que se ejecuta cuando se abre el documento. Puede incrustar audio y video. Puede vincular a URL externas y archivos externos. Puede utilizar cifrado. Todas estas cosas crean dependencias en el entorno en el que se ve el PDF: si una fuente deja de distribuirse, cambia el comportamiento de JavaScript o se mueve un recurso externo, es posible que el PDF no se muestre correctamente.
PDF/A prohíbe todos estos. Las fuentes deben estar completamente incrustadas. Sin JavaScript, sin audio, sin vídeo, sin enlaces externos, sin cifrado. Los espacios de color deben definirse con perfiles ICC integrados. El documento debe ser completamente autónomo: todo lo necesario para representarlo correctamente está dentro del propio archivo. Esto garantiza que un archivo PDF/A abierto dentro de cincuenta años, cuando la mitad de las fuentes a las que podría haber hecho referencia ya no existan, seguirá teniendo exactamente el aspecto previsto.
Las diferentes variantes de PDF/A
PDF/A ha evolucionado a través de varias versiones. PDF/A-1 (lanzado en 2005) es el más restrictivo: sin transparencia, sin compresión JPEG2000 y gestión de color limitada. PDF/A-2 (2011) agregó soporte para transparencia, JPEG2000 y una gestión de color más sofisticada, lo que lo hace compatible con los flujos de trabajo de diseño modernos. PDF/A-3 (2012) amplió PDF/A-2 para permitir incrustar formatos de archivo arbitrarios dentro del contenedor PDF, lo que resulta útil para documentos híbridos como facturas electrónicas que incrustan datos XML junto con una página PDF legible por humanos.
Cada versión también tiene niveles de conformidad: "b" (básico) garantiza la reproducibilidad visual, "a" (accesible) agrega una estructura etiquetada para accesibilidad y "u" (Unicode) garantiza que el texto esté asignado en Unicode para una extracción confiable. PDF/A-2b es el más utilizado para el archivo de documentos generales: es más flexible que PDF/A-1b y al mismo tiempo cumple con los requisitos de la mayoría de los estándares de archivo.
Cuando se requiere PDF/A
Las agencias gubernamentales, los tribunales, las instituciones sanitarias, los reguladores financieros y muchas grandes corporaciones especifican PDF/A para los registros que deben conservarse durante años o décadas. En la UE, muchos portales gubernamentales requieren PDF/A para los envíos oficiales. ISO 32000 (la especificación PDF) y varios estándares de archivo nacionales hacen referencia explícita a PDF/A. Si un reglamento, contrato o institución especifica PDF/A para un envío, generalmente significa PDF/A-1b o PDF/A-2b; verifique el requisito exacto en lugar de asumir que cualquier versión lo satisface.
Para archivar documentos personales (mantener una copia limpia de un contrato de arrendamiento, una declaración de impuestos, un diploma), el PDF normal funciona bien a efectos prácticos. PDF/A importa principalmente en contextos institucionales donde se requiere explícitamente el cumplimiento de los estándares de archivo.
Abrir y trabajar con archivos PDF/A
Los archivos PDF/A se abren en cualquier visor de PDF; son PDF válidos. Adobe Reader muestra una barra azul en la parte superior de un archivo PDF/A que indica que está en modo de archivo y le sugiere que no lo modifique. Puede leer, buscar, copiar texto e imprimir desde un PDF/A exactamente como lo haría desde un PDF normal. La restricción está en la modificación: cambiar un archivo PDF/A de manera que viole sus restricciones de archivo lo convierte en un PDF no conforme, sobre lo cual algunas herramientas le advertirán.
Si necesita editar sustancialmente un archivo PDF/A, el flujo de trabajo típico es convertirlo a un PDF normal (eliminando las restricciones de PDF/A), realizar las ediciones y luego volver a convertirlo a PDF/A si es necesario conservar la designación de archivo. Adobe Acrobat Pro se encarga de esto; una herramienta de conversión de PDF también puede eliminar los metadatos de PDF/A para permitir la edición, aunque eliminar la designación de archivo significa que el archivo resultante ya no cumple con los estándares de archivo.