PDF/A es un formato de archivo estandarizado ISO diseñado para garantizar que los documentos sigan siendo legibles dentro de décadas sin depender de software específico o recursos externos. Convertir un PDF normal a PDF/A es una operación de cumplimiento: el convertidor verifica qué contiene el archivo, elimina o ajusta cualquier cosa que viole el estándar y produce una versión de archivo independiente.
Qué PDF/A realmente requiere
PDF/A impone restricciones que los PDF normales no imponen. Todas las fuentes deben estar completamente incrustadas, no solo en subconjuntos, sino también con los datos completos de la fuente. El contenido externo está prohibido: no se permiten enlaces a archivos externos, ni audio o vídeo incrustados, ni JavaScript, ni cifrado. Los espacios de color deben definirse con perfiles ICC integrados en lugar de depender del dispositivo de salida para interpretarlos. Los metadatos deben seguir estándares específicos. Un archivo PDF/A es completamente autónomo y autodescriptivo.
Hay varias variantes de PDF/A: PDF/A-1 (la original, la más restrictiva), PDF/A-2 (permite transparencia y compresión JPEG2000) y PDF/A-3 (agrega soporte para archivos incrustados de cualquier formato, útil para incrustar datos de factura XML junto con una factura legible por humanos). La versión a elegir depende del requisito: el archivo legal y gubernamental a menudo especifica PDF/A-1b o PDF/A-2b. En caso de duda, PDF/A-2b es un buen valor predeterminado que maneja la mayoría de los documentos modernos sin las estrictas limitaciones de PDF/A-1.
Conversión con Adobe Acrobat Pro
Acrobat Pro proporciona la conversión de PDF/A más completa. Vaya a Archivo → Guardar como → PDF/A, elija el nivel de conformidad (PDF/A-1b, PDF/A-2b, etc.) y guarde. Acrobat ejecuta una verificación previa, marca todo lo que no se puede convertir automáticamente e informa qué cambios se realizaron. Para los problemas que no puede resolver automáticamente (ciertos archivos multimedia integrados, cifrado que entra en conflicto con el estándar), le indica qué impide el cumplimiento y qué necesitaría cambiar.
La herramienta de verificación previa de Acrobat (Herramientas → Producción de impresión → Verificación previa) brinda un control aún más granular. Puede ejecutar una verificación de cumplimiento de PDF/A primero para ver la lista completa de problemas antes de comprometerse con la conversión y luego decidir si solucionarlos individualmente o dejar que Acrobat los maneje automáticamente.
Conversión sin Acrobat
Varias herramientas manejan la conversión de PDF/A sin una suscripción a Acrobat. Ghostscript, un procesador PDF gratuito y de código abierto, convierte a PDF/A mediante la línea de comando: los indicadores relevantes son -dPDFA=2 y -dPDFACompatibilityPolicy=1. Esto es confiable pero requiere comodidad con las herramientas de línea de comandos. Para un enfoque más sencillo, LibreOffice puede exportar documentos directamente a PDF/A; en el cuadro de diálogo de exportación, marque la casilla "PDF/A-1a" opción en la pestaña General.
Existen convertidores basados en navegador para la conversión de PDF/A, pero varían en calidad. Algunos solo cambian el encabezado de metadatos del archivo para afirmar que cumple con PDF/A sin solucionar realmente los problemas subyacentes: un archivo que no pasa una verificación de cumplimiento adecuada seguirá fallando después de ese tipo de conversión. Para un cumplimiento genuino de PDF/A que satisfaga un requisito gubernamental o de archivero, Acrobat o Ghostscript son más confiables que una herramienta de navegador.
Verificando PDF/A Cumplimiento
Después de la conversión, verifique que el archivo realmente cumpla con el estándar en lugar de simplemente asumir que la conversión funcionó. Adobe Reader muestra una barra azul en la parte superior de un archivo PDF/A cuando se abre, lo que indica que el documento está en modo PDF/A. Para realizar una verificación más exhaustiva, la herramienta en línea gratuita veraPDF valida en detalle el cumplimiento de PDF/A: cargue el archivo e informará qué nivel de conformidad cumple y enumera los problemas restantes.
Al enviar archivos PDF/A para cumplir con una regulación específica o a una institución específica, siempre confirme qué nivel de PDF/A requieren y verifique que su salida cumpla con ese nivel exacto. PDF/A-2b y PDF/A-1b no son lo mismo, y un envío que requiera PDF/A-1b no será satisfecho con un archivo PDF/A-2b aunque este último sea técnicamente más capaz.