Qué es PDF/A y por qué se creó
PDF/A es una versión del formato PDF diseñada específicamente para la conservación de documentos a largo plazo. La A significa Archivo. Un archivo PDF/A es autónomo. Todas las fuentes están incrustadas. Todos los colores se definen en un espacio de color independiente del dispositivo. No existen referencias externas. El documento es un paquete completo e independiente que no depende de ningún recurso externo para renderizarse correctamente.
PDF/A elimina las dependencias externas para garantizar que el documento siga siendo legible décadas después de su creación.
La naturaleza autónoma de PDF/A es a la vez su mayor fortaleza y la razón de su mayor tamaño de archivo.
El PDF Standard para archivar se desarrolló porque las organizaciones acumulaban millones de archivos PDF sin garantía de que los documentos siguieran siendo legibles durante décadas en el futuro. Un PDF creado hoy puede depender de fuentes instaladas en la computadora del creador, de perfiles de color específicos de una impresora en particular o de contenido externo vinculado desde la web. Es posible que esas dependencias no existan dentro de 20 o 50 años. PDF/A elimina todas las dependencias externas.
La especificación PDF Format para archivar impone requisitos que hacen que el documento sea independiente de su entorno de creación. El cifrado está prohibido porque los documentos cifrados requieren claves que pueden perderse. Las referencias a contenidos externos están prohibidas porque el contenido referenciado puede desaparecer. JavaScript y el contenido ejecutable están prohibidos porque es posible que los espectadores futuros no los admitan. Estas prohibiciones garantizan que el documento sea independiente.
Los gobiernos, los tribunales, las bibliotecas y las industrias reguladas han adoptado PDF/A como formato requerido para el envío y archivo de documentos. Cuando los Archivos Nacionales de los Estados Unidos acceden a registros electrónicos, requieren PDF/A. Cuando los tribunales europeos aceptan presentaciones electrónicas, especifican PDF/A. El formato se ha convertido en el estándar mundial para documentos que deben sobrevivir a través de generaciones tecnológicas.
Las diferencias clave entre PDF estándar y PDF/A
Un PDF estándar puede hacer referencia a fuentes externas que están instaladas en la computadora del creador pero no incrustadas en el archivo. Un PDF/A debe incrustar todas las fuentes utilizadas en el documento. Este requisito de incrustación garantiza que el texto se mostrará correctamente en cualquier sistema futuro, independientemente de las fuentes instaladas.
Un PDF estándar puede contener JavaScript, campos de formulario que calculan valores, contenido multimedia y elementos interactivos. Un PDF/A prohíbe el contenido ejecutable. No se permite JavaScript. No se permiten multimedia. El documento debe ser estático y autónomo. Esta prohibición garantiza que los futuros espectadores no necesiten admitir secuencias de comandos o capacidades multimedia que tal vez no existan en el futuro.
Un PDF estándar puede hacer referencia a imágenes externas, contenido vinculado y recursos en línea. Un PDF/A debe contener todo el contenido del archivo. No se permiten referencias externas. Cada imagen, gráfico y contenido debe estar incrustado. Esta autocontención garantiza que el documento no dependa de la disponibilidad continua de ningún recurso externo.
Un PDF estándar puede utilizar cifrado y protección con contraseña. Un PDF/A prohíbe el cifrado. Un documento cifrado no se puede abrir sin la clave o contraseña, que puede perderse con el tiempo. Siempre se puede abrir un documento no cifrado, preservando el acceso al contenido para las generaciones futuras.
Un PDF estándar puede utilizar espacios de color dependientes del dispositivo que dependen de características específicas de la impresora o de la pantalla. Un PDF/A requiere especificaciones de color independientes del dispositivo. Los colores deben definirse de forma que no dependan de ningún dispositivo de salida en particular. Esta independencia del color garantiza una reproducción uniforme en diferentes pantallas e impresoras.
Cuándo utilizar PDF/A y cuándo el PDF estándar es suficiente
Utilice PDF/A para documentos que deben permanecer legibles durante muchos años o décadas. Los archivos legales, los registros gubernamentales, los datos de investigaciones científicas, los archivos corporativos y los documentos históricos se benefician del formato PDF/A. El pequeño esfuerzo adicional de convertir a PDF/A durante la creación se justifica por la garantía de legibilidad a largo plazo.
Utilice PDF estándar para documentos que no necesitan conservación a largo plazo. Un borrador de informe que circula hoy para su revisión y se descarta la próxima semana no necesita PDF/A.
Una presentación que se comparte para una próxima reunión no necesita PDF/A. El formato PDF estándar es suficiente para documentos con ciclos de vida cortos.
Utilice PDF/A para cualquier documento que deba enviar por reglamento o contrato en formato de archivo. Consulta los requisitos de presentación de la organización receptora. Si especifican PDF/A, envíelo en PDF/A. El envío en PDF estándar cuando se requiere PDF/A resultará en el rechazo.
Utilice PDF estándar cuando el documento contenga características que PDF/A prohíbe y esas características sean esenciales para el propósito del documento. Un formulario interactivo que los destinatarios deben completar no puede ser PDF/A. Una presentación multimedia con vídeo incrustado no puede ser PDF/A. Si las funciones interactivas son necesarias, utilice PDF estándar y acepte que el documento no está optimizado para su conservación a largo plazo.
Cómo convertir un PDF estándar a PDF/A
Adobe Acrobat Pro incluye conversión PDF/A. Abra el PDF, seleccione la herramienta PDF/A en el panel Producción de impresión o Estándares y elija la versión PDF/A que necesita. Acrobat analiza el documento en busca de problemas de cumplimiento, informa cualquier problema y convierte el documento cuando se resuelven todos los problemas.
La mayoría de los procesadores de texto y aplicaciones de oficina pueden exportar directamente a PDF/A. En Microsoft Word, las opciones de Guardar como PDF incluyen una casilla de verificación compatible con PDF/A. En LibreOffice, el cuadro de diálogo de exportación de PDF incluye una opción PDF/A. Exportar directamente a PDF/A desde la aplicación de origen es el método más confiable porque la aplicación puede garantizar el cumplimiento desde el principio.
Las herramientas de conversión de WukongPDF pueden convertir archivos PDF estándar a formato PDF/A a través de cualquier navegador.
Cargue el PDF, seleccione la opción de conversión PDF/A y descargue el documento compatible. El enfoque basado en navegador hace que la conversión de PDF/A sea accesible sin necesidad de comprar software profesional.
Después de convertir a PDF/A, verifique que la conversión haya sido exitosa. La mayoría de los visores de PDF muestran el estado de cumplimiento de PDF/A en las propiedades del documento. Abra el PDF convertido y verifique que esté identificado como compatible con PDF/A. Verifique que todo el contenido, incluidas las imágenes y las fuentes, se represente correctamente. La conversión no debe cambiar la apariencia visual del documento.
El estándar PDF/A ha evolucionado a través de varias versiones. PDF/A-1 se basa en PDF 1.4 y es el formato de archivo más compatible. PDF/A-2 se basa en PDF 1.7 y agrega soporte para compresión JPEG 2000 y efectos de transparencia. PDF/A-3 se basa en PDF 1.7 y permite incluir archivos incrustados en otros formatos, como el documento fuente original, en el paquete de archivo.
Para documentos que se enviarán a tribunales o agencias gubernamentales, verifique la versión PDF/A específica requerida antes de realizar la conversión. Enviar PDF/A-3 cuando el sistema receptor espera PDF/A-1 resultará en un rechazo. La mayoría de los sistemas aceptan PDF/A-1 o PDF/A-2. PDF/A-3 se requiere con menos frecuencia y solo debe usarse cuando se solicite específicamente.
La conversión a PDF/A puede afectar la apariencia visual del documento si el PDF original utiliza funciones que PDF/A prohíbe. Los efectos de transparencia pueden atenuarse. Los espacios de color se pueden convertir. Se pueden sustituir las fuentes que no se pudieron incrustar. Después de la conversión, revise cuidadosamente la salida PDF/A para asegurarse de que los cambios visuales sean aceptables.
Las herramientas de validación de PDF/A pueden comprobar si un PDF cumple con los requisitos de cumplimiento de PDF/A. Estas herramientas informan problemas de cumplimiento específicos, como fuentes no incrustadas o espacios de color no compatibles. Al ejecutar la validación antes de enviar un documento PDF/A se detectan problemas de cumplimiento que provocarían el rechazo.
El valor a largo plazo de PDF/A queda demostrado por los documentos creados hace décadas que siguen siendo legibles en la actualidad. Un documento PDF/A creado en 2010 se abre correctamente en cualquier visor de PDF moderno. Un PDF estándar de la misma época puede abrirse correctamente o no dependiendo de cómo se creó y de las funciones que utilizó.
Para las organizaciones que planifican proyectos de digitalización de documentos a gran escala, PDF/A debería ser el formato de salida. Escanear documentos en papel a PDF/A garantiza que las versiones digitales seguirán siendo accesibles durante todo el período de retención requerido, que para muchos documentos gubernamentales y legales se mide en décadas.
Para documentos que combinan páginas PDF estándar con requisitos de PDF/A, considere si todo el documento debe ser PDF/A. El estándar de archivo se puede aplicar a páginas o secciones específicas y dejar otras páginas en formato PDF estándar, aunque este enfoque mixto es inusual.
El proceso de conversión de PDF/A puede aumentar el tamaño del archivo porque todas las fuentes y perfiles de color deben estar incrustados. Un PDF estándar que hace referencia a las fuentes del sistema es más pequeño que el mismo documento convertido a PDF/A con todas las fuentes completamente integradas. El aumento del tamaño del archivo es el costo de la autocontención.
Las organizaciones que manejan una combinación de archivos PDF estándar y de archivo deben desarrollar convenciones de nomenclatura claras que distingan los dos formatos. Un nombre de archivo que incluya el indicador PDF/A indica a los futuros usuarios que el documento se preparó para archivarse y debe tratarse en consecuencia.
Para las organizaciones que crean estrategias de gestión de documentos, comprender la diferencia entre PDF y PDF/A informa las decisiones sobre qué formato utilizar para qué tipos de documentos a lo largo del ciclo de vida del documento, desde la creación hasta el archivado.
El formato PDF/A es uno de varios estándares PDF especializados, junto con PDF/X para impresión y PDF/E para ingeniería. Cada estándar aborda un conjunto específico de requisitos. Comprender qué estándar se aplica a su tipo de documento le garantiza utilizar la herramienta adecuada para el propósito correcto.
La decisión entre PDF y PDF/A debe tomarse en el momento de la creación del documento, no años después, cuando es necesario recuperar el documento de un archivo y resulta ilegible. Elegir el formato correcto en el momento de la creación preserva las opciones para el futuro.
Comprender las ventajas y desventajas entre PDF estándar y PDF/A lo ayuda a tomar decisiones de formato informadas para cada documento que cree o archive, garantizando que cada documento esté en el formato correcto para su propósito previsto y su vida útil esperada.