Cuando guarda un documento como PDF, es posible que observe opciones etiquetadas como PDF/A, PDF/X o PDF/E. Si no trabaja en impresión, ingeniería o archivo, estas siglas probablemente no signifiquen nada para usted. Pero si presenta un documento a un tribunal, una agencia gubernamental, una imprenta comercial o un archivo académico, es posible que le hayan dicho que su archivo debe cumplir con uno de estos estándares. Elegir el formato incorrecto puede significar que su documento sea rechazado antes de que alguien lea una sola palabra.
Estos tres estándares son todos subconjuntos de la especificación ISO PDF, cada uno diseñado para un caso de uso industrial específico. Comparten la misma extensión de archivo .pdf pero imponen reglas diferentes sobre lo que puede contener el archivo. Comprender las diferencias le ayudará a elegir la correcta y evitar las causas más comunes de rechazo.
PDF/A: Creado para archivado y preservación legal a largo plazo
PDF/A, donde la A significa Archivo, está diseñado para garantizar que un documento se vea exactamente igual cuando se abra dentro de 20 años como se ve hoy. Lo logra prohibiendo funciones que podrían fallar con el tiempo. Un archivo PDF/A no puede contener referencias de fuentes externas, lo que significa que todas las fuentes deben estar completamente incrustadas. No puede contener JavaScript, audio, vídeo ni archivos adjuntos ejecutables que dependan de software que tal vez no exista en el futuro. No puede contener contenido cifrado o protegido con contraseña. No puede hacer referencia a recursos externos como imágenes cargadas desde una URL. Todo lo que el documento necesita para mostrarse debe estar contenido en el archivo.
La versión más común que se utiliza hoy en día es PDF/A-2, estandarizada como ISO 19005-2. En 2020 se publicó una versión más nueva, PDF/A-4, que admite funciones modernas como la compresión y la transparencia JPEG2000, al tiempo que mantiene las garantías de archivo. La mayoría de los tribunales, agencias gubernamentales y archivos institucionales especifican PDF/A porque les da confianza de que el documento sobrevivirá a los cambios tecnológicos. Cuando un secretario judicial solicita un "archivo compatible con PDF/A" Piden un documento autónomo con todas las fuentes integradas, sin cifrado y sin elementos dinámicos o interactivos.
PDF/X: Creado para flujos de trabajo de preimpresión e impresión profesional
PDF/X, donde la X significa eXchange, es el estándar para las imprentas profesionales. Cuando envía un archivo a una impresora comercial para convertirlo en tarjetas de visita, folletos, libros o embalajes, la impresora espera un archivo PDF/X. Este estándar resuelve un conjunto específico de problemas que surgen en la transición del diseño de pantalla a la tinta física sobre papel.
PDF/X requiere que todas las fuentes estén incrustadas. Requiere que todas las imágenes utilicen CMYK o colores planos, no RGB, porque las imprentas mezclan tintas cian, magenta, amarilla y negra, no luz roja, verde y azul. Requiere que el archivo especifique la condición de salida prevista, esencialmente indicando a la impresora para qué tipo de papel y tinta se calibró el diseño. También puede requerir marcas de corte, áreas de sangrado y barras de color, las marcas técnicas que guían los procesos de corte y control de calidad en una imprenta.
La versión más utilizada es PDF/X-4, estandarizada como ISO 15930-7. Admite transparencia, algo que no admiten versiones anteriores como PDF/X-1a. Si una imprenta le indica que "envíe un archivo PDF/X-4", deberá enviarlo. necesitan un documento donde todas las imágenes estén en el espacio de color correcto, todas las fuentes estén incluidas y las especificaciones de sangrado y recorte estén claramente definidas. Enviar un PDF normal que contiene imágenes RGB o fuentes faltantes es una de las razones más comunes por las que los trabajos de impresión se retrasan o rechazan.
PDF/E: Construido para ingeniería y documentación técnica
PDF/E, donde E significa Ingeniería, está estandarizado como ISO 24517 y es el menos común de los tres. Fue creado específicamente para flujos de trabajo de ingeniería: planos arquitectónicos, dibujos CAD, especificaciones de fabricación y datos geoespaciales. Estos documentos tienen requisitos únicos que los formatos PDF de uso general no abordan bien.
Los PDF de ingeniería a menudo contienen gráficos vectoriales a escalas enormes, como el plano de un edificio dibujado a escala 1:1 donde la página representa 100 metros de espacio físico. PDF/E admite estos grandes espacios de coordenadas de forma nativa. También admite capas, que los ingenieros utilizan para separar el cableado eléctrico de la plomería de los elementos estructurales en el mismo dibujo. Maneja modelos 3D interactivos, que arquitectos y diseñadores de productos incorporan para permitir a los revisores rotar e inspeccionar un diseño dentro del visor de PDF. Si su trabajo no involucra datos CAD, BIM o GIS, es casi seguro que no necesita PDF/E. Pero si un cliente o contratista en un campo de ingeniería lo solicita, está solicitando un archivo que preserve su capacidad de medir, superponer e interactuar con el contenido técnico al nivel de precisión que requiere su trabajo.
Cómo se comparan los tres estándares uno al lado del otro
| Característica | PDF/A (Archivo) | PDF/X (Imprimir) | PDF/E (Ingeniería) |
|---|---|---|---|
| Uso primario | Preservación a largo plazo | Impresión comercial | CAD y documentos técnicos |
| Incrustación de fuentes | Requerido | Requerido | Requerido |
| Cifrado | Prohibido | Permitido | Permitido |
| javascript | Prohibido | Prohibido | Permitido |
| Espacio de color | Cualquiera (autónomo) | CMYK o solo spot | Cualquiera, incluido el lugar |
| Transparencia | PDF/A-2+: permitido | PDF/X-4: permitido | Apoyado |
| modelos 3D | Prohibido | Prohibido | Apoyado |
| estándar iso | 19005 | 15930 | 24517 |
| Comúnmente requerido por | Tribunales, archivos, gobierno | Imprentas comerciales | Empresas de ingeniería |
Cuál necesitas realmente
Para la gran mayoría del uso diario del PDF Format, ninguno de estos estándares es necesario. Un PDF normal producido por Word, Google Docs o la función Imprimir a PDF de un navegador es perfectamente adecuado para enviar un documento por correo electrónico, compartir un informe o publicar un archivo en línea. Los formatos especializados PDF Standard existen para situaciones en las que las necesidades del destinatario van más allá de la mera visualización del documento en una pantalla.
Si un tribunal, agencia gubernamental o archivo institucional solicita un PDF, pregunte si requieren PDF/A. Si es así, utilice la opción de exportación PDF/A-2 o PDF/A-4 en su software de creación de PDF. La mayoría de las herramientas PDF modernas, incluida WukongPDF, pueden convertir un PDF existente al formato PDF/A. La conversión incorpora fuentes, elimina elementos prohibidos como JavaScript y referencias externas, y valida el cumplimiento del estándar.
Si una imprenta comercial solicita un archivo, pregúntele qué versión de PDF/X prefiere y si desea que se incluyan marcas de corte y sangrado. No adivines. Los impresores tienen flujos de trabajo específicos y enviar el formato incorrecto les hace perder su tiempo y el suyo. Si una empresa de ingeniería o un arquitecto solicita un documento "PDF/E" o simplemente un "PDF compatible con CAD" compruebe si necesitan soporte de capas, incrustación de modelos 3D o calibración de escala específica. Estas son características estándar de PDF/E pero no de PDF/A o PDF/X.
La mayoría de las personas sólo encontrarán estos estándares unas cuantas veces en sus carreras. Pero cuando los encuentras, conseguir el formato correcto no es opcional. El documento se ajusta o se rechaza. Saber qué estándar utilizar le ahorra la frustración de que su envío sea devuelto con una nota concisa sobre el incumplimiento.